Obstakels overwinnen

Je kan heel enthousiast zijn over archief- en collectiezorg, maar een aantal obstakels beletten je om echt aan de slag te gaan. De voornaamste struikelblokken zijn gebrek aan geld, plaats, tijd en expertise (over archief- en collectiezorg).

Vergis je niet: alle oplossingen die hier worden aangereikt, vragen extra inspanningen. Wanneer je voor een organisatie werkt, zorg je er dus het best voor dat het volledige team je steunt in deze onderneming.

Pieter Geerts, CC BY-SA 3.0, via Wikimedia Commons

Gebrek aan geld

Enkel bij een archiefinstelling heeft archiefzorg de hoogste prioriteit. Dat er bij andere organisaties niet veel geld overblijft om zorg te dragen voor archief en collectie, is begrijpelijk. Hieronder krijg je een paar tips om geld vrij te maken of te bekomen om een archiefproject te financieren.

Structureel gesubsidieerd

Wie structureel gesubsidieerd wordt vanuit het Kunstendecreet, moet voldoen aan de subsidievoorwaarde 'Zorg dragen voor het eigen archief'. In dat geval, reserveer je best een klein budget in je begroting. Ook wie niet onder het Kunstendecreet valt, houdt bij het opmaken van de jaarlijkse begroting het beste rekening met kosten voor het archief en de collectie.

Extra (subsidie)geld

Voor grotere archief- en erfgoedprojecten die buiten de basiszorg vallen, kan extra (subsidie)geld interessant zijn. Bijvoorbeeld voor een publicatie of een tentoonstelling op basis van je archief en/of je collectie. Via de links hieronder vind je meer informatie wanneer je op zoek gaat naar extra financiering.

• Op de website van het Departement Cultuur, Jeugd en Media vind je via de subsidiewijzer alle informatie over subsidies van de Vlaamse Overheid.
• FARO, het Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed, publiceert op zijn website een overzicht van Publieke en private financieringsbronnen. Je vindt er ook links naar diverse manieren van alternatieve fondsenverwerving, zoals crowdfunding.
• Verschillende organisaties uit de cultureel erfgoedsector kunnen je begeleiden bij het voorbereiden van een projectaanvraag. Een overzicht van deze organisaties vind je hier.
• Je eigen archief en/of collectie kan ook geld opbrengen. Misschien heb je nog verschillende exemplaren van programmaboekjes, posters of ander promotiemateriaal liggen? Stel ze te koop aan het publiek op je website en vermeld erbij wat je met het extra geld wil realiseren. Zorg er wel voor dat er van elk stuk altijd twee exemplaren in het archief bewaard blijven.
• Naast extra middelen zoeken, kan je bepaalde kosten misschien beperken door samen te werken met andere organisaties. Zoals voor de aankoop van een server, een back-up-systeem, de huur van opslagruimte, ...

Gebrek aan plaats

Waardevolle archief- en/of collectiestukken worden soms weggegooid omwille van het plaatsgebrek.

• Een mogelijke oplossing is een loods of een garage huren voor deze collectie. Een klein deel van de kostprijs hiervan kan eventueel gerecupereerd worden door deze objecten te hergebruiken, te recycleren of te verhuren. Zorg dat je een goed overzicht hebt van deze stukken. Stel bij verhuur een contract op.
• Je kan ook plaats besparen door je archief en je collectie op te ruimen. Hiermee verwijder je onder andere dubbele exemplaren, kladversies en schadelijke materialen (zoals plastieken mapjes en nietjes).
• Waardeer en selecteer. Ga na welke documenten en objecten je moet en/of wil bewaren, en voor hoelang. Wat wettelijk niet bewaard moet worden en voor jou geen nut meer heeft, kan je verwijderen.
• Bekijk of bepaalde onderdelen van je archief kunnen worden overgedragen aan een professionele bewaarinstelling. Meer informatie hierover vind je bij Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s).

Wat komt eventueel in aanmerking voor een overdracht?

• Documenten en objecten die nauwelijks nog geraadpleegd worden binnen jouw werking (het zogenaamde 'statisch archief').
• Archieven en collecties van andere organisaties (bijvoorbeeld rechtsvoorgangers) en/of privépersonen die jij in je bezit hebt.

Gebrek aan tijd

Denk je niet genoeg tijd te hebben voor archiefzorg? Ontdek hier hoe je tijd kan besparen.

• Maak gebruik van deze website en vermijd tijdrovend opzoekwerk. Wij hebben voor jou heel wat informatie over archief- en collectiezorg verzameld.
• Stel in overleg met de directie of het bestuur een prioriteitenlijst op. Zo kan je de zorg voor het archief spreiden, is het duidelijk wat er moet gebeuren en kan je aangeven of je hulp nodig hebt.
• Plan je acties in je dagelijkse werking in. Wanneer je een visie hebt, met duidelijke doelstellingen en prioriteiten, is het gemakkelijker om deze te volgen.
• Je kan ook hulp inschakelen. Houd er wel rekening mee dat de begeleiding van 'helpers' soms meer tijd en energie vraagt dan je op het eerste gezicht zou denken.

Welke hulp kan je inschakelen?

• Jouw sympathisanten en achterban hebben misschien meer tijd én zin om als vrijwilliger mee te helpen bij het verwerken van je archief en/of collectie.
• Een student uit de opleiding Archivistiek, Kunstwetenschappen, Literatuurwetenschappen, Musicologie of kunsthogescholen heeft misschien tijdens de zomer wel tijd om een handje te helpen of wil doorheen het academiejaar misschien wel stage lopen in jouw organisatie.
• Oud-medewerkers kennen de werking en de producties van jouw organisatie goed en kunnen deze kennis gebruiken bij het verwerken van het archief en/of de collectie.

Gebrek aan expertise

Jouw kerntaak bestaat niet uit het archiveren van je werking en creaties. Het is dus logisch dat je niet over alle nodige kennis beschikt. Op deze website hebben we al heel wat informatie verzameld en hieronder vind je nog enkele extra links.

• Je kan bij verschillende organisaties en instellingen in Vlaanderen terecht met al je concrete (archief)vragen. Zie bij Partnerorganisaties.
• Ken je iemand of een bevriende organisatie die zelf zijn/haar archief onder handen nam? Aarzel niet om hen te contacteren. Zij willen wellicht hun ervaringen, met tips en tricks met jou delen. Misschien sluiten een aantal praktijkvoorbeelden op deze website wel aan bij jouw project?
• Heb je moeilijkheden om sommige mensen, locaties, ... op foto's of video's uit het archief te identificeren? Vraag oud-medewerkers, vrienden van de organisatie of zelfs het publiek om hulp ('crowdsourcing'). Hou hierbij wel altijd rekening met de bescherming van persoonsgegevens.