Een kennisborgingsproject bij Netwerk

Aan de hand van het geheugen van artistiek directeur Paul Lagring controleerde Netwerk of er essentiële informatie ontbrak in het archief. Interviews werden afgenomen en op basis van de bevindingen werd er gezocht naar een manier om in de toekomst die informatie vast te leggen. In dit praktijkvoorbeeld lees je hoe je een mondelinge geschiedenisproject kan aanpakken en je archief kan verrijken met mondelinge bronnen.^[1]

Status

• Afbakenen onderwerp: januari 2014 – maart 2014
• Vrijwilliger zoeken: februari 2014
• Testcase: maart – april 2014
• Evaluatie eerste interview: mei 2014
• Voorbereiding interviews – archiefbezoek: mei – juni 2014
• Afnemen interviews: juni 2014
• Uitschrijven interviews: juli – september 2014
• Vergelijking interviews en archief: september 2014
• Aanbevelingen: september 2014
• Overdracht documenten en bestanden: oktober 2014

Probleemstelling

Binnen twee jaar gaat artistiek directeur Paul Lagring met pensioen. Hij is sinds 1983 betrokken bij het kunstencentrum en startte in 1987 met de organisatie van tentoonstellingen. Binnen Netwerk vreest men dat heel wat kennis over de geschiedenis van de organisatie zal verdwijnen. Aan de hand van zijn geheugen werd de kwaliteit van het archief van Netwerk gecontroleerd. Welke informatie ontbreekt om de dossiers te begrijpen? Welke kennis en inzichten blijven bestaan zonder de medewerkers? Begrijpen we wat er gebeurd is in de geschiedenis van Netwerk zonder het geheugen van de medewerkers? Binnen dit pilootproject werd op zoek gegaan naar de ontbrekende informatie en naar een (eenvoudige) manier om deze gegevens te registreren.

Methode

1. Methode vastleggen

2. Vrijwilliger zoeken

3. Interviewen

1. Testcase
2. Keuze tentoonstellingen
3. Opstellen vragenlijst
4. Interviews afnemen
5. Interviews ontsluiten

4. Analyse en aanbevelingen

1. Analyse archiefdocumenten
2. Aanbevelingen

5. Overdracht bestanden aan Netwerk

6. Evaluatie kennisborging

Methode vastleggen

Bij de start was het de uitdaging om een goede ingang tot het geheugen te vinden. Er werd gekozen om Paul Lagring over vier tentoonstellingen uit vier verschillende periodes in de geschiedenis van Netwerk te interviewen. Een tentoonstelling is een mooi afgebakend geheel; dat maakt het eenvoudiger om een interview op te stellen en om opzoekingen te doen in het archief. Op basis van deze interviews kan geanalyseerd worden of het archief voldoende informatie bevat om een tentoonstelling vanuit het perspectief van Netwerk volledig te begrijpen.

Er werd gekozen voor een tentoonstelling uit de beginperiode van Netwerk, één na de interne veranderingen, één na de verhuis en een toekomstige tentoonstelling. De interviews kunnen naderhand de basis vormen voor een onderzoek naar de betekenis van de tentoonstellingen in de geschiedenis van Netwerk, Aalst en de Belgische kunstscène.

Vrijwilliger zoeken

BAM zocht een vrijwilliger voor dit project. De vrijwilligster had als taak om samen met PACKED vzw de vragenlijsten voor de interviews op te stellen en de interviews af te nemen en uit te schrijven. De vrijwilligster werd gekozen vanuit haar interesse voor het project en haar kennis van het kunstenveld.

Interviewen

Testcase

Er werd gestart met een algemeen interview over de carrière van Paul Lagring en de geschiedenis van Netwerk. Dit was een test om te zien of de opbouw van de vragenlijst goed zat en of het klikte tussen interviewer en geïnterviewde. Als model werd gekozen voor de vragenlijst van CVAa. Bekijk hier de vragenlijst die opgesteld werd.

Na dit interview volgde er een overleg en werd het geheel besproken. Volgende vaststellingen kwamen naar boven:

• De opbouw van de vragenlijst zit goed. Het zijn goede en logische vragen.
• De interviewer is niet vertrouwd met het verleden van Netwerk. Dit is goed omdat er zo interessante bijvragen gesteld worden.
• Paul Lagring stelde vast dat hij zich beter moet voorbereiden op de interviews. Hij had nu het gevoel dat hij te veel gedachtensprongen maakte.

Keuze tentoonstellingen

Na de evaluatie konden de eerste interviews van start gaan. Paul koos zelf de tentoonstellingen waarover hij geïnterviewd zou worden. Hij koos voor tentoonstellingen die voor hem belangrijk waren in de geschiedenis van Netwerk.

Die tentoonstellingen waren:

• Werner Cuvelier – A(rt)ssenede S.P.’L’ (1990): Start van de traditie om een multiple, een werk dat in beperkte oplage gemaakt wordt, te verkopen in Netwerk. Werner Cuvelier en zijn tentoonstelling hebben op emotioneel en professioneel vlak veel betekend voor Paul Lagring.
• Katleen Vermeir – Ambulante Architectuur (1999): In dit project kwam de hele geschiedenis van Netwerk samen. Paul heeft altijd gestreefd naar een gelijkheid van mannen en vrouwen en daarom was het ook belangrijk dat er een vrouwelijke kunstenaar aan bod kwam.
• Lorenzo Benedetti – Cabinet of Imagination (2008): Op basis van deze tentoonstelling kon de strategie van groepstentoonstellingen om in Netwerk meer internationale kunstenaars aan te trekken en een groter internationaal draagvlak te creëren toegelicht worden. Ook de passie die Lorenzo Benedetti weet over te brengen en de grote evolutie die hij kende als curator en directeur zijn voor Paul belangrijk.
• Frank&Robbert/Robbert&Frank – A Bit Beyond PINGPONG / Gerard Herman – Kalisj (2014): Er werd afgesproken om een interview over een toekomstige tentoonstelling te houden. Dit waren de eerstkomende tentoonstellingen. Het was interessant om deze tentoonstellingen te bespreken omdat ze een afgeleide zijn van een Europees project dat niet kon doorgaan.

Opstellen vragenlijst

Om de juiste vragen te stellen is het belangrijk dat de interviewer zich goed voorbereidt. De vrijwilligster kreeg een literatuurpakket mee van Netwerk. Zo leerde ze de werking van het kunstencentrum kennen. Ook de website van Netwerk, waarop onder meer hun visie te lezen is, werd geraadpleegd. Het bevat ook een archief- en documentatieluik met alle afgelopen projecten en evenementen, (zaal)teksten en profielen van kunstenaars wiens werk getoond werd.

Daarnaast werden de interviews als voorbereiding voorafgegaan door een archiefbezoek. Netwerk houdt per tentoonstelling een dossier bij. Het archief van voor 2005 werd overgedragen aan het Stadsarchief; het archief vanaf 2005 bevindt zich nog bij Netwerk. Op basis van de aan- en afwezige informatie kon een vragenlijst opgesteld worden. Algemeen werd vastgesteld dat er weinig of geen informatie terug te vinden is over de totstandkoming van een tentoonstelling. Persmateriaal en administratieve documenten (bv. verzekering) waren wel aanwezig in het archief.

Alle interviews kregen min of meer dezelfde structuur. Er werd eerst een lijst van thema’s of onderwerpen opgesteld die in elk interview aan bod zouden komen. Voor ieder thema werden dan een resem vragen bedacht. Zie hier het modeldocument. De structuur was als volgt:

• De periode 1990/1999/2008/2014: In dit deel werd gezocht naar de algemene context waarin de tentoonstelling plaatsvond: thema’s waren o.a. functie van Paul Lagring, kunstenscène in België en Aalst, het klimaat in Netwerk, etc.
• Tentoonstelling: Dit gaat dieper in op de tentoonstelling, zoals de aanleiding, de positie van de kunstenaar in België en internationaal, de keuze voor de kunstenaar, de opbouw van de tentoonstelling, beschrijving van de tentoonstelling,…
• Kunstenaar: Paul Lagring beantwoordt vragen over zijn samenwerking en contact met de kunstenaar.
• Publiek en pers: Hoe werd de tentoonstelling ontvangen? Was er interesse vanuit de pers?
• Archief: Hoe en waarom werd de tentoonstelling gearchiveerd en gedocumenteerd? Wat is het belang van archiveren?

Interviews afnemen

Bij ieder interview werd de vragenlijst een paar dagen voordien naar Paul Lagring gestuurd. Zo kon hij zich voorbereiden en zijn gedachten ordenen. Voor de start van ieder interview werden de vragen nog eens overlopen en werd aan Paul gevraagd of alle vragen duidelijk waren. Daarna kon het interview starten.

De vragenlijst was niet directief. Er kon van de vragen afgeweken worden om dieper in te gaan op bepaalde elementen die voor Paul belangrijk waren of die zaken in een ander daglicht plaatsen (Bv. voor de tentoonstelling van Werner Cuvelier was er een zaaltekst. In 1990 was dit speciaal). Uit faits divers kunnen immers bepaalde (belangrijke) beslissingen voortkomen. Het voornaamste was dat alle thema’s aan bod kwamen; de vragenlijst werd voornamelijk gebruikt als leidraad. Het interview moest een gesprek zijn, geen verhoor. Dit stelt de geïnterviewde ook meer op zijn gemak.

Interviews ontsluiten

De interviews werden opgenomen met digitale opnametoestellen. Na afloop van het project werden deze geluidsbestanden overgedragen aan Netwerk om het in hun digitaal archief te bewaren.

Alle interviews werden uitgeschreven:

• Transcriptie: Oorspronkelijk was het de bedoeling om de interviews beknopt uit te schrijven, maar na een evaluatie van het eerste uitgeschreven interview bleek dat nuances zo verdwenen en subjectiviteit in de hand gewerkt werd. Het geeft de mogelijkheid om elementen te beklemtonen die de interviewer belangrijk vindt. De uitgeschreven tekst zou een objectieve weergave van het gesprek moeten zijn.
• Bandinhoudsfiche: Voor ieder interview werd een bandinhoudsfiche opgesteld. Dit is een lijst waarin alle onderwerpen die aan bod komen, opgesomd worden en voorzien worden van een tijdsaanduiding. Het maakt het eenvoudiger om gericht te zoeken in het geluidsbestand. FARO maakte hiervoor een modeldocument.
• Registratie van interviews: Voor ontsluiting en hergebruik van de interviews is het belangrijk dat de contextuele informatie gestructureerd vastgelegd wordt en dat de relatie tussen het geluidsbestanden en randdocumenten gedocumeteerd is. Voor de registratie werd het beschrijvingsmodel gebruikt dat PACKED vzw opgesteld heeft: Datamodel Mondelinge Bronnen.

Analyse en aanbevelingen

Nadat interviews afgenomen en uitgeschreven werden, werd het archief een tweede keer geraadpleegd om te kijken welke informatie ontbrak in het archief. De verschillende dossiers met betrekking tot de tentoonstellingen werden nog eens doorgenomen en ook ruimer in het archief (o.a. in briefwisseling, subsidiedossiers en persmappen van Netwerk Galerij) werd er gezocht naar sporen van de verschillende tentoonstellingen.

Paul Lagring hield in het verleden van alle tentoonstellingen ieder document, kattenbelletje,… bij vanuit het respect dat hij had voor de kunstenaar. Dat is een belangrijke stap om de geschiedenis en kennis te bewaren. Uit de interviews bleek echter dat er met kunstenaars veel mondeling of telefonisch afgesproken werd, of dat door toevalligheden tentoonstellingen bepaalde wendingen namen. Dit werd niet vastgelegd in het archief. Met enkele kleine ingrepen kan de toegankelijkheid van het archief vergroot worden en essentiële informatie geregistreerd worden.

Lees in dit document de analyse van het archief en onze praktische aanbevelingen.

Overdracht bestanden aan Netwerk

Na afloop van het project werden alle bestanden overgedragen aan Netwerk. Dit zijn:

• geluidsbestanden van interviews;
• transcripties;
• bandinhoudsfiches;
• registratieformulier.

De bestanden werden in een duurzaam bestandsformaat overgedragen aan Netwerk. Duurzame bestandsformaten vergroten de kans dat ze in de toekomst geopend kunnen worden en vereenvoudigen de uitwisselbaarheid. Het zijn gestandaardiseerde, open, wijdverspreide en breed ondersteunde bestandsformaten. De bestanden werden in volgende formaten overgedragen:

• geluidsbestanden in WAV-formaat met PCM-codec: PCM is de codering die gebruikt wordt voor ongecomprimeerde audiobestanden en is de standaardopslagvorm van digitaal geluid in verschillende bestandsvormen op computer en cd. PCM wordt in windowsomgevingen meestal opgeslagen als een WAV-formaat. WAV is een breed ondersteund en ongecomprimeerd audioformaat dat ontwikkeld werd door IBM.
• tekstbestanden in PDF/A. PDF/A is een versie van PDF met een aantal beperkingen die PDF voor langdurige bewaring bruikbaar maken.

Voor Netwerk kunnen de bestanden de basis vormen voor een verder project rond de geschiedenis van het kunstencentrum.

Evaluatie kennisborging

Voor dit project, dat beperkt in tijd was, werd ervoor gekozen om Paul Lagring te interviewen over een afgebakend onderwerp, nl. tentoonstellingen in Netwerk. Dit gaf niet enkel het voordeel dat opzoekingen in het archief eenvoudiger zijn, maar het was zo ook mogelijk om meer diepgaand te werken; voor Paul was het dan weer eenvoudiger om zich voor te bereiden. De vragen bleven niet beperkt tot de tentoonstelling. Ze waren een handige insteek om te peilen naar de kunstenscène in Aalst en België, naar het klimaat in Netwerk en de relatie met de Stad Aalst en naar de invloeden en bezigheden van Paul op dat moment.

Door te kiezen voor interviews uit vier verschillende periodes in Netwerk, kunnen bovendien de verschillende periodes met elkaar vergeleken worden. Het is interessant om op deze manier bepaalde tendensen vast te stellen in Pauls manier van werken. Zonder dat hij er zelf bij stil stond, bleek hij een zwak te hebben voor kunstenaars die kunst en architectuur vermengen, die professioneel werken en zich volledig geven voor hun werk. Hij bleek ook veel belang te hechten aan goede communicatie en vertrouwen geven aan mensen.

Resultaten

Wat werd er bereikt?

• Er werden vijf interviews afgenomen en ontsloten. Deze interviews kunnen de basis vormen voor verder onderzoek rond de geschiedenis van Netwerk. De opgestelde vragenlijsten bieden een model voor nieuwe interviews over tentoonstellingen.
• De archiefdossiers van drie tentoonstellingen van Netwerk werden door een buitenstaander geëvalueerd en gecontroleerd op onduidelijkheden en ontbrekende informatie. De vaststellingen werden besproken met Netwerk. Er werden aanbevelingen geformuleerd om de toegankelijkheid van het archief te vergroten en essentiële informatie vast te leggen. Netwerk vond de aanbevelingen bruikbaar en volgt ze in de toekomst op.
• De interviews hadden als gevolg dat Paul zich opnieuw zaken begon te herinneren. Hij ontdekte daarbij dat bepaalde elementen uit de geschiedenis van Netwerk nergens op de website vermeld worden.
• Door te reflecteren zag Paul een duidelijke lijn in zijn evolutie en zoektocht. Ook kwamen conflicten uit het verleden, die een rol gespeeld hebben in de ontwikkeling van Netwerk, terug naar boven. Hij vindt het daarom interessant om dit project verder te zetten en met de stichters te praten over het begin van Netwerk.

Wat werd er tijdens dit project ondervonden?

• Zorg dat je goed voorbereid bent bij aanvang van het interview. Het is belangrijk dat je het onderwerp en het bredere veld waarover je interviewt goed kent. Dit maakt het eenvoudiger om de vragenlijst op te stellen en tijdens de interviews bijvragen te stellen. Aan de andere kant is het ook interessant om een buitenstaander het interview te laten afnemen omdat hij/zij met een frisse blik naar de organisatie kan kijken.
• Maak een interview niet te lang. Uit het traject bleek dat een interview beter niet langer dan 2u duurt. Na een uur werd er ook altijd kort gepauzeerd.
• Vergeet, als je met een digitaal opnametoestel werkt, niet op voorhand te controleren of er voldoende plaats is op de geheugenkaart en of de batterijen opgeladen zijn.
• Interviews uitschrijven en bandinhoudsfiches opstellen vraagt meer tijd dan je op voorhand verwacht. Mensen hebben de neiging om tijdens het praten veel zaken te herhalen of lange zinnen te gebruiken. Het neemt tijd in beslag om hier een mooie en vlot leesbare tekst van te maken.
• Het blijkt dat bij het uitschrijven van de interviews bepaalde nuances uit non-verbale communicatie verloren gaan waardoor de geïnterviewde in de transcriptietekst soms boos of kortaf lijkt. Het kan een oplossing zijn om die non-verbale communicatie tussen haakjes te vermelden, zoals (lacht), of om videoregistraties i.p.v. audioregistraties te maken.

De publicatie Leren luisteren: Een handleiding voor mondelinge ‘geschiedenis van alledag’ van CAG en CO7 bevat veel praktische informatie over de uitwerking van een mondelinge geschiedenisproject.