Waardebepaling

Waardebepaling houdt in dat je nagaat wat de waarde is van een bepaald document, een reeks archiefstukken, een dossier of een object. Het proces van kiezen tussen bewaring en vernietiging en het vervolgens uitvoeren, heet 'selectie'. Om een goede selectie van documenten en objecten te kunnen maken, moet je eerst waarde en het belang ervan kennen.

Sandra Fauconnier, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons

Documenten en objecten hebben mogelijks een:

gebruikswaarde of praktisch nut
administratieve waarde
juridische waarde
cultuurhistorische waarde
erfgoedwaarde
waarde als promotie-instrument
emotionele waarde
symbolische waarde
esthetische waarde
economische waarde
artistieke waarde

Onderstaande punten helpen je om de waarde van (onderdelen van) je archief en collectie(s) te bepalen en te beslissen of je iets al dan niet (permanent) zal bewaren.

Hoe bepaal je waarde?

Beantwoord de volgende vragen:

Beschermen deze documenten of objecten de wettelijke rechten van je organisatie, haar medewerkers of haar rechtsopvolgers?
Bemoeilijkt het verlies van het document of object een correcte weergave van jouw werk? Heeft het m.a.w. een historische waarde voor jou of je organisatie?
Heeft het document of object een emotionele waarde voor jou of je organisatie?

Is het antwoord één of meerdere keren 'ja'? Dan komt het document of object in aanmerking voor tijdelijke of permanente bewaring. Hieronder vind je een indicatieve lijst van dergelijke documenten of objecten.

Wat komt in aanmerking voor permanente bewaring?

Documenten of objecten die representatief zijn voor de oprichting, de doelstellingen en werkwijze van de organisatie (zoals de verslagen van de raad van bestuur).
Documenten of objecten die de wettelijke rechten van je organisatie, haar medewerkers of erfgenamen beschermen (zoals de huurovereenkomst van het gebouw of de tewerkstellingsgegevens in functie van de pensioenrechten van werknemers, ...).
Documenten en objecten die belangrijk zijn voor een correcte beeldvorming van jouw artistieke werk.
Documenten en objecten die de hoofdlijnen van de activiteiten weergeven (zoals beleidsplannen).
Documenten en objecten die de organisatie produceert en bewaart, en die in essentie de reden van het bestaan van de organisatie vormen (zoals productiedossiers).

Wat komt in aanmerking voor vernietiging?

Documenten waarvan de wettelijke bewaartermijnen voorbij zijn.
Alle documenten en objecten met een geringe administratieve, juridische, artistieke of wetenschappelijke waarde, die bijna onmiddellijk hun praktisch belang verloren hebben (zoals niet gevraagde aanbiedingen van leveranciers, uitnodigingen voor vergaderingen, drukproeven, ...).
Documenten die wellicht elders bewaard worden. Vaktijdschriften bijvoorbeeld worden bewaard door (erfgoed)bibliotheken en/of de organisatie die de (vak)tijdschriften hebben uitgegeven.

Opgelet: van sommige documenten of bestanden heb je zowel een fysiek als een digitaal exemplaar. Hoe je hiermee omgaat, lees je in het onderdeel Materieel bewaren.

Selectielijsten als inspiratie

Misschien kunnen onderstaande selectielijsten, specifiek voor kunstenorganisaties, je wel inspireren.

Wettelijke bewaartermijnen

Organisaties met een vzw-structuur, zelfstandigen en bv's zijn verplicht zich te houden aan de wettelijke bewaartermijnen. Je vindt een overzichtslijst van bewaartermijnen op de website van de Vlaamse overheid.

Let op: neem deze lijst niet blindelings over, maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben.

Contacteer een erfgoedorganisatie

Twijfel je of je bepaalde documenten en/of objecten kan vernietigen of net permanent zou bewaren? Neem dan contact op met een erfgoedorganisatie. Zij kunnen je raad geven en je ook helpen met zoeken naar andere geïnteresseerden voor bepaalde delen van je archief en/of je collectie (zoals bv. je bibliotheek).

Noteer wat je vernietigt

Tot slot is het bij de vernietiging van (delen van) het archief en de collectie belangrijk dat er steeds een overzicht (met verantwoording) wordt gemaakt van de documenten en objecten die vernietigd zullen worden. Op basis van die lijst kun je later nagaan of een bepaald document of object dat je niet terugvindt, bewust werd vernietigd of is zoekgeraakt. Spreek bovendien goed af wie de eindverantwoordelijke is voor elke beslissing om archief- en collectiestukken te vernietigen.