Hoe stel ik een visie op archiefzorg op?
Een visie op archiefzorg is een korte tekst waarin je vastlegt waarom je zorg draagt voor je archief en welke doelen je hiermee wil bereiken. Zo kan je onder meer aan archiefzorg doen om makkelijk documenten terug te vinden en dus efficiënt te kunnen werken, om de geschiedenis van jouw praktijk of organisatie te kunnen reconstrueren of om naar buiten te kunnen treden met (delen van) je archief (zoals een fotocollectie). Het is zinvol om stil te staan bij wat je wil bereiken om gerichte stappen te kunnen ondernemen op vlak van archiefzorg. Daarbovenop zijn kunstenaars of kunstenorganisaties die een werkingssubsidie ontvangen binnen het kunstendecreet ook verplicht om een visie op archiefzorg op te stellen.
Om een visie op archiefzorg te formuleren, sta je best even stil bij vragen als: wat beschouw ik als archiefmateriaal? Waarom bewaar ik dit materiaal? Waar wil ik naartoe met de zorg voor mijn archief? Koppel nadien ook concrete acties aan je doelen en denk hier een realistische timing voor uit. Hierbij denk je na over: hoe ga ik deze doelen bereiken? Wat moet ik hier concreet voor ondernemen? Ook leg je best verantwoordelijkheden vast in een document. Wie gaat deze acties uitvoeren en/of behoudt het overzicht?
De invulbundel die we opstelden voor het ontmoetingsmoment op 16/11/2023 kan je helpen bij het opstellen van een visie op archiefzorg door gerichte vragen te stellen. Betrek ook collega’s bij het beantwoorden van deze vragen. Op die manier kan je een visie formuleren waar iedereen zich in kan vinden en die gedragen wordt binnen de organisatie. Het VAi stelde ook een checklist voor archiefbeheer bij ontwerpers op. Deze geeft inzicht in wat je al doet op vlak van archiefzorg.
Auteur: Justine Van Gysel (CEMPER), Delphine Vanoverberghe (VAi)
