Opruimen en selecteren van de archiefruimte van Zinnema

Samenvatting

Na te hebben deelgenomen aan een workshop archiefzorg van het AMVB en het daaraan gelinkte plaatsbezoek nam Zinnema de eigen archiefruimte onder handen. Door de afwezigheid van een selectie- en vernietigingspraktijk kampte deze immers met een dreigend plaatsgebrek. Daarenboven zorgde de aanwezigheid van archiefvreemde elementen ervoor dat de ruimte niet alleen vol, maar ook zeer chaotisch was. Samen met het AMVB stelde Zinnema een plan van aanpak op om de situatie te verbeteren.

1. Status

• Deelname aan workshop archiefzorg: november 2017
• Eerste plaatsbezoek en plan van aanpak: zomer 2018
• Verwijdering van archiefvreemde elementen: zomer - herfst 2018
• Overdracht van archief: eind 2018
• Selectie archief: begin 2019

2. Probleemstelling

In 2017 nam Zinnema deel aan de workshop archiefzorg die jaarlijks door het AMVB wordt georganiseerd. De overige deelnemers van deze workshop waren Geemeenschapscentrum Essegem, Zsenne Art Lab en de KVS. Bij alle deelnemers werd de workshop opgevolgd door een plaatsbezoek om zo een begeleidingstraject op maat te kunnen vastleggen. Tijdens het plaatsbezoek toonde Zinnema aan dat er in de organisatie een duidelijk bewustzijn was rond het belang en de problematieken van archiefzorg. De organisatie voorzag voor de opslag van haar archief een aparte ruimte, droeg regelmatig archief over aan het AMVB en tijdens het gesprek bleek dat de algemene principes van archiefzorg reeds gekend waren.

Toch waren er nog enkele problemen en onduidelijkheden, voornamelijk met betrekking tot de voornoemde archiefruimte. Inzake selectie en vernietiging zat het personeel van Zinnema met enkele pertinente vragen. Dit was niet geheel onlogisch gezien het feit dat selectie een moeilijke kwestie is die heel wat specifieke kennis (juridisch en archivistisch) vereist. Door het ontbreken van een onderbouwd selectiebeleid kampte Zinnema echter met een dreigend plaatsgebrek in haar archiefruimte. Daarenboven bleek tijdens het plaatsbezoek dat er zich in de bewaarruimte veel archiefvreemde elementen bevonden. Deze droegen niet alleen bij aan het groeiende plaatsgebrek, maar zorgden ook voor een toegenomen chaos in de ruimte.

In onderling overleg werd besloten om aan de hand van een selectielijst en onder begeleiding van het AMVB een selectie door te voeren op het aanwezige archief. Het doel was om de omvang van het aanwezige materiaal te reduceren en om alle archiefvreemde elementen uit de ruimte te verwijderen.

Archiefvernietiging is een ingrijpende handeling die veel planning en voorbereiding vereist. Fouten zijn immers onomkeerbaar en worden bij een ondoordachte aanpak snel gemaakt. Een bijkomend probleem was dat de archiefruimte te vol stond om er efficiënt in te kunnen werken. Er was bijvoorbeeld geen ruimte voor een werktafel. Om problemen te vermijden en het proces zo eenvoudig en optimaal mogelijk te laten verlopen werd er een stappenplan uitgewerkt.

3. Methode

3.1. Deelname workshop

Het AMVB organiseert regelmatig workshops archiefbeheer voor Brusselse kunst- en cultuurorganisaties. Het doel van deze workshops is om aan de deelnemende organisaties de algemene principes van archiefzorg bij te brengen en om na te gaan welke stappen de deelnemers reeds hebben ondernomen. De focus van de workshops ligt op de algemene principes en definities van archiefzorg, de mogelijke handelingen die de deelnemers zelf kunnen uitvoeren en de belangrijkste aandachtspunten en valkuilen. Het is de bedoeling dat de deelnemers deze kennis meenemen naar de eigen organisatie en daar implementeren.

In november 2017 werd er een workshop georganiseerd voor Zinnema, GC Essegem, Zsenne Art Lab en de KVS.

3.2. Plaatsbezoek

Aan de workshop was een plaatsbezoek door een archivaris van het AMVB gekoppeld. Het doel van dit plaatsbezoek was om een beeld te krijgen van de archiefsituatie bij Zinnema en om na te gaan in hoeverre de organisatie de opgedane kennis van de workshop reeds in de eigen werking heeft kunnen implementeren.

Bij dit plaatsbezoek bleek dat Zinnema goed op de hoogte was van de nood aan een goed archiefbeheer en reeds een aantal belangrijke stappen zelf had gezet. Het grootste knelpunt was dus het ontbreken van een goed selectie- en vernietigingsbeleid en het daaruit voortkomende plaatsgebrek in de archiefruimte.

Samen met het AMVB werd er een stappenplan opgesteld om het gebruik van de archiefruimte te optimaliseren.

3.3. Verwijderen van archiefvreemde elementen

Allereerst moesten alle archiefvreemde elementen uit de archiefruimte verwijderd worden. Er werd bij Zinnema een interne rondvraag gehouden om te bepalen waar dit materiaal kon worden ondergebracht. De afspraak was dat alles tegen een vastgelegde datum verplaatst moest worden, anders zou het meteen worden weggegooid. Dit was een eenvoudige stap die meteen veel effect had. Er werd bewaarruimte vrijgemaakt en bij Zinnema werd het personeel zich beter bewust van de nood om het archief en archiefvreemd materiaal fysiek van elkaar gescheiden te houden.

3.4. Selectie

Door de vorige handelingen was er voldoende ruimte vrijgemaakt om het archief zelf verder te verwerken. Het AMVB bezorgde aan Zinnema een selectielijst en begeleidde het personeel bij de toepassing ervan op het archief. Via selectie kon het archief verder afgeslankt worden. Archiefstukken die geen waarde meer hadden konden worden vernietigd.

Door middel van de selectielijst kan het personeel van Zinnema nu ook meer proactief optreden en materiaal afvoeren voordat er zich weer een plaatsgebrek kan voordoen. Dankzij de selectielijst kan dit steeds op een onderbouwde en verantwoorde manier gebeuren.

3.5. Overdracht van een deel van het archief aan het AMVB

Een deel van het archiefmateriaal dat bij Zinnema werd bewaard was statisch archief: het werd niet meer actief door Zinnema gebruikt in haar dagelijkse werking, maar was te waardevol om zomaar te vernietigen. Door deze archiefdocumenten over te dragen aan het AMVB, kon er bij Zinnema bijkomende ruimte worden vrijgemaakt voor de opslag van nieuw archiefmateriaal. Het overgedragen archiefmateriaal zal door het AMVB toegankelijk worden gemaakt voor onderzoek en hergebruik.

4. Resultaten

• Door verwijdering van archiefvreemde elementen uit de archiefruimte, kon er genoeg plaats worden vrijgemaakt om op een gecontroleerde manier aan selectie te doen.
• Via selectie werd het archief verder afgeslankt. Via de selectielijst kan Zinnema nu ook proactief te werk gaan en handelen voordat het probleem zich in de toekomst weer dringend zou stellen.
• Het statische archief werd overgedragen aan het AMVB, waardoor er nog meer ruimte kon vrijkwam. Het overgedragen materiaal zal op termijn toegankelijk worden gemaakt voor het publiek.
• Zinnema beschikt nu over een opgeruimde en overzichtelijke archiefruimte, zonder archiefvreemde elementen. Dankzij het selectieplan kan Zinnema haar archiefruimte optimaal beheren en de beschikbare ruimte maximaal benutten.

Auteur: Florian Daemen (AMVB)