Verantwoordelijkheden en afspraken

Een goede archief- en collectiezorg vereist duidelijke afspraken en het aanduiden van verantwoordelijken. Tegelijk moet de archief- en collectiezorg als een gedeelde verantwoordelijkheid gezien worden.
In deze tool leer je het volgende:

Wat is het belang van het maken van goede afspraken voor het beheer van je archief of de collectie?

Welke afspraken moeten er gemaakt worden?

Wat is het belang van het aanduiden van een eindverantwoordelijke voor het beheer van je archief of collectie?

Archief- en collectiezorg belangt iedereen aan die nauw bij de organisatie betrokken is. Zorg dat dit een gedeelde verantwoordelijkheid is van alle (interne én externe) medewerkers, maak duidelijke afspraken en leg verantwoordelijkheden vast. Hoe en met wie je dat doet, hangt af van je werking. Het is belangrijk dat je hierover goed communiceert met alle medewerkers en betrokkenen en dat de afspraken ook duidelijk worden genoteerd.

Stel één eindverantwoordelijke aan voor het archief en de collectie(s). Zo is er een centraal aanspreekpunt en behoudt één persoon het overzicht over de archief- en collectiezorg. Dat betekent niet dat hij/zij alles alleen moet doen. Maak duidelijke afspraken met de collega's en stel aparte verantwoordelijken aan voor deeltaken.

Jamie Smed from Cincinnati, Ohio, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons

Let erop dat alle afspraken consequent nageleefd worden.

Hieronder vind je een overzicht van mogelijke afspraken en verantwoordelijkheden die je kan vastleggen om een goede zorg voor je archief en collectie(s) te garanderen. De opsomming is niet exhaustief en eerder inspirerend bedoeld.

Visie

Leg duidelijk vast waar en hoe je het archief en de collectie(s) zal bewaren.
Documenteer beslissingen, acties en problemen met betrekking tot archief- en collectiezorg zodat (kennis van) acties niet verloren gaan. Bespreek ze met je medewerkers en geef aan waar deze documenten geraadpleegd kunnen worden.
Spreek af wanneer documenten en objecten in de archiefruimte ondergebracht zullen worden.

Ordenen en beschrijven

Maak afspraken voor de ordening van je fysieke en digitale archief. Op die manier weten alle medewerkers waar ze hun documenten moeten klasseren en kan iedereen documenten gemakkelijker terugvinden.
Spreek af welke medewerker de mappenstructuur mag aanpassen en vanaf welk niveau in de digitale structuur medewerkers zelf mappen mogen aanmaken. Leg ook vast op welke manier mappen en bestanden benoemd kunnen worden, zodat dit voor iedereen duidelijk is.
Bepaal welke fysieke documenten en objecten op welke plaats bewaard worden. Let erop dat dit consequent gebeurt.

Weggooien & bijhouden

Leg vast wie dubbels en schadelijke materialen zal verwijderen uit het archief en de collectie(s) en wanneer dat moet gebeuren.
Stel bewaartermijnen voor je archief op. Welke onderdelen wil/moet je permanent bewaren en welke niet? Hoe lang wil/moet je de documenten bewaren die niet permanent worden bewaard?
Leg vast wat er moet gebeuren wanneer je van hetzelfde document zowel een papieren als een digitale versie hebt: bewaar je enkel de digitale of de fysieke versie of bewaar je beide?

Materieel bewaren

Breng alle medewerkers op de hoogte van wat een goede bewaring van je archief en collectie(s) inhoudt.
Maak afspraken rond een (jaarlijkse) controle van het archief en de collectie op schade (door bv. schimmel, ongedierte, vocht, ...).
Maak afspraken over de manier waarop archiefstukken voor intern gebruik kunnen geraadpleegd worden.
Archiefstukken worden in principe niet uitgeleend. Doe je dit toch, stel dan een contract op waarin je de archief- of collectiestukken opsomt en leg vast hoe lang en door wie ze worden ontleend.
Documenten en/of objecten die dubbel zijn of niet blijvend bewaard moeten worden, kunnen eventueel uitgeleend, weggegeven of verkocht worden. Maak duidelijke afspraken en leg de voorwaarden hiervoor vast.

Digitaal bewaren

Maak duidelijke en eenduidige afspraken over:

de gebruikte bestandsformaten;
de opbouw en het gebruik van de mappenstructuur;
de naamgeving en het versiebeheer van de documenten;
het bewaren van e-mails;
het maken van back-ups.

Organiseer jaarlijks een (digitale) opruimdag of trash day. Stel een verantwoordelijke aan die deze dag voorbereidt en het overzicht houdt over de opruimactie.

Digitaliseren

Maak afspraken over:

wat er wordt gedigitaliseerd;
hoe er wordt gedigitaliseerd (intern of extern, technische specificaties, aanleverwijze);
op welke manier de stukken worden gemetadateerd.

Rechten

Maak vanaf het moment van de creatie duidelijke afspraken met medewerkers en externe betrokkenen over auteursrechten in functie van (her)gebruik van archiefmateriaal. Onderzoek of dit in een contract kan opgenomen worden.
Documenteer van bij de creatie de rechtenstatus en rechthebbenden van archiefmateriaal.