Weggooien en bijhouden

Goed archiefbeheer houdt in dat je weet wat je moet bijhouden en wat weg mag. Dat geldt zowel voor je papieren als voor je digitale archief. Een eerste stap in dat proces is het schonen van het archief. Dit betekent het verwijderen van alle schadelijke materialen. In het papieren archief gaat het om materialen als: plastiek mappen, ijzer (paperclips, snelbinders, nietjes, ringmappen, …), elastieken, plakband, lijm, enzovoort. In het digitale archief om het verwijderen van virussen. Bij het schonen verwijderen we daarnaast ook overbodige stukken als dubbels, kladversies, lege mappen, enzovoort. Het schonen van je archief zorgt ervoor dat je archief en collectie makkelijker doorzoekbaar en behandelbaar is. Bovendien neemt een geschoond archief minder plaats in op de server en in de voorziene fysieke opslagruimte voor archief.

Een mooie gelegenheid om het papieren en digitale archief op te schonen is wanneer je een dossier of een project afrondt. Op dat moment ken je de inhoud ervan nog goed en weet je welke documenten van belang zijn en welke niet. Je kan ook een 'trash day’ inplannen, een dag waarop je je enkel bezighoudt met het ordelijk en toegankelijk maken van het digitaal klassement. Op een trash day ligt de focus op het digitale archief, maar je kan natuurlijk net zo goed een opruimdag voor het papieren archief organiseren. Nadat het archief is geschoond, kan je de waarde van documenten bepalen.

Een digitale opruimdag of trash day

Wat is een trash day? Een ‘trash day’ of digitale opruimdag is een dag waarop jij en/of alle medewerkers van je organisatie zich enkel bezig houden met het ordelijk en toegankelijk maken van het di...

Lees meer

Ruim je archief op

Bij het schonen van digitaal en papieren archief worden alle overbodige elementen zoals dubbels, kladversies en documenten zonder toegevoegde waarde en lege bestanden en mappen verwijderd. Schonen ga...

Lees meer

TRACKS is een samenwerking tussen deze partners: