Een inventarisatie op stukniveau is tijdrovend werk en niet altijd even zinvol voor alle delen van je archief en collectie. Toch zijn er in bepaalde contexten goede argumenten om documenten of objecten uit je archief stuk voor stuk te beschrijven. Zo wil Theater Aan Zee (TAZ) naar aanleiding van zijn 20-jarige bestaan in 2016 de geschiedenis van het festival vertellen en zichtbaar maken. Wat het resultaat van dit project ook mag zijn (een tentoonstelling, een publicatie, digitalisering van het archief, een online databank,...), vast staat dat een gedetailleerde inventaris de nuttige eerste stap is. Daarom startte eind 2014 een groepje ijverige vrijwilligers onder begeleiding van Het Firmament met het inventariseren van het papieren archief van TAZ op stukniveau. Hiervoor doen ze beroep op de richtlijnen te vinden op TRACKS.

Status

• In kaart brengen en een eerste ordening van het archief: voorjaar 2014
• Oproep archiefmateriaal TAZ: zomer 2014
• Gerichte aanspreking van vrijwilligers: oktober 2014
• Vorming vrijwilligers: november 2014
• Afwerken inventaris op stukniveau: november 2014 – februari 2015

Probleemstelling

Aanleiding

In 2016 viert Theater Aan Zee zijn 20ste verjaardag en dat wil het Oostendse festival niet zomaar laten voorbijgaan. Alvorens publieksgerichte activiteiten opgestart kunnen worden, is een belangrijke eerste stap het archief in kaart te brengen en delen van het archief tot op stukniveau te beschrijven.

Gewenste resultaten

Een inventaris tot op stukniveau van het papieren archief.

Methode

1. Oproep archiefmateriaal
2. Vrijwilligers zoeken
3. Vorming vrijwilligers
4. Opmaken van een inventaris op stukniveau

• Beschrijven
• Verpakken
• Labelen
• Opbergen

Vrijwilligers aan het werk © Tatjana Bonne

1. Oproep archiefmateriaal

De medewerker pers & communicatie van TAZ bracht het archief eerder al in kaart. Bij het opmaken van deze grove inventaris bleek dat er heel wat archief uit de beginjaren ontbrak. Er werd een algemene oproep naar de grote achterban van TAZ uitgestuurd om de ontbrekende delen uit het archief op te sporen. Ondanks de brede oproep was de reactie in eerste instantie eerder beperkt. Uiteindelijk werd het archief voor een groot deel aangevuld met archief van ex-medewerkers van TAZ.

2. Vrijwilligers zoeken

In dit project werd gewerkt met vrijwilligers uit de eigen achterban van TAZ. TAZ heeft namelijk een enorme achterban en kan elk jaar honderden vrijwilligers mobiliseren om het festival te ondersteunen. Een groepje van vier trouwe vrijwilligers (ook wel bekend als de "TAZ-madammen") wilden dan ook graag helpen bij het inventariseren van het archief. Een groot voordeel van vrijwilligers uit de eigen achterban is dat ze het festival goed kennen en gemakkelijkerer bepaalde stukken in hun context kunnen plaatsen.

3. Vrijwilligers vormen

De vrijwilligers kennen het festival wel zeer goed, maar zijn minder vertrouwd met erfgoedzorg. Daarom ging Het Firmament ter plaatse om een vorming te geven. Daarbij werd eerst ingeleid wat het cultureel erfgoed van de podiumkunsten is en waarom het inventariseren op stukniveau zinvol is. Vervolgens werden de vrijwilligers klaargestoomd om volgens de regels van de kunst het papieren archief:

• te beschrijven;
• te labelen;
• te verpakken en op te bergen.

4. Afwerken inventaris op stukniveau

Het Firmament was bij de verdere inventarisatie zelf niet aanwezig, maar bleef wel steeds in contact met de vrijwilligers en de coördinator van de vrijwilligers (vaste medewerker van TAZ) ter plaatse. Op die manier werd het inventariseren verder opgevolgd.

Bij het inventariseren op stukniveau is het vooral belangrijk dat alles op een uniforme wijze gebeurt. Daarom werd er in het begin van het proces een document opgemaakt met duidelijke afspraken rond de manier van beschrijven, labelen en verpakken en het gebruik van bepaalde termen. Tijdens het proces werd dit document verder aangevuld naargelang de problemen en termen waar de vrijwilligers verder op botsten.

4.1 Beschrijven

Vrijwilligers aan het werk © Tatjana Bonne

Bij het beschrijven van de archiefstukken werden steeds volgende veldnamen ingevuld:

Veldnaam: Omschrijving

Code: De unieke code die aan het stuk werd toegekend

Redactionele vorm (Inhoudsbeschrijving): Het type document: akte, brief, lijst, register, verslag, statuut, affiche, persbericht foto, uitnodiging, tekening, offerte, contract, plan, …

Inhoud (Inhoudsbeschrijving): Over wie of wat gaat het? Waar speelt de handeling zich af?

Datering: Het jaar waarin het archiefbestanddeel werd opgemaakt. Indien je archiefbestanddeel met verschillende documenten beschrijft (bvb. dossier) noteer dan de uiterste data waarop de documenten werden opgemaakt.

Omvang: Een indicatie van de omvang van het archiefstuk.

Afmeting: De afmeting van het archiefbestanddeel.

Vindplaats: Waar wordt het archiefstuk bewaard?

Staat: In welke staat bevindt het archiefstuk zich?

Digitalisering: De naam van de medewerker die het stuk heeft gescand en de datum waarop dit gebeurde.

Controle digitalisering: De naam van de medewerker die het bestand heeft gecontroleerd en de datum waarop dit gebeurde.

De beschrijving van de stukken gebeurde in een Excel spreadsheet. Er werd gekozen voor een spreadsheet omdat een tekstdocument de gebruiksmogelijkheden beperkt en een databank in deze context niet noodzakelijk was.

In de mappenstructuur van TAZ werd op een logische plaats een map aangemaakt voor documenten met betrekking tot het archief. In deze map werd de geüpdatet inventaris na elke nieuwe beschrijving bewaard. Met een goede backup van deze map, en bij uitbreiding de volledige mappenstructuur, wordt een veilige bewaring gegarandeerd.

4.2 Verpakken

Als je toch bezig bent de archiefstukken uit de originele verpakkingen te halen om deze te kunnen beschrijven is het aangewezen deze archiefstukken meteen ook in een geschikte verpakking op te bergen. Voor het papieren archief van TAZ kozen we voor zuurvrije dozen en zuurvrije vellen. Er werd afgesproken om per 10 archiefstukken een zuurvrij vel te gebruiken. Bij verwijderen van de originele verpakkingselementen, werd op het hart gedrukt steeds informatie die op oude verpakking stond over te nemen op de nieuwe verpakking. In dit project werden enkel papieren stukken beschreven en werden dus verder voor het digitale archief geen maatregelen genomen, maar ook daar zijn uiteraard belangrijke noden met het oog op duurzame bewaring. Dit zal in een latere fase van het TAZ-project aangepakt worden.

4.3 Labelen

Voor het labelen van het archiefmateriaal werd afgesproken de unieke codes van de stukken met potlood, rechts onderaan te noteren op zowel de verpakkingen als het stuk zelf.

4.4 Opbergen

Alvorens er werd gestart met de inventaris kregen de verschillende archiefrekken, schabben en dozen die in de archiefruimte van Theater Aan Zee staan, een nummer (de rekken en dozen) en een letter (de schabben). Dit was noodzakelijk om in de beschrijving te kunnen aangeven waar de archiefstukken opgeborgen worden. Bij de veldnaam ‘vindplaats’ in de beschrijving kon deze dan weergegeven worden als volgt "Archiefruimte x, Rek x, Schap x, Doos x".

Resultaten

Werden de gewenste resultaten bereikt?

Mits voorbereiding en een vorming in het begin van het proces door Het Firmament, was het mogelijk met vrijwilligers uit de achterban van een festival een kwaliteitsvolle inventaris op stukniveau te maken.

Aandachtspunten

• Verpakkingsmateriaal tijdig bestellen.
• Afsprakennota met o.a. afspraken rond het gebruik van bepaalde termen is een nuttig instrument om doorzoekbaarheid en uniformiteit te garanderen.

Auteur: Eline De Lepeleire (Letterenhuis)