Beheer van digitale bestanden bij architectenbureau MDMA

Met het architectenbureau MDMA werd er gezocht naar procedures om het ontwerpproces van architectuurprojecten beter te bewaren en te documenteren.

Probleemstelling

Jeugdtheater BRONKS, tekening uit het digitale projectdossier van MDMA - © MDMA

Computerhygiëne is een grote uitdaging bij digitale archieven. Door de mogelijkheid tot eindeloos kopiëren van documenten wordt het digitale archief vaak een warboel: documenten worden niet meer gevonden en het is moeilijk is om werkversies van definitieve versies te onderscheiden. Daarnaast worden duurzame bewaring en waardebepaling bemoeilijkt door rommelige archieven.

Het wordt daarom aangeraden om regelmatig een digitale opruimdag of trash day te organiseren, de bestanden goed te ordenen en zoveel mogelijk gestandaardiseerde, open en breed ondersteunde bestandsformaten te gebruiken. De voordelen hiervan zijn:

• duidelijke en vlot toegankelijke documentatie van het verloop van een project;
• nieuwe medewerkers die makkelijk hun weg vinden doorheen de oude projecten;
• bestanden worden makkelijker uitgewisseld;
• bestanden lopen minder risico op raadpleegbaarheidsproblemen op langere termijn;
• waardevolle bestanden worden sneller herkend, zodat prioriteiten naar bewaring toe sneller worden gelegd.

In dit pilootproject werkten het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven en PACKED vzw samen met het architectenbureau Martine De Maeseneer Architecten (MDMA). Stappen voor een betere ordening worden altijd best zo snel mogelijk gezet, maar voor architectuur- en designarchieven is dit extra belangrijk door de aanwezigheid van CAD-bestanden. Deze bestanden zijn erg complex en de bijhorende software evolueert snel, zodat problemen met raadpleegbaarheid zich vlug kunnen stellen. Het is daarom nuttig dat de architect zelf al stappen zet richting duurzame bewaring.

Dit pilootproject heeft als doel om te kijken in welke mate het mogelijk is om best practices in het leven te roepen opdat het ontwerpproces reeds tijdens creatie duurzaam gedocumenteerd wordt.

De gewenste resultaten hierbij zijn dat:

• belangrijke documenten binnen het archief geïdentificeerd zijn;
• stappen genomen worden om de raadpleegbaarheid van belangrijke documenten op lange termijn te verzekeren;
• permanent te bewaren documenten duidelijk geordend zijn en een eenduidige naamgeving hebben;
• het proces vorm krijgt in een beleid;
• het proces laagdrempelig en niet tijdrovend is.

1) Methode vastleggen

Het idee was om de architecten zelf de mijlpaaldocumenten van het ontwerpproces te laten identificeren en maatregelen te laten nemen om ze duurzaam te bewaren en toegankelijk te houden. De mijlpaaldocumenten zijn de bestanden die de architect als het resultaat van het ontwerpproces beschouwt en die hij wil delen met cliënten, externen of teamleden. Het zijn de documenten waarvan de architect het gevoel heeft dat die best zijn intenties vertegenwoordigen en die de evolutie en mijlpalen van het project best documenteren.

Bij architecten gaat het dan voornamelijk over volgende documenten:

• 2D- en 3D-computertekeningen;
• renderings;
• fotomontages;
• powerpointpresentaties.

Ook video’s, interactieve 3D-modellen en 3D-prints komen bij sommige architectenbureaus voor. Het zou voor de architect veel eenvoudiger zijn als de mijlpaaldocumenten in een beperkt aantal duurzame bestandsformaten opgeslagen worden.2 Daarvoor werd een onderscheid gemaakt tussen twee types documenten:

• Ontwerpbestanden (native files): zijn alle bestanden die tijdens het creatieve proces ontwikkeld worden, zoals PSD-bestanden (documenten gemaakt in Photoshop), CAD-bestanden, etc. Omdat er hier vaak nog geen duurzame bestandsformaten voor bestaan en migraties te tijdrovend zouden zijn omwille van het grote aantal, worden ze in hun oorspronkelijk bestandsformaat bewaard. Door de complexiteit van o.m. CAD-bestanden dreigt bij deze bestanden ook het gevaar dat functionaliteiten verloren gaan bij de migratie naar een ander bestandsformaat.
• Mijlpaaldocumenten: vertegenwoordigen de eindresultaten van het ontwerpproces. Mijlpaaldocumenten moeten te allen tijde raadpleegbaar zijn. Daarom is het belangrijk dat deze documenten in een duurzaam bestandsformaat opgeslagen worden. Mijlpaaldocumenten zijn vaak afgeleiden (outputs) van ontwerpbestanden.

Concreet:

• De architect identificeert zelf de mijlpaaldocumenten.
• De architect slaagt deze documenten op in een duurzaam bestandsformaat.
• De documenten worden opgeslagen in een logisch geordende mappenstructuur, zodat de evolutie van de projecten goed gedocumenteerd en (zeker) de mijlpaaldocumenten eenvoudig terug te vinden zijn.

Met MDMA werd het projectplan besproken en gekeken hoe er met het digitale archief omgegaan wordt. Het bureau stond open om op zoek te gaan naar procedures om het ontwerpproces duurzaam te bewaren. Een medewerker zette zich in om mee aan het project te werken.

2) Informatieanalyse

Wat werd er vastgesteld tijdens dit interview?

• Belangrijke ontwerpbestanden worden al in een duurzaam bestandsformaat (PDF)3 opgeslagen om de uitwisseling met de partners te vereenvoudigen.
• De overgrote meerderheid van de ontwerpbestanden bleek geen enkel nut meer te hebben voor de architect.

Naast het afnemen van een interview werd ook een bestaande digitale projectmap bestudeerd, meer bepaald dat van het project Fleerackers. Ook dit bood extra informatie om de manier van werken van MDMA in kaart te brengen.

Opvolging van de bouw van BRONKS - © MDMA

Vaststellingen

• De ordening volgt reeds een opdeling in fases.
• De meeste bestanden en/of mappen worden gedateerd.
• Er wordt veel dubbel opgeslagen.
• Sommige documenten worden op onlogische plaatsen in de mappenstructuur gezet.
• Het is soms moeilijk om documenten te identificeren of vast te stellen waarom, door wie of op wiens vraag tekeningen gemaakt werden.
• Een andere moeilijkheid is om definitieve documenten te onderscheiden van de verschillende versies en werkdocumenten. Dit maakt het een uitdaging om belangrijke tekeningen te identificeren.

3) Een gestandaardiseerde ordening toevoegen

Op basis van de informatieanalyse en de projectmap werd een nieuwe ordening voor MDMA uitgewerkt.

Prioritair voor de ordening is dat:

• de werkwijze van het bureau gevolgd wordt;
• een goed overzicht van de verschillende versies bekomen wordt;
• mijlpaaldocumenten snel geïdentificeerd worden.

De meeste architectenbureaus worden gekenmerkt door hun projectmatige manier van werken. Daarenboven kunnen voor het overgrote deel van de architectuurprojecten dezelfde generieke fases worden onderscheiden – gaande van het aanmaken van een voorontwerp, de samenstelling van een uitvoeringsdossier, het opvolgen van de werf tot de registratie van de opgeleverde staat van het gebouw (de zogenoemde as-built). Ook bij MDMA konden deze fases in de werking teruggevonden worden. Daarom wordt het ordeningsplan gebaseerd op projecten waarin een onderscheid gemaakt wordt tussen de verschillende projectfases.

4) De nieuwe projectordening testen

Het ordeningsplan kreeg vorm in een lege mappenstructuur, dat neergeschreven werd in een ZIP-bestand, die bij het begin van een nieuw project kant en klaar kan worden toegepast. Dit betekent een aanzienlijke vereenvoudiging voor de medewerkers om consequent de ordening toe te passen. Verder werd er een korte handleiding opgesteld voor tijdelijke medewerkers, waarin de structuur van het ordeningsplan kort wordt uiteengezet. Deze handleiding bevat bovendien ook tips voor een goede naamgeving van bestanden.

Om de ordening te testen, stelden we een medewerker van MDMA voor om een oude projectmap op te kuisen en de bestanden in de nieuwe mappenstructuur te steken. De bestanden van het BRONKS-project, één van de belangrijkste projecten van het bureau, waren verspreid over verschillende CD’s en werden nu samengebracht in een map. Aan de hand van een stappenplan kon een medewerker van MDMA aan het werk om de bestanden te ordenen.

Bij de opkuis van de BRONKS-map werd vastgesteld dat de mappenstructuur weinig gebreken vertoont. Alle documenten vonden hun plaats in de mappenstructuur. Tijdens een evaluatie werden enkele details aangepast en onnodige submappen weggewerkt.

Bij MDMA waren ze erg tevreden over de mappenstructuur. Vanaf nu zal geprobeerd worden om de mappenstructuur bij ieder nieuw project te gebruiken. De lege modelmappenstructuur wordt daarbij als een grote hulp gezien.

5) De waarde van bestanden bepalen

In een laatste sessie werd samen met de architecten van het bureau de mappenstructuur van de opgekuiste BRONKS-map overlopen om de mijlpaaldocumenten vast te leggen. Aan de hand daarvan konden op mapniveau preservatiemaatregelen worden vastgesteld. Ook bood dit de gelegenheid om de modelmappenstructuur verder te perfectioneren.

Blow-up van Jeugdtheater BRONKS in het digitale projectdossier van MDMA - © MDMA

Uiteindelijk kon gekomen worden tot volgend eenvoudig onderscheid:

• Bestanden zijn na tien jaar nog steeds waardevol: Voor deze bestanden dient een beleid te worden ontwikkeld om de inhoud raadpleegbaar te houden.
• Bestanden zijn na tien jaar (of eerder) niet meer waardevol: Hierbij volstaat preservatie van de bitstream.
• Bestanden zijn niet meer waardevol na afsluiting project of projectfase: Deze bestanden worden zo snel mogelijk vernietigd.

Hoewel het uitwerken van preservatiebeleid geen hoofddoel was van dit pilootproject, werden enkele voorstellen in deze richting gedaan. Voor permanent waardevolle documenten werd aangeraden om deze meteen in een duurzaam formaat op te slaan, wat voor een deel reeds door het bureau werd toegepast, zij het vooral met oog op uitwisseling. Voor bestanden waarbij dit niet mogelijk was, zoals CAD-bestanden, werd aangeraden om de software te bewaren en bestanden over te zetten naar een nieuw formaat zodra de software in onbruik raakt.

Resultaten

Deliverables

• Modelmappenstructuur (zip-file)
• Bestand:20150211 handleidingMDMA V0 2.pdf (pdf)
• Selectielijst voor de projectdossiers van MDMA (xlsx)
• Bestand:20150213 handleiding selectielijstMDMA.pdf

Werden de gewenste resultaten bereikt?

• Het proces is laagdrempelig en betekent niet meer werk voor de medewerkers van MDMA dan voorheen.
• Naamgeving en ordening is eenduidig.
• Mijlpaaldocumenten worden opgeslagen in de vorm van PDF. Uitzondering zijn de definitieve CAD-files van het voorontwerp, definitief ontwerp en het as-built.

Welke problemen blijven voorlopig onopgelost?

• Naast ordening is de opslagmethode op CD problematisch. Hiervoor dient een alternatief te worden voorzien.
• Voor de mijlpaaldocumenten die hun CAD-functionaliteiten blijvend dienen te behouden, is niet meteen een oplossing beschikbaar, tenzij conversie, telkens als een nieuw softwarepakket wordt aangekocht.
• Specifiek voor CAD-bestanden zouden idealiter afspraken moeten worden gemaakt omtrent layer-gebruik, lijntypes en -diktes, schaal, Xrefs enz. Dit vereenvoudigt de interpretatie van de inhoud op de lange termijn.

Auteursvermelding

Deze tool is gebaseerd op een oorspronkelijke tekst van Nastasia Vanderperren (meemoo) en Wim Lowet (Vlaams Architectuurinstituut)