Handbibliotheek beschrijven met LibraryThing
PACKED testte het online platform LibraryThing om de eigen collectie – voornamelijk bestaande uit boeken, tijdschriften en dvd’s - te beschrijven. Met een goed overzicht op deze collectie wilde PACKED de interne bruikbaarheid ervan verhogen. Met de keuze voor LibraryThing werd geprobeerd om met minimale inspanningen toch een grote flexibiliteit in aanpak en rijk doorzoekbare metadata te creëren. Het werk werd uitgevoerd door een stagiaire van de opleiding Bibliothecaris-Documentalist uit de IESSID-hogeschool, onder begeleiding van PACKED-medewerkers Alina Saenko en Bart Magnus.
Inhoud
Status
PACKED testte LibraryThing eind 2018 uit door 199 werken (de limiet voor de gratis versie) te registreren.
Probleemstelling
Heel wat kunstenorganisaties hebben naast hun archief een collectie publicaties in huis die ze waardevol vinden. Soms dienen ze om een creatieproces te inspireren of te ondersteunen, soms zijn het boeken en tijdschriften waar de kunstenaars of kunstenorganisaties zelf in vermeld worden.
Om die handbibliotheek intern ook bruikbaar te maken, is het handig om een overzicht te hebben van wat je als organisatie in huis hebt en je collectie doorzoekbaar te maken. De courante bibliotheeksystemen of collectiebeheersystemen zijn doorgaans veel te uitgebreid, onwerkbaar en duur voor de noden van kunstenorganisaties. PACKED kampte als expertisecentrum met hetzelfde probleem en testte het online platform LibraryThing uit om de collectie te beschrijven. Dit systeem biedt een aantal interessante voordelen:
- Je kunt de metadata over je collectie online openstellen, zodat anderen ook kunnen zien wat jouw organisatie in huis heeft
- Als een werk al eens eerder door iemand werd beschreven in LibraryThing, kun je die beschrijving (inclusief toegekende tags) eenvoudig overnemen en eventueel verbeteren/uitbreiden. De gebruikers van LibraryThing zijn zowel individuen, kleine organisaties als grote bibliotheken zoals de Bibliothèque nationale de France. LibraryThing voorziet ook links naar Amazon, Google Books, WorldCat,...
- Zolang je minder dan tweehonderd werken registreert is LibraryThing volledig gratis. Voor $10 per jaar of eenmalig $25 kan je een onbeperkte hoeveelheid werken beschrijven.
- De interface is beschikbaar in verschillende talen.
- Er zijn goede online tutorials beschikbaar via het LibraryThing YouTube channel.
- Met TinyCat biedt LibraryThing je een eenvoudig online zoekportaal op je eigen collectie aan.
- LibraryThing biedt de mogelijkheid om de gegevens over je collectie te exporteren. Dat is belangrijk voor het geval dat je ooit toch een ander systeem zou willen gebruiken of wanneer LibraryThing ooit zou ophouden te bestaan. Exports naar Excel, TSV, JSON en MARC zijn mogelijk. Daarbij kun je enkele parameters instellen die bepalen welke gegevens je exporteert.
Methode
Bepalen wat moet worden ingevoerd
In de boekenkast van een organisatie komen al eens onverwachte dingen samen. Van sommige werken is het meteen duidelijk dat ze eigenlijk niet tot de handbibliotheek van de organisatie behoren. Zo kwamen we onder meer de handleiding van het koffiezetapparaat, lege notitieboekjes en een vijf jaar oude catalogus van een leverancier van kantoormateriaal tegen. Wanneer je als organisatie soms ook zelf publicaties maakt, gebeurt het al eens dat die stock ook in de boekenkast terechtkomt. Je kunt ervoor kiezen om stock en collectie eerst strikt van elkaar te scheiden of om (zoals PACKED deed), een werk te registreren en de informatie over het aantal exemplaren in de collectie mee op te nemen LibraryThing.
Bepalen van een trefwoordenlijst
Aan elk werk kun je tags toekennen. Die helpen om je collectie beter doorzoekbaar te maken. Het heeft alleen maar voordelen om die taglijst enigszins onder controle te houden. Zo is het weinig zinvol om enkelvouden en meervouden door elkaar te gebruiken (bv. een tag “biografie” en “biografieën”), synoniemen te hanteren (bv. “theatertekst” en “toneeltekst”) of tags in verschillende talen door elkaar te gebruiken (bv. “auteursrecht” en “copyright”). Je kunt zelf kiezen of je de trefwoordenlijst van je collectie sterk controleert om wildgroei te voorkomen of eerder vrij laat. Bij PACKED groeide de taglijst aanvankelijk vrij organisch. Nadat de eerste vijftig werken geregistreerd waren evalueerden we de ontstane lijst en stuurden we bij waar nodig. LibraryThing is zeer gebruiksvriendelijk in het samenvoegen en hernoemen van tags zonder dat je aanpassingen moet doen op het niveau van elk gekoppeld werk.
De taglijst in LibraryThing is niet-hiërarchisch. Dat betekent bijvoorbeeld dat tags als “literair erfgoed” en “cultureel erfgoed” simpelweg naast elkaar bestaan. Door de vlakke structuur kun je “literair erfgoed” niet definiëren als een onderdeel van “cultureel erfgoed”.
Classificatie en plaatsingsnummers
Voor een erg gespecialiseerde (niche)collectie als die van PACKED bleken gestandaardiseerde classificatiesystemen zoals die bijvoorbeeld in openbare bibliotheken worden gebruikt niet bruikbaar. We kozen dus voor een eenvoudig systeem waarbij een of meerdere letters gecombineerd werd met een volgnummer:
- Uitgegeven boeken: letter B gevolgd door een nummer (bv. B-001)
- Tijdschriften: letter T, gevolgd door een afkorting voor de titel van het tijdschrift (bv. T-META-001). Op deze manier staan alle tijdschriftnummers van eenzelfde tijdschrift bij elkaar gerangschikt.
- DVD’s: letter D gevolgd door een nummer (bv. D-001)
- Rest, o.m. grijze literatuur: letter R gevolgd door een nummer (bv. R-001)
Labels printen
De plaatsingsnummers werden in een spreadsheet ingevoerd zodat we ze vervolgens op labels konden printen en op de rug van de exemplaren kleven.
Resultaten
Wat ging goed?
We ervaarden het gebruik van de applicatie als zeer intuïtief. LibraryThing werkt zeer goed voor gepubliceerde boeken en het is fantastisch dat je zo vaak metadata die iemand anders heeft ingevoerd kunt hergebruiken. Ook grijze literatuur (onderzoeksrapporten, thesissen,…) past perfect in LibraryThing, al zijn de mogelijkheden tot hergebruik daar kleiner.
Wat liep moeilijk?
De grootste moeilijkheid die we tegenkwamen, was om tijdschriften op een goede manier te beschrijven. Idealiter voer je één maal het tijdschrift zelf in en koppel je daar vervolgens de nummers aan die je in je collectie hebt. Het datamodel van LibraryThing stelt je echter voor de keuze om ofwel alle nummers die je van een tijdschrift hebt onder één record onder te brengen, ofwel een record te creëren per tijdschriftnummer. Wij kozen voor de tweede optie, omdat we zo per tijdschriftnummer specifieke tags konden toekennen om de vindbaarheid van informatie te vergroten. Het nadeel van deze aanpak is dat verschillende nummers van hetzelfde tijdschrift niet aan elkaar zijn gekoppeld. Dit vingen we op door de plaatsingsnummers zodanig toe te kennen dat nummers van hetzelfde tijdschrift zich wel fysiek naast elkaar bevinden.
Auteur: Bart Magnus (PACKED vzw)
