De ontwikkeling van een logische mappenstructuur in Netwerk Aalst/en

This pilot project documents the way in which Netwerk set up a coordinating folder structure corresponding to the classification of the physical archive.

This project was implemented with the help of the Aalst Municipal Archives.

Status

  • Presentation of digital document management: January 2014
  • Adaptation of the folder structure: February-May 2014
  • Organisation of Trash Day: April-June 2014

Problem Definition

Introduction

Since 2005, the Netwerk centre for contemporary art has been a single discipline arts centre that began life in the 1980s as a socio-cultural centre. Everyone in the arts centre attaches enormous importance to the preservation of the history and heritage of the organisation and is committed to helping in the process. The archive is also used in everyday practice; old files are regularly consulted when organising exhibitions. The physical archive up to 2005 has already been transferred to the Aalst Municipal Archives. This solid collaboration facilitated the following step: working together on the digital archive in order to facilitate the next transfer. A better structure should ensure that the Netwerk staff will be able to find files more quickly and the digital archive will be better preserved.

Detail of the old folder structure - © Netwerk / centrum voor hedendaagse kunst

The first objective was to create a common folder structure in which all staff could put their files. There was also a request for a manual to explain how to deal with digital files.

Desired results

  • To design a folder structure based on the classification of the physical archive
  • To acquire knowledge on the sustainable management of files
  • To bring all documents together in the new folder structure

Method

Presentation of digital archive

In January 2014 the Netwerk staff attended a presentation given by Lieve Arnouts, Aalst’s municipal archivist, on how to manage digital files. The following issues were covered:

  • Basic principles, points for attention and the benefits of a common folder structure
  • Good and clear names for folders and files
  • Reading rights: taking the Privacy law into account
  • Classifying e-mails

De presentatie was gebaseerd op DigiGIDS en kan hier geraadpleegd worden.

Creation of the folder structure

Netwerk already has a collective folder structure, but it was not logically constructed and consisted of people and subject folders. Everyone worked in their own folders according to their own system. This meant that the staff were not aware of documents that other people created and stored. As a consequence many files were stored in duplicate and information could not be found.

In addition, Netwerk recognised the need to base the new folder structure on the classification of the paper archive. The structure also corresponds to the steps in the policy plan. This facilitates the transfer from the digital archive to the Aalst Municipal Archives and also enables outsiders to find what they need in the archive.

Several meetings were held within the organisation about the creation of the new structure. This enabled the staff to make agreements and come to a consensus. It was important for every document to have a logical place and for the structure to be user-friendly and comprehensible. This will ensure that the new classification is used.

Organisatie van een trash day

Op de digitale opruimdag of trash day worden alle documenten samengebracht in de nieuwe mappenstructuur.

Voorbereiding

  • Een medewerker werd aangesteld als aanspreekpunt en verantwoordelijke voor het digitaal archief en de trash day.
  • Ruim op voorhand werd een datum afgesproken. Alle medewerkers konden de dag inplannen in hun agenda en zich vrijmaken om zich die dag enkel te concentreren op de trash day.
  • De nieuwe mappenstructuur werd op punt gesteld.
  • Er werd in Excel een lijst gemaakt met alle mappen van de oude serverstructuur. De Netwerkmedewerkers plaatsten hun naam achter de mappen waarin ze werken en gewerkt hebben. Op de trash day zullen ze zich in de eerste plaats over deze mappen ontfermen.
  • De archiefverantwoordelijke creëerde een actieplan voor de trash day. Deze bevat duidelijke doelstellingen met concrete richtlijnen voor wat op de trash day behaald moet worden. Zo weet iedereen wat van hen verwacht wordt. Je kan het actieplan hier raadplegen.
  • Netwerk besliste om alle bestanden vanaf 2012 in de nieuwe serverstructuur onder te brengen. De oudere bestanden worden later aangepakt om daarna over te dragen naar het Stadsarchief van Aalst. Alle medewerkers konden zich hierop al voorbereiden door 'OUD' te plaatsen voor de namen van mappen en bestanden van voor 2012. Die mappen en bestanden mogen dan tijdens de trash day genegeerd worden.
  • Afspraken over de nieuwe serverstructuur werden vastgelegd
  • Nieuwe mappenstructuur van Netwerk - © Netwerk / centrum voor hedendaagse kunst
    Op de dag voor de trash day werd een back-up gemaakt via Time Machine (Apple). Als tijdens de trash day bestanden per ongeluk verwijderd worden, kunnen deze op basis van de back-up hersteld worden.

Trash day

Door de omschakeling naar een serversysteem en problemen met toegangsrechten crashte de server en moest de trash day verplaatst worden. Hierdoor had iedereen ruimschoots de tijd om zich voor te bereiden.

De dag werd om 10u gestart met een briefing. Het actieplan werd nog eens overlopen en vragen konden gesteld worden zodat iedereen wist wat te doen. Er waren hapjes voorzien en er werd een gemeenschappelijk uur afgesproken om te lunchen. Eventuele vragen en frustraties konden dan gedeeld worden. Dit zorgde voor een positieve sfeer.

De prioriteit was het verhuis van de mappen naar de nieuwe serverstructuur. Naamgeving, leesrechten en het klasseren van e-mails zullen een volgende keer gebeuren. Er werden geen bestanden verwijderd. Bestanden die niet meer nodig waren (bijvoorbeeld oude versies, kladversies, onnodige kopieën...) mochten in de oude serverstructuur blijven en zullen achteraf gecontroleerd en verwijderd worden. Lege mappen mochten wel verwijderd worden. Iedereen werd opgedragen te starten met de mappen die ze in de Excellijst als de hunne aangeduid hebben. Als al deze mappen verplaatst waren, konden ook documenten die zich buiten de server bevonden (bijvoorbeeld op het bureaublad of op een externe drager) naar de nieuwe serverstructuur overgebracht worden. Wanneer iemand klaar was met een map (d.i. alle bestanden vanaf 2012 werden overgebracht naar de nieuwe structuur), werd de map met een rode kleur aangeduid.

Om 16u werden de werkzaamheden gestaakt en kwam iedereen samen om de dag te overlopen. Er werd een stand van zaken opgemaakt, problemen en vaststellingen werden doorgenomen en iedereen die nog niet klaar was, plande wanneer de laatste restjes afgewerkt zouden worden. Vanaf nu mag er enkel nog in de nieuwe structuur gewerkt worden. Om met een positief en voldaan gevoel af te sluiten, werd de dag beëindigd met een drink.

Evaluatie

Als de nieuwe structuur een tijdje in gebruik is, wordt hij geëvalueerd. In de tussentijd schrijft iedereen de problemen die hij ondervindt neer. Op de evaluatiedag kan een oplossing gezocht worden voor deze problemen door bijvoorbeeld de mappenstructuur aan te passen.

Resultaten

Werden de gewenste resultaten bereikt?

  • Door de presentatie over digitaal documentbeheer en het samen overleggen over de nieuwe mappenstructuur, is er een bewustwording ontstaan over de omgang met digitale bestanden. Hierover werden concrete richtlijnen opgesteld die schriftelijk vastgelegd werden.
  • Netwerk heeft een nieuwe, logisch opgebouwde mappenstructuur die aangepast is aan de werking en de manier van werken van de organisatie. De documenten van de zakelijke en artistieke werking komen op een overzichtelijke manier samen. Door de structuur te baseren op de ordening van het fysieke archief kan informatie makkelijker teruggevonden worden.
  • De nieuwe structuur bewees meteen zijn nut. Door het samenbrengen van de documenten in een logische structuur, kwam Netwerk tot de vaststelling dat er heel wat dubbels bewaard werden op de oude server. Deze konden meteen verwijderd worden. Verdwaalde documenten werden teruggevonden en vinden nu hun plaats in de nieuwe serverstructuur.
  • Bij het opmaken van de structuur werd er vastgesteld dat bepaalde zaken niet vastgelegd werden. Er bestonden bv. geen verslagen van de artistieke vergaderingen. Voor de communicatie- en publieksmedewerkers is het nochtans handig om te weten wat er in de toekomst gaat gebeuren. Vanaf nu worden er wel verslagen opgemaakt. Ook rees de vraag wat er bewaard gebleven is van activiteiten die door omstandigheden niet doorgegaan zijn. Door alles op te slagen in de nieuwe structuur zou Netwerk een vollediger archief moeten krijgen.
  • Op het einde van de trash day waren de meeste bestanden vanaf 2012 overgezet naar de nieuwe ordening. De leden van de artistieke werking plannen om in de nabije toekomst ook documenten van voor 2012 onder te brengen in de nieuwe structuur. Bij overplaatsing van bestanden naar de nieuwe mappenstructuur, worden alle medewerkers op de hoogte gebracht.

Vaststellingen en aandachtspunten

  • In het begin van de trash day hadden de medewerkers veel vragen. Het is daarom zeer belangrijk om een aanspreekpunt te hebben. De verantwoordelijke krijgt veel vragen en komt zelf niet aan trashen toe. Na een tijd weet iedereen hoe het werkt.
  • Bij Netwerk werken verschillende medewerkers aan dezelfde projecten. Het is dan essentieel om goede afspraken te maken onder elkaar over de plaatsing van documenten.
  • Er kwamen documenten naar boven die niet meteen een plaats vonden in de nieuwe structuur. Kleine aanpassingen aan de structuur waren dan soms nodig.
  • Een back-up is noodzakelijk. Er werden per ongeluk documenten en mappen verwijderd die dan in de back-up gezocht moesten worden.
  • Door sommige medewerkers werd de trash day als een rustgevende bezigheid ervaren. Het is aangenaam om je een hele dag op één zaak te richten.
  • Door computer- en serverproblemen was de trash day voor sommige personeelsleden een frustrerende dag. Nochtans had Netwerk zich geïnformeerd over de belasting van de server tijdens deze dag en mocht dit geen problemen veroorzaken. Door samen op de server te werken en documenten te verplaatsen kan de server namelijk overbelast raken.

Auteur: Nastasia Vanderperren (meemoo)

Deel dit artikel:          

TRACKS is een samenwerking tussen deze partners: