Visie

Het belang van een visie


Met een visie maak je als organisatie duidelijk wat je ambities zijn omtrent je archief en collectie(s). Die kunnen eerder bescheiden zijn (bv. documenten met bewijskracht gemakkelijk kunnen terugvinden) of net heel ambitieus (bv. het archief als bron voor onderzoek en artistiek hergebruik). Wat je ook wil bereiken met je archief en/of collectie(s), het is vooral belangrijk dat je de tijd neemt om hierover na te denken en je visie neer te schrijven.

Je archief en/of collectie(s) bestaan uit administratieve en zakelijke documenten (contracten, subsidiedossiers, facturen, ...), creatieve documenten en objecten (schetsen, modellen, foto's, ...) en verzamelingen (boeken, tijdschriften, kostuums, ...) die tot stand komen tijdens het uitvoeren van je werk. Een goed beheer hiervan vertrekt vanuit de idee dat archieven en collecties zich in een een goede, geordende en toegankelijke staat bevinden. Het houdt ook in dat je documenten hun betrouwbaarheid, authenticiteit, integriteit en bruikbaarheid niet verliezen.

Buiten een aantal wettelijke verplichtingen, bepaal je als privaatrechtelijk persoon of organisatie grotendeels zelf de samenstelling en de waarde van je archief en collectie(s). Daarbij komt dat organisaties die structureel gesubsidieerd worden binnen het Kunstendecreet, zorg moeten dragen voor hun archief. Het is uiteraard voor iedereen interessant om bewust om te springen met hun eigen archief en/of collectie(s). Zo wordt de structuur van je organisatie namelijk transparanter, kan je documenten en objecten gemakkelijker terugvinden en kan je externen eventueel tonen wat je hebt.

Op basis van je neergeschreven visie kan je de doelstellingen vastleggen die hieruit vloeien en de acties bepalen om ze te bereiken. Deze doelen en acties worden opgenomen in de beleids- en actieplannen. Als je in de jaarlijkse begroting ook (een klein) budget toewijst aan archief- en collectiezorg, kan je werk maken van die acties.

Het belangrijkste punt is concrete afspraken maken met medewerkers. Zo is het voor iedereen duidelijk wat er bedoeld wordt met archief en collectie, waar men de nodige documenten en objecten kan vinden en hoe men ermee moet omgaan. Ook verantwoordelijkheden toewijzen draagt bij aan een goede archief- en collectiezorg.

Auteur:CEMPER

Doelstellingen omtrent archief- en collectiezorg

Om doelstellingen en daaraan gekoppelde acties te bepalen, is het noodzakelijk dat je eerst een goed overzicht hebt van jouw archief en/of je collecties. (Meer informatie daarover vind je bij: Breng ...

Lees meer

Kennisborging

Waar gaat het om? Wanneer een ervaren medewerker je organisatie verlaat, gaat er meteen ook een pak kennis en kunde de deur uit. 'Kennis borgen' betekent dat je de kennis van de medewerker die vert...

Lees meer

Obstakels overwinnen

Je kan heel enthousiast zijn over archief- en collectiezorg, maar een aantal obstakels beletten je om echt aan de slag te gaan. De voornaamste struikelblokken zijn gebrek aan geld, plaats, tijd en ex...

Lees meer

Verantwoordelijkheden en afspraken

Archief- en collectiezorg belangt iedereen aan die nauw bij de organisatie betrokken is. Zorg dat dit een gedeelde verantwoordelijkheid is van alle (interne én externe) medewerkers, maak duidelijke a...

Lees meer

Waardebepaling

Waardebepaling houdt in dat je nagaat wat de waarde is van een bepaald document, een reeks archiefstukken, een dossier of een object. Het proces van kiezen tussen bewaring en vernietiging en het verv...

Lees meer

TRACKS is een samenwerking tussen deze partners: