Inventariseren en waarderen van museum(directeurs)archief

Pancarte Permeke - © Provincie West-Vlaanderen – Provinciaal Archief West-Vlaanderen

Het archief van het Provinciaal Museum voor Moderne Kunst-Provinciaal Museum Constant Permeke en het archief van conservator en museumdirecteur Willy Van den Bussche worden beide bewaard in het Provinciaal Archief West-Vlaanderen. Door deze archieven te inventariseren en vervolgens te waarderen wilde het Provinciaal Archief het onderzoeks- en ontsluitingspotentieel van deze archieven concretiseren.

Inventariseren

Het archief van het Provinciaal Museum voor Moderne Kunst-Provinciaal Museum Constant Permeke (PMMK-PMCP) werd in verschillende fasen door het museum (nu Mu.ZEE) overgedragen aan het Provinciaal Archief. Dit archief - bijna 200 meter - werd met eigen personeel verwerkt. Het werd beschreven tot op bestanddeelniveau, geschoond en zuurvrij verpakt. Er is in eerste instantie een plaatsingslijst opgemaakt die in een latere fase op basis van een archiefschema is omgezet naar een gestructureerde archiefinventaris.

Het archief van museumdirecteur Willy Van den Bussche - ca. 40 m - werd overgedragen door de familie Van den Bussche. Voor de inventarisatie van dit archief (en voor de latere waardering van beide archieven) is een projectmedewerker aangeworven. Hiervoor ontving de Provincie West-Vlaanderen een subsidie van de Vlaamse overheid (projectsubsidie voor cultureel-erfgoedwerking op landelijk of internationaal niveau). Ook hier werd eerst een plaatsingslijst opgemaakt, op basis waarvan een gestructureerde archiefinventaris gemaakt is. Simultaan met de verwerking van het archief werd een netwerkkaart opgemaakt. Die brengt het netwerk, de productiviteit en de activiteiten van Van den Bussche in kaart, maar hielp o.m. ook om ongedateerde archiefstukken te situeren. Deze gegevens werden ingevoerd in een excelbestand en nadien geïmporteerd in de ODIS-databank. Het archief als geheel werd geregistreerd in Archiefbank.

De inventarisatie van beide archieven liep van mei 2020 tot juli 2022. Alle beschrijvingen zijn opgenomen in de archiefdatabank Probat.

Waarderen

Door de inventarisatie kreeg het Provinciaal Archief zicht op de inhoud en de samenstelling van beide archieven. Dit legde de basis voor het waarderen van de archieven. Het doel van de waardering was vooral om het onderzoeks- en ontsluitingspotentieel te concretiseren: Welke documenten/reeksen worden best gedigitaliseerd? Welke dossiers zijn interessant voor welk onderzoek? Welke reeksen kunnen het onderwerp zijn van stages, workshops en methodologische oefeningen?

Voor het waarderingsproces volgde het Provinciaal Archief de richtlijnen van FARO (cf. FARO-toolbox ‘Erfgoed Waarderen’). Er werd gewerkt met een moderator en een klankbordgroep. Anne-Cathérine Olbrechts (FARO) nam de rol van moderator op zich. In de klankbordgroep waren personen uit de museum-, archief-, onderzoeks- en onderwijswereld samengebracht. Aan hen werd gevraagd om te bepalen wat de kernreeksen zijn, om de waardering inhoudelijk te onderbouwen, om de onderzoeksmogelijkheden te omschrijven en om mee te zorgen voor een breed draagvlak.

De projectmedewerker stond in voor de praktische organisatie van de bijeenkomsten en voor het opmaken van de waarderingslijsten op basis van de waarderingssessies.

Samenstelling klankbordgroep:

Jeroen Cornilly (stafmedewerker collectie Letterenhuis)
Joëlle Depovere (projectmedewerker Provinciaal Archief West-Vlaanderen)
Laurens Dhaenens (onderzoeker KU Leuven en LUCA School of Arts, en curator)
Anne-Cathérine Olbrechts (adviseur behoud en beheer FARO)
An Rydant (consulent Archiefbank Vlaanderen)
Frank Scheelings (voormalig coördinator Centrum voor Vrijzinnige en Academische Archieven - CAVA en voorzitter van de Master na Master Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer) / Elise Dewilde (CAVA)
Jan Stuyck (consulent archieven Centrum Kunstarchieven Vlaanderen - CKV)
Reinoud Van Acker (adjunct-adviseur dienst Erfgoed Provincie West-Vlaanderen)
Benedict Vandaele (leerkracht en curator)
Sofie Van den Bussche (consultant art management & communication, dochter van Willy Van den Bussche en mede-initiatiefnemer van dit project)
Wendy Van Hoorde (collectieonderzoeker Mu.ZEE)
Isabelle Verheire (archiefconsulente Provincie West-Vlaanderen en indiener van het project)
Collyn Verlinde (voormalig personeelslid Provinciaal Archief West-Vlaanderen, inventariseerde het PMMK-PMCP-archief)
Stefaan Vervoort (onderzoeker UGent en KB45).

Voor de waardering werd een afweging gemaakt tussen verschillende waarderingstools. ‘Significance 2.0’ en ‘Significance 3.0’ zijn momenteel de meest bekende. Het nadeel van ‘Significance 2.0’ is dat deze geen rekening houdt met scores voor waarderingen of de verschillende niveaus waarin wordt gewaardeerd. ‘Significance 3.0’ bevat uitgebreide hulpvragen en houdt wel rekening met scores en niveaus. Een nadeel is dat deze tool nog niet toegepast is op archieven. Ook hebben de best uitgewerkte voorbeelden betrekking op Australië. Dat maakt het stellen van vragen over het proces moeilijker.

Projectpartner Centrum Kunstarchieven Vlaanderen (CKV) stelde het CKV-waarderingsschema ter beschikking. Dit schema is onder meer gebaseerd op ‘Significance 3.0’ en op het Nederlandse ‘Op de museale weegschaal’, maar is specifiek bedoeld voor archieven. Zo zijn hun hulpvragen en criteria daarop toegespitst. Het is een tool uit Vlaanderen, wat maakt dat de opstellers ervan makkelijk bereikbaar zijn.

Na een zorgvuldige afweging is daarom gekozen voor het CKV-waarderingsschema. Het CKV heeft haar waarderingskader al toegepast op kunstenaarsarchieven, maar nog niet op een museum(directeurs)archief. Deze tool toepassen op het archief van het PMMK-PCMP en van Willy Van den Bussche was dus meteen een goede test. In de eerste waarderingssessie werden de 3 genoemde tools besproken en in onderling overleg is het CKV-waarderingsschema enigszins aangepast zodat het goed toepasbaar was op de te waarderen archieven.

Er waren waarderingssessies op 4 oktober, 28 oktober, 16 november, 29 november 2022, 25 januari, 2 maart, 17 maart en 28 maart 2023. Als de agenda’s niet op elkaar afgestemd konden worden, werd de klankbordgroep opgesplitst en vonden er op verschillende data parallelle sessies plaats. In elke sessie werden enkele archiefreeksen gewaardeerd. De archiefschema’s die in de inventarisatiefase opgesteld waren, vormden daarbij de leidraad.

De hele oefening resulteerde in ingevulde waarderingskaders per reeks, met informatie over de waarde van de kernreeksen en over het mogelijke gebruik van deze reeksen.

Het waarderingstraject liep van augustus 2022 tot april 2023.