Ordenen en verpakken van archief Ugo Dehaes

In het kader van een stage bij Het Firmament (nu CEMPER) voor de Master na Master opleiding Archivistiek: Erfgoed- en Hedendaags Documentbeheer aan de VUB te Brussel werd nagegaan waaruit het archief van podiumkunstenaars bestaat en wat de criteria zijn om archief al dan niet te bewaren.

Als praktijkvoorbeeld werd het archief van choreograaf Ugo Dehaes bekeken, teneinde een idee te krijgen van wat er in de praktijk geproduceerd en bewaard wordt tijdens het maken en uitvoeren van een dansproductie. Op basis van dit gesprek en het doornemen van het fysieke archief werd de lijst van waaruit het archief van podiumkunstenaars kan bestaan, verder uitgebreid. Tijdens het doornemen van dit fysieke archief werden de stukken meteen geordend, geschoond, opnieuw verpakt en gelabeld en ten slotte in één ruimte ondergebracht.

Status

1. Inleidend gesprek met Ugo Dehaes op 11 februari 2014.
2. Bekijken bewaard archiefmateriaal per productie op 11 februari 2014.
3. Ordenen en verpakken op 12 februari 2014.

Probleemstelling

Aanleiding

Ugo Dehaes is een kunstenaar die graag zo veel mogelijk sporen van zijn creaties bewaart. De drang om zijn werk te documenteren en archiveren is deels gegroeid uit frustratie om het gebrek aan bewaarde sporen uit de periode waarin hij bij Damaged Goods danste (1998-2001).

Het door Ugo Dehaes bewaarde materiaal van zijn dansproducties werd semi-geordend bewaard in een aantal ringmappen en dozen, verspreid over verschillende kamers in zijn appartement. Het was zijn wens om dit per productie te ordenen en in gemarkeerde archiefdozen op te slaan op één plaats, zodat alles gemakkelijker terug te vinden was.

Gewenste resultaten

• Ordening van het bewaard materiaal per productie.
• Verpakken in archiefdozen.
• Dozen gecentraliseerd opslaan.
• Een idee krijgen van wat het archief van een podiumkunstenaar inhoudt.
• Een idee krijgen waarom archief wordt bewaard.
• Registratie van dit archief in de Archiefbank.

Methode

1. Probleem bepalen
   1. Een overzicht krijgen van de diversiteit van het bewaarde materiaal en waarom het bewaard werd.
   2. Peilen naar de wensen van de kunstenaar.
2. Ordenen
   1. Voorbereiding: het materiaal centraliseren + het identificeren van alle stukken per productie.
   2. Ordenen van de stukken.
3. Schonen.
4. Verpakken en labelen per productie.
5. Centraliseren in één ruimte.
6. Registratie.

Probleem bepalen

Overzicht krijgen van de diversiteit van het bewaarde materiaal en waarom het bewaard werd

Om een overzicht te krijgen van het archief, leidde Ugo Dehaes ons rond en lichtte hier en daar wat zaken toe. Samen met hem bekeken we alle stukken van twee producties. Op basis hiervan werd de lijst Wat kan je archief zijn? verder aangevuld.

Peilen naar de wensen van de kunstenaar

Ugo Dehaes is choreograaf en medeoprichter van kwaadbloed vzw. Sinds 2000, de oprichting van kwaadbloed vzw, maakt hij elke twee jaar een avondvullende voorstelling. Hierdoor blijft zijn archief tot op vandaag traag maar gestaag verder groeien.

Om een idee te krijgen van de verwachtingen en de visie van Ugo op zijn archief gingen we verder met een diepgaand interview. Daaruit bleek dat de kunstenaar een emotionele verzamelaar is die zoveel mogelijk sporen van zijn creaties wil bewaren. We kregen ook een zicht op de meest essentiële stukken van enkele producties. Samen met hem kwamen we tot een plan van aanpak voor het ordenen, schonen, verpakken, labelen en centraliseren van zijn archief.

Ordenen

Voorbereiding

Om het materiaal te kunnen ordenen, werden alle stukken eerst in één ruimte geplaatst. Daarna werden twee producties uitgekozen die stuk per stuk werden doorgenomen. Zo werd het duidelijk wat het archief van Ugo behelsde en welke ordening gewenst is.

Ordenen van de stukken

Het archief werd geordend per productie. Binnen de producties werd onderscheid gemaakt tussen promotie-, pers- en creatiemateriaal. Het zakelijke en administratieve archief, de foto's en de videoregistraties worden in aparte archiefdozen bewaard. Tot nog toe werd geen duidelijke link gelegd tussen het productie-archief en de rest van de stukken (zoals hierboven beschreven). Om de volledige context van een productie te kennen, is het net van belang dat deze link duidelijk is.

Schonen

Alle elementen die de archiefstukken kunnen beschadigen, werden verwijderd. Er werd wel voor gezorgd dat stukken die met nietjes samenhingen, niet uit elkaar werden getrokken. Plastieken mapjes werden zoveel mogelijk vervangen door papieren mapjes en/of kartonnen dozen.

Verpakken en labelen per productie

De archiefstukken werden in geschikte archiefdozen gestoken. Deze dozen werden daarna gelabeld volgens hun inhoud. Zo werd telkens de titel van de betrokken productie genoteerd met daaronder de vermelding of het om creatie-, pers- en/of promomateriaal van deze productie gaat.

Centraliseren in één ruimte

Vervolgens werd het archief chronologisch geordend, in één ruimte geplaatst.

Registratie

Registreren in de Archiefbank

Het archief van kwaadbloed vzw wordt bewaard in het privé-appartement van Ugo Dehaes. Om te verzekeren dat de onderzoekswereld, de erfgoedsector en andere geïnteresseerden hiervan op de hoogte zijn, werd beslist om het archief op het hoogste niveau te ontsluiten in de Archiefbank. Deze erfgoedorganisatie verzamelt gegevens over private archieven en documentaire collecties in Vlaanderen en Brussel. Al die gegevens worden ondergebracht in een online databank en zijn op die manier voor iedereen raadpleegbaar.

Om deze registratie op een goede manier te doen, werd het archief beschreven volgens de ISAD(G) standaard.

Lees hier hoe je zelf een archief kan registreren in de Archiefbank.

Resultaten

Werden de gewenste resultaten behaald?

• Het archief van Ugo Dehaes gaf een zeer volledig beeld van wat er bij de creatie en representatie van een productie aan archiefmateriaal wordt gecreëerd.
• Uit het inleidende gesprek konden de voornaamste redenen voor het bewaren van archief worden gefilterd.
• Het archief van Ugo Dehaes werd geordend, geschoond, verpakt in geschikte en gelabelde archiefdozen en gecentraliseerd in één ruimte.
• Het volledige archief werd beschreven, maar nog niet ingevoerd in de Archiefbank.

Vaststellingen en aandachtspunten

• Door eerder verlies van archiefmateriaal was Ugo Dehaes zich zeer bewust van zijn drang om de sporen van de voorbije producties te archiveren. Daarbij waren emotionele gehechtheid en potentiële hernemingen belangrijke redenen voor deze kunstenaar om archief te bewaren.
• Het ordenen van het archief vergde een kleine inspanning, maar draagt nu in grote mate bij tot de toegankelijkheid ervan.
• Met het opnieuw verpakken van het archief werd plaats gewonnen.
• Voor het schonen, ordenen en opnieuw verpakken van archief moet je voldoende werkruimte voorzien.

Dit praktijkvoorbeeld werd begeleid door Het Firmament