Optimaliseer je ordening

Voldoet het ordeningsplan van jouw archief nog aan de noden en verwachtingen van je organisatie? Wanneer bijvoorbeeld de werking en activiteiten van je organisatie veranderen, moet ook het ordeningsplan veranderen om een correcte weergave hiervan te blijven. Het kan ook zijn dat je medewerkers en collega’s de bestaande ordening te omslachtig vinden of er hun weg niet in kunnen terugvinden.

In dergelijke gevallen is het nodig om de ordening van je archief aan te passen en af te stellen op de reële werking van je organisatie. Door de ordening van het archief te optimaliseren, kunnen je medewerkers hun archiefstukken makkelijker archiveren en nadien sneller terugvinden.

Deze tool geeft een stappenplan voor de optimalisatie van de ordening van je archief. De focus van dit stappenplan ligt op het digitale archief, maar de beschreven principes kunnen ook perfect worden gebruikt voor het papieren archief.

Evalueer de bestaande structuur

De eerste stap is om de volledige gemeenschappelijke mappenstructuur te evalueren. Betrek hier de personen bij die de structuur het meest frequent gebruiken, zij hebben immers het meeste zicht op de problemen en knelpunten. Ga bij de evaluatie na of de structuur helder is voor iedereen die in de desbetreffende mappen werkt. Ook nieuwkomers en buitenstaanders zouden hun weg moeten kunnen vinden in de mappenstructuur. Noteer waar er verbeteringen mogelijk zijn.

Indien uit de evaluatie blijkt dat de mappenstructuur voor de gebruikers fundamenteel gewijzigd moet worden, raadpleeg je het best eerst de tool Maak een ordeningsplan/mappenstructuur.

Maak een overzicht van alle werkpunten die bij de evaluatie naar voren zijn gekomen.

Maak afspraken rond verbeteringen

In deze stap worden er afspraken gemaakt over de aanpak van de verbeterpunten die bij de evaluatie naar boven zijn gekomen. Het is van belang dat iedereen akkoord gaat met de gemaakte afspraken.

Een veelvoorkomend probleem is dat er voor bepaalde documenten meerdere logische bewaarplaatsen zijn. Foto’s kunnen bijvoorbeeld samen worden bewaard in één centrale reeks, maar kunnen evengoed worden geplaatst bij de dossiers of projecten waarop ze betrekking hebben. Ga na welke oplossing het beste past voor de werking van je organisatie en spreek af om dit consequent uit te voeren.

Documenteer de bestaande ordening

Documenteer welke nieuwe afspraken er gemaakt zijn met betrekking tot het ordenen van het archief. Indien je je archief in kaart hebt gebracht zoals omschreven in de tool Breng je archief en collectie(s) in kaart, kan je de nieuwe ordeningsprincipes rechtstreeks daarin verwerken. Documenteer ook hoe de situatie er uitzag voor de geplande veranderingen werden doorgevoerd. Op die manier is het nog mogelijk om bepaalde beslissingen terug te draaien.

Een manier om de veranderingen in je ordeningsplan te documenteren, is via de tool Folder Structure Creator. Met deze tool zet je de mappenstructuur uit je Finder of Verkenner eenvoudig om naar een spreadsheet. De gemaakte afspraken over het bewaren van bestanden kan je vervolgens in het bestand toevoegen. Je kan ook altijd de belangrijkste afspraken documenteren in een eenvoudige tekstverwerker.

Breng alle huidige en toekomstige gebruikers op de hoogte

Bewaar alle documentatie met afspraken over de ordeningsprincipes, alsook documentatie over de vorige indeling, op een logische plaats in de mappenstructuur, bijvoorbeeld in een mapje “Archiefbeheer”. Communiceer deze locatie met alle huidige en toekomstige medewerkers zodat iedereen bij twijfel de documentatie kan raadplegen.

Pas de gemaakte afspraken systematisch toe

Spreek duidelijk af vanaf welk moment de nieuwe afspraken worden ingevoerd. De gemaakte afspraken kunnen systematisch worden toegepast op het archief dat vandaag gecreëerd wordt. Stel een verantwoordelijke aan voor de opvolging van de nieuwe regels en organiseer indien nodig een bijkomend sensibiliserend moment om iedereen te overtuigen van het nut van de nieuwe mappenstructuur.

Bij kleine aanpassingen aan de mappenstructuur kan het bestaande archief relatief snel worden aangepast om aan de nieuwe regels te voldoen. Dit is minder evident bij meer ingrijpende veranderingen, bijvoorbeeld wanneer de volledige mappenstructuur wordt omgegooid. Hoewel je in zo’n gevallen het bestaande archief kan bijwerken om aan de nieuwe regels te voldoen, is dit zeer tijds- en arbeidsintensief. Een alternatieve optie is om een cesuur in het archief aan te brengen en voorlopig bij enkel het nieuwe aangemaakte archief de nieuwe regels toe te passen. Het oude archief blijft de oude regeling volgen. Het voordeel van deze regeling is dat de introductie van nieuwe ordeningsregels makkelijker wordt. Het nadeel is dat je nu met twee archieven zit die elk een andere ordening volgen.

Auteurs: Het Firmament, Florian Daemen (AMVB)

TRACKS is een samenwerking tussen deze partners: