Kennisborging

Waar gaat het om?

Wanneer een ervaren medewerker je organisatie verlaat, gaat er meteen ook een pak kennis en kunde de deur uit. 'Kennis borgen' betekent dat je de kennis van de medewerker die vertrekt, doorgeeft aan (nieuwe) mensen binnen je organisatie.

Met kennis bedoelen we het geheel van informatie, ervaring en vaardigheden. ('Alles wat in het hoofd en in de handen zit'.) Het gaat dus niet alleen om de pure vakkennis, maar ook om de netwerken, de kennis over de (geschiedenis van de) eigen organisatie, ...

Om de continuïteit binnen de organisatie te verzekeren, is het belangrijk dat essentiële kennis zoveel mogelijk wordt overgedragen aan de opvolger.

De vertrekkende werknemer en zijn/haar leidinggevende plannen het beste in de laatste maanden voor het vertrek tijd in voor kennisborging. In het beste geval kunnen de vertrekkende medewerker en de nieuwe medewerker in die periode nog een tijdje samenwerken om kennis, kunde en taken over te dragen.

Hoe hou je de kennis binnen je organisatie?

Er zijn meerdere manieren mogelijk om de kennis binnen de organisatie over te dragen. In elk kennisborgingstraject is het cruciaal om de specifieke taken en acties van de vertrekkende medewerker grondig te documenteren. Dat kan d.m.v. de taakanalyse of takenkaart.

Wanneer de opvolger een tijdje kan meelopen met de vertrekkende medewerker, kan de kennisoverdracht georganiseerd worden volgens het kennisoverdrachtsplan.

Komt de opvolger pas na het vertrek van de medewerker in de organisatie, dan kan een survival kit soelaas bieden.

De taakanalyse of takenkaart

Voor de taakanalyse is het de bedoeling dat de medewerker die de organisatie zal verlaten de tijd neemt om een gedetailleerd overzicht te maken van alle taken en acties die hij/zij uitvoert. Hulpvragen hierbij zijn: 'Wat zijn mijn taken?', 'Wat beheer ik?', 'Waar hou ik mij mee bezig?'

De taken kan je eventueel verder opsplitsen in deeltaken. Wees je bewust van zogenaamde 'kritieke' taken. Die zijn cruciaal voor de optimale werking van of de continuïteit binnen de organisatie, maar worden vaak niet zo ervaren door de medewerker zelf. Stel jezelf de vraag wat er zou fout gaan als die taken van de ene dag op de andere niet meer zouden worden uitgevoerd. Waar is het risico op klachten? Bij welke taken loopt de opvolger het risico grote fouten te maken? Zet bij de kennisoverdracht prioritair in op deze kritieke taken.

Om een goede taakanalyse te maken, is overleg tussen de vertrekkende medewerker, de leidinggevende en de collega's heel belangrijk. Sommige zaken en handelingen zijn voor de medewerker zo vanzelfsprekend bij het uitvoeren van zijn taken, dat zij/hij deze zou vergeten te vermelden.

Het kennisoverdrachtsplan

Dit is een actieplan, gebaseerd op de taakanalyse. Hierbij wordt in duidelijke en gestructureerde stappen beschreven welke acties nodig zijn om zoveel mogelijk kennis van de vertrekker over te dragen aan de opvolger(s). Dit gaat in de eerste plaats, maar niet alleen, over de kritieke (deel)taken.

Het kennisoverdrachtsplan kan opgemaakt worden in de vorm van een tabel. Per (deel)taak wordt gezocht naar de beste methode om de kennis over te brengen. Daarbij worden telkens de volgende zaken vermeld:

  • Welke acties moeten worden ondernomen (bv. opleiding software programma);
  • wie is er bij deze acties betrokken;
  • hoeveel tijd neemt elke actie in beslag;
  • wanneer is elke actie gepland;
  • is de actie uitgevoerd (en wat is het resultaat).

Zo heeft iedere betrokkene een goed beeld van de manier waarop de kennisoverdracht zal gebeuren. Zet in de mate van het mogelijke de acties ook effectief in de agenda van de betrokkenen, zo wordt de overdracht meteen concreet.

De Survival kit

Soms is het niet mogelijk voor de opvolger om mee te lopen met de vertrekkende medewerker. Dan is er geen tijd/gelegenheid om een kennisoverdrachtsplan uit te voeren. In dat geval kan een survival kit gebruikt worden. Dit is een document waarin de vertrekkende medewerker alle kennis bundelt die essentieel is voor zijn/haar opvolger.

Op basis van de taakanalyse wordt per (deel)taak een overzicht opgesteld voor de volgende zaken:

  • Wat zijn de vaste procedures of stappenplannen?
  • Welke bronnen zijn nodig om deze taak goed uit te voeren? (Documenten, literatuur, contactpersonen, ...) En waar zijn die te vinden?
  • Wat zijn de lopende dossiers?
  • Wat is de ontstaansgeschiedenis (inclusief de lastige kliffen en de grote successen)?
  • Wat is de toekomstvisie? Welke uitdagingen staan er nog te wachten?

Om de survival kit zo compleet mogelijk te maken, is het onontbeerlijk dat de vertrekkende medewerker dit samen doet met de leidinggevende en collega's. Aan hen kan namelijk feedback gevraagd worden.

Bij elke taak in de survival kit kan een collega aangeduid worden met wie de vertrekkende medewerker alles heeft overlopen. Op die manier kan deze collega de opvolger bijstaan wanneer deze voor het eerst deze taak moet uitvoeren. De collega kan dan misschien niet inhoudelijk ondersteunen, maar kan door zijn organisatiekennis en netwerk toch hulp bieden.

Meer lezen

Voor wie meer wil lezen over dit onderwerp is er de handleiding van FARO, Help mijn collega vertrekt?!

Deel dit artikel:          

TRACKS is een samenwerking tussen deze partners: