Tracks:Privacybeleid

We werken aan een privacybeleid dat afgestemd is tussen de verschillende partners van het TRACKS netwerk. Tot dat klaar is, is het onderstaande privacybeleid van meemoo van toepassing.

Wij hechten veel belang aan de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die wij verwerken. Bovendien willen we heel duidelijk en transparant zijn over wat er gebeurt als we jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Vandaar dit privacybeleid.

Dit privacybeleid heeft enkel betrekking op de persoonsgegevens die wij verwerken naar aanleiding van de communicatie of interactie die wij met jou hebben. Wij verwerken, als archiefinstituut, evenwel ook persoonsgegevens die terug te vinden zijn in ons archiefmateriaal. Hierop is een specifiek privacybeleid van toepassing.

Wanneer worden je persoonsgegevens verzameld en gebruikt?

Wij verzamelen en gebruiken jouw persoonsgegevens wanneer jij:

  • onze website, platformen of sociale media gebruikt of met ons communiceert via e-mail, telefoon of een ander digitaal communicatiekanaal;
  • je inschrijft voor een van onze nieuwsbrieven;
  • met ons een overeenkomst sluit (zoals bv. registratie op één van onze platformen, inschrijving voor een vorming of event, leveringen) en in dat kader met ons communiceert als onze klant/gebruiker of leverancier;
  • solliciteert naar aanleiding van één van onze vacatures.

Wat als dit privacybeleid niet al je vragen beantwoordt?

Op basis van de wetgeving betreffende gegevensbescherming (in het bijzonder de GDPR/AVG en de wet van 30 juli 2018) heb je recht op bepaalde informatie, dus vragen we je even om je aandacht. Heb je nog vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG). Dat kan via e-mail: privacy@meemoo.be.

Wie is "wij"?

"Wij" verwijst in dit privacybeleid naar VIAA:

Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) Vzw

Kleindokkaai 9A,

9000 Gent

België

Ondernemingsnummer 0644.450.380

Tel.: +32 9 298 05 01

VIAA is verantwoordelijk voor het verwerken van jouw persoonsgegevens op de wijze uitgelegd in dit privacybeleid. In 2018 werd beslist VIAA vzw te fusioneren met Packed vzw en Lukas vzw. De geïntegreerde organisatie zal in de loop van 2020 verdergaan onder de naam meemoo, Vlaams instituut voor het archief.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

4.1. Wanneer je gebruik maakt van onze website, sociale media of met ons communiceert via telefoon, e-mail of ander digitaal communicatiekanaal, zullen wij jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om:

  1. de communicatie tussen jou en ons mogelijk te maken, waarbij we ons beroepen op ons legitiem belang om te kunnen reageren op verzoeken, vragen of opmerkingen of om proactief contact met jou op te nemen voor vragen van welke aard dan ook (bv. wanneer jij reageert op een blog, gebruik maakt van ons contactformulier of contact met ons opneemt via sociale media, telefoon of e-mail);
  2. de inhoud van en de algemene ervaring op de website, onze platformen en social media pagina's te verbeteren, waarvoor we ons beroepen op ons legitiem belang om onze bezoekers een interessante online ervaring te kunnen bieden;
  3. malware, illegale inhoud en gedrag en andere vormen van misbruik op te sporen en te voorkomen, waarvoor we ons beroepen op ons legitiem belang om onze online aanwezigheid veilig te houden.

Om de bovengenoemde doelen te bereiken, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

  1. de basisidentiteitsgegevens wanneer jij ons die verstrekt, zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf of de instelling waarvoor je werkt, je functie;
  2. de inhoud van je communicatie en de technische details van de communicatie zelf (met wie van ons je correspondeert, datum en tijd, enz.);
  3. technische informatie in verband met het apparaat dat je gebruikt, zoals je IP-adres, browsertype, geografische locatie en besturingssysteem;
  4. informatie over je surfgedrag, zoals hoe lang je surft, op welke links je klikt, welke pagina's je bezoekt en hoe vaak je een pagina bezoekt.
  5. alle andere persoonsgegevens die je ons verstrekt.
  6. Indien onze websites of platformen cookies gebruiken, dan kan je hierover in het cookiebeleid meer informatie terugvinden.

4.2. Wanneer je je inschrijft voor onze online nieuwsbrief, zullen wij jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om je onze nieuwsbrief of andere elektronische communicatie te kunnen toesturen. Wij zullen je altijd om jouw expliciete toestemming vragen alvorens we je onze nieuwsbrief toesturen, tenzij je een bestaande gebruiker/klant/partner bent die wij op de hoogte willen houden van onze diensten. Je hebt steeds de mogelijkheid om je af te melden voor onze nieuwsbrief.

Om je onze nieuwsbrief toe te sturen, verwerken wij alleen jouw basisidentiteitsgegevens, zoals bv. je naam, e-mailadres, organisatie en/ of functie.

4.3. Wanneer wij met jou een overeenkomst (willen) sluiten, hetzij als gebruiker/klant, hetzij als leverancier, zullen wij jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om:

  1. onze contractuele verplichtingen na te komen. Wanneer je als individu onze gebruiker//klant of leverancier bent, vertrouwen wij op de noodzaak van de verwerking van jouw persoonsgegevens voor de totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst die wij met jou hebben. Als je echter namens een bedrijf of instelling optreedt, vertrouwen wij op ons legitiem belang om met klanten en leveranciers te kunnen contracteren; in de precontractuele fase zullen wij jouw persoonsgegevens verwerken om te kunnen beoordelen of wij met jou een overeenkomst willen aangaan.
  2. onze normale administratie (bv. facturering en relatiebeheer), waarvoor we vertrouwen op onze legitieme belangen om onze activiteiten op een verantwoorde en professionele manier te beheren;
  3. ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, wanneer het in ons legitiem belang is om jouw persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.

De persoonsgegevens die wij voor deze doeleinden verwerken, hebben altijd betrekking op je basisidentiteitsgegevens zoals naam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf of de instelling waarvoor je werkt en jouw functie, logingegevens etc.. Wij kunnen ook andere persoonsgegevens verwerken die je ons verstrekt, afhankelijk van onze contractuele relatie met jou. Specifiek voor Het Archief voor het Onderwijs-platform verwerken wij : naam, e-mailadres, organisatie, functie, sector, rol, vak, onderwijsniveau, schooljaar, stamboeknummer en jouw activiteitstatus op het platform.

4.4. Wanneer je solliciteert op een van onze vacatures, zullen wij jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken om:

  1. je sollicitatie te beoordelen, waarvoor wij vertrouwen op de noodzaak van de verwerking van je persoonsgegevens om tot een eventuele overeenkomst met jou te komen;
  2. je in onze wervingsreserve te houden, waarvoor wij jouw toestemming zullen vragen;
  3. ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, wanneer het in ons legitiem belang is om jouw persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken.

De persoonsgegevens die wij verwerken wanneer jij je bij ons aanmeldt, zijn:

  1. jouw basisidentiteitsgegevens zoals naam, e-mailadres, postadres en telefoonnummer;
  2. (eventuele) informatie die je openbaar hebt gemaakt op het internet, (in het bijzonder) sociale media of die derden over je op het internet gepubliceerd hebben;
  3. informatie die je in je cv en begeleidende brief hebt opgenomen;
  4. alle andere persoonsgegevens die je hebt gekozen om in je aanvraag op te nemen.

4.5. Wij zijn van mening dat de bovengenoemde doeleinden voor de verwerking van jouw persoonsgegevens binnen ieders redelijke verwachtingen liggen. Voor alle persoonsgegevens die wij in de bovengenoemde omstandigheden hebben verzameld, willen wij echter duidelijk maken dat wij ook jouw persoonsgegevens zullen verwerken:

  1. om wettelijke verplichtingen na te komen of, voor zover het ons toegestaan is, te voldoen aan elk redelijk verzoek van bevoegde politiediensten, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstellingen of -organen, met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten;
  2. om een derde te informeren in het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of splitsing door die derde, zelfs indien die derde buiten de EU is gevestigd, in welk geval wij ons beroepen op ons legitiem belang om zakelijke transacties te kunnen aangaan.

Wij willen benadrukken dat voor ons vertrouwelijkheid van het grootste belang is. Dit betekent dat wij jouw persoonsgegevens alleen zullen verwerken wanneer dit is toegestaan, gelet op deze vertrouwelijkheidsverplichtingen.

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Wij delen jouw persoonsgegevens met niemand anders dan de mensen die voor VIAA werken, evenals met onze contentpartners en de leveranciers die ons helpen bij de verwerking van jouw persoonsgegevens. Het betreft ondernemingen die we onder meer hebben ingeschakeld voor de volgende doeleinden: administratie, communicatie, hosting, onderhoud van onze websites, data-analyse, authenticatie van gebruikers, marketingdoeleinden etc.

Iedereen die toegang heeft tot jouw persoonsgegevens zal altijd gebonden zijn door strikte wettelijke of contractuele verplichtingen om jouw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te bewaren. Dit betekent dat alleen de volgende ontvangers jouw persoonsgegevens ontvangen:

  • jijzelf;
  • jouw werkgever of zakenpartners, maar alleen wanneer dit nodig is voor de hierboven vermelde doeleinden (bijvoorbeeld wanneer jouw werkgever onze leverancier of klant is);
  • de medewerkers en boven beschreven contentpartners en leveranciers van VIAA;
  • overheids- of gerechtelijke autoriteiten voor zover wij verplicht zijn om hen jouw persoonsgegevens toe te zenden (bijv. belastingdienst, politie of gerechtelijke autoriteiten).

Jouw persoonsgegevens worden door ons in principe niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verzonden (de Europese Economische Ruimte bestaat uit de EU, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland), tenzij indien: (1) op grond van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie dit land op de ‘witte lijst’ is geplaatst, (2) wij voldoende waarborgen nemen om jouw persoonsgegevens bij overdracht te beschermen (bv. door het sluiten van een overeenkomst op basis van modelcontractbepalingen zoals opgesteld door de Europese Commissie) of (3) er sprake is van een specifieke situatie waarvoor de AVG in een afwijking voorziet.

Wij zullen jouw persoonsgegevens in elk geval buiten de EER doorgeven wanneer jij of jouw werkgever, als klant of leverancier, vestigingen buiten de EER heeft waarmee wij moeten communiceren.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden slechts zolang verwerkt als nodig is om de hierboven beschreven doeleinden te bereiken of, wanneer wij jou om je toestemming hebben gevraagd, tot het moment dat je jouw toestemming intrekt. In dit artikel voorzien wij jou van de informatie die je nodig hebt om te beoordelen hoe lang wij jouw persoonsgegevens identificeerbaar houden.

Als algemene regel geldt dat wij jouw persoonsgegevens zullen de-identificeren wanneer deze niet langer nodig zijn voor de hierboven beschreven doeleinden of wanneer de bewaartermijn, zoals in dit artikel wordt uitgelegd, is verstreken. Wij kunnen jouw persoonsgegevens echter niet verwijderen als er een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel bestaat dat VIAA verhindert deze te verwijderen.

Alle persoonsgegevens die wij via onze interacties met jou verzamelen via de website, sociale media, telefoon, e-mail en andere communicatiekanalen zullen wij zo lang bewaren als nodig is om met jou te communiceren, maar ook om een historisch archief van onze communicatie te kunnen bijhouden. Dit stelt ons in staat om terug te keren naar eerdere communicatie als je bij ons terugkomt met nieuwe vragen, verzoeken, opmerkingen of andere input.

Alle persoonsgegevens die wij verzamelen om jou onze nieuwsbrieven toe te sturen, zullen wij bewaren zolang je ingeschreven blijft op onze mailinglijst of zolang je onze klant of gebruiker van één van onze platformen blijft.

Alle persoonsgegevens die wij verzamelen in het kader van een contractuele relatie met jou of de organisatie die je vertegenwoordigt, bewaren wij voor de duur van de contractuele relatie en tot 10 jaar daarna.

Alle persoonsgegevens die wij in het kader van jouw sollicitatie bij ons verzamelen, bewaren wij voor de duur van de aanvraagprocedure en, indien wij ervoor kiezen om jouw diensten in te schakelen, voor de gehele duur van jouw contract met ons en tot 10 jaar na beëindiging van het contract. Indien wij er niet voor kiezen om gebruik te maken van jouw diensten, maar wij hebben je uitgenodigd voor een gesprek, bewaren wij jouw persoonsgegevens gedurende 5 jaar nadat het beoordelingsproces is afgesloten.

Wat doen wij om jouw persoonsgegevens veilig te bewaren?

Zoals eerder uitgelegd, is de veiligheid en vertrouwelijkheid van alle gegevens die wij verwerken zeer belangrijk voor ons. Daarom hebben we voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verwerkte persoonsgegevens veilig worden bewaard. Deze stappen omvatten onder meer de beperking van de verwerking tot de persoonsgegevens die nodig zijn voor het bereiken van de doeleinden die wij jou hebben meegedeeld. We hebben ook technische en organisatorische maatregelen genomen om onze infrastructuur, systemen, toepassingen, gebouw en processen te beveiligen.

Je zal begrijpen dat deze technische en organisatorische maatregelen gevoelige informatie bevatten over onze organisatie die wij niet zomaar publiekelijk willen meedelen. Je kan ons evenwel steeds contacteren indien je hierover meer uitleg wenst te krijgen.

Welke rechten heb jij met betrekking tot jouw persoonsgegevens?

Wanneer wij jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, geniet je een aantal rechten die je op de hieronder beschreven wijze kunt uitoefenen. Houd er rekening mee dat wanneer je een recht wilt uitoefenen, wij jou om een identiteitsbewijs zullen vragen. Wij doen dit om te voorkomen dat wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens tegenkomen, bijvoorbeeld omdat een onbevoegd persoon zich voordoet als jou en een recht in jouw naam uitoefent.

8.1. Je hebt het recht op toegang tot je persoonsgegevens, wat betekent dat je ons kunt vragen om je informatie te verstrekken over de persoonsgegevens die wij over jou hebben. Je kunt zelfs een kopie van jouw persoonsgegevens opvragen. Houd er echter rekening mee dat je moet aangeven voor welke verwerkingsactiviteiten je toegang wenst te hebben tot jouw persoonsgegevens.

Indien je herhaaldelijk hetzelfde verzoek indient en daarbij duidelijk overlast veroorzaakt, kunnen wij deze opeenvolgende verzoeken weigeren of jou een administratieve vergoeding in rekening brengen om de kosten te dekken. Wij kunnen je ook het recht op toegang tot uw persoonsgegevens weigeren of slechts gedeeltelijk verlenen, indien een dergelijke toegang de rechten en vrijheden van anderen, waaronder die van VIAA, onevenredig zou kunnen schaden.

8.2. Je hebt het recht om te vragen dat wij jouw persoonsgegevens corrigeren als je kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over jou verwerken onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Geef aan in welke context wij jouw persoonsgegevens gebruiken (bijvoorbeeld om je nieuwsbrieven te sturen of om te reageren op een verzoek), zodat wij jouw verzoek snel en accuraat kunnen beoordelen.

8.3. Als wij jouw toestemming gevraagd en verkregen hebben om jouw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken, bijvoorbeeld om je nieuwsbrieven te sturen, heb jij steeds het recht om deze eerder gegeven toestemming in te trekken.

8.4. Je kunt ons verzoeken om jouw persoonsgegevens te verwijderen als deze persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld, als het verzamelen ervan onwettig was of als je met succes gebruik hebt gemaakt van jouw recht om jouw toestemming in te trekken of jouw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Wanneer een van deze omstandigheden van toepassing is, zullen wij jouw persoonsgegevens onmiddellijk verwijderen, tenzij wettelijke verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen ons verbieden om jouw persoonsgegevens te verwijderen.

8.5. Je kunt ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken:

  • gedurende de tijd dat wij jouw verzoek om correctie van jouw persoonsgegevens beoordelen;
  • gedurende de tijd dat wij jouw bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens beoordelen;
  • wanneer een dergelijke verwerking onwettig was, maar je geeft de voorkeur aan een beperking boven wissen;
  • wanneer wij jouw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar jij hebt ze nodig voor de vaststelling, uitoefening van of verdediging tegen een rechtsvordering.

8.6. Wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van onze eigen belangen, d.w.z. je hebt ons geen toestemming gegeven en wij hebben ze niet nodig voor de uitvoering of uitvoering van een overeenkomst, noch om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, heb je het recht om je te verzetten tegen onze verwerking van jouw persoonsgegevens. Wanneer ons belang betrekking heeft op direct marketing, zullen wij jou jouw verzoek onmiddellijk inwilligen. Voor andere belangen, bijvoorbeeld onze veiligheidsbelangen, vragen wij je om jouw specifieke omstandigheden te beschrijven die aanleiding geven tot een verzoek. Dan moeten we jouw omstandigheden afwegen tegen onze belangen. Als deze afweging ertoe leidt dat jouw omstandigheden zwaarder wegen dan onze belangen, zullen wij de verwerking van jouw persoonsgegevens staken.

8.7. Wanneer wij jouw persoonsgegevens hebben verzameld op basis van jouw toestemming of omdat ze nodig waren voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, heb je het recht om een kopie van ons te verkrijgen in een gestructureerd, veel gebruikt en machineleesbaar formaat. Dit recht geldt echter alleen voor persoonsgegevens die jij ons hebt verstrekt.

8.8. Als je een van deze rechten wilt uitoefenen, vragen wij jou ons een e-mail te sturen. Je kan ons bereiken op privacy@viaa.be.

Je kunt er zeker van zijn dat wij een e-mail van jou, waarmee je aangeeft een recht uit te willen oefenen, niet zullen interpreteren als jouw toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens die verder gaat dan wat nodig is voor de behandeling van jouw verzoek.

In een verzoek moet duidelijk worden aangegeven en gespecificeerd welk recht je wenst uit te oefenen. Geef altijd aan in welke context wij jouw persoonsgegevens hebben verkregen, zodat wij jouw aanvraag snel en zorgvuldig kunnen behandelen. Jouw aanvraag moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van jouw geldige identiteitskaart die je identiteit bewijst.

Wij zullen je onmiddellijk op de hoogte brengen van de ontvangst van dit verzoek. Indien de aanvraag gegrond blijkt te zijn, zullen wij je daarvan zo spoedig mogelijk en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van de aanvraag op de hoogte stellen.

Indien je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door VIAA, kan je altijd contact met ons opnemen via bovenvermeld e-mailadres. Als je niet tevreden bent met ons antwoord, kan je een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, d.w.z. de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit en/of de Vlaamse Toezichtcommissie.

© 2020

TRACKS is een samenwerking tussen deze partners: