Naamgeving van mappen en bestanden

Een belangrijk onderdeel van het opstellen van een ordeningsplan is het toekennen van namen aan individuele mappen en bestanden. Een goede naamgeving is zowel voor papieren als voor digitaal archief van belang. Hieronder worden een aantal richtlijnen opgesomd die kunnen toegepast worden bij het kiezen van goede map- en bestandsnamen.

Naamgeving van mappen

Bij het opstellen van je ordeningsplan is het belangrijk dat je duidelijke namen geeft aan alle mappen en onderverdelingen. Zorg ervoor dat iedereen deze namen op dezelfde manier interpreteert en dat er geen verwarring of overlap mogelijk is. Het is aangeraden om de naamgeving uit de modelordeningsplannen te volgen, al is dit uiteraard geen verplichting. Zolang de namen van de indelingsniveaus logisch, duidelijk en consequent zijn, ben je volledig vrij om ze zelf te bepalen.

Door alle indelingsniveaus of mappen duidelijke en unieke namen te geven waar alle medewerkers hetzelfde onder verstaan, creëer je orde en overzicht en vind je de documenten sneller terug. Een duidelijke mapnaam maakt het ook eenvoudiger om volledige dossiers aan te leggen rond een specifiek onderwerp, wat de samenwerking met je collega’s ten goede komt.

Vermijd het overmatige gebruik van afkortingen. Deze zijn niet voor iedereen meteen duidelijk en kunnen voor verwarring zorgen. Met name nieuwe collega’s hebben vaak moeite om het systeem van afkortingen te doorgronden. Als je organisatie toch afkortingen wenst te gebruiken in het ordeningsplan, is het aangeraden om een overzichtslijst aan te leggen van alle gebruikte afkortingen en deze aan al je collega’s te bezorgen.

Het is aangeraden om voor de duidelijkheid ook een hiërarchische nummering te hanteren in de naamgeving van je indelingsniveaus. Via zo’n systeem kan je heel makkelijk bepaalde mappen terugvinden in het ordeningsplan en is het makkelijker om naar je collega’s de locatie van een bepaald document in de mappenstructuur te communiceren. Je bent vrij om zelf een nummeringssysteem te bepalen.

Naamgeving in een digitaal archief

Voor een digitaal archief gelden er bijkomende regels voor de naamgeving van zowel de mappen als van de bestanden zelf. Deze regels zijn er vooral omwille van technische redenen. Het gebruik van bepaalde tekens in de naamgeving kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat de computer de namen fout interpreteert en er ongevraagd een bepaalde bewerking op uitvoert.

Volg voor het benoemen van digitale mappen de volgende regels:

Gebruik enkel de volgende tekens:
- Letters a-z en A-Z
- Cijfers 0-9
- Underscore _ en liggend streepje -
Gebruik nooit onderstaande tekens. De computer zal deze interpreteren als commando’s om bepaalde opdrachten uit te voeren of zal ze vervangen door andere tekens.
- Spaties
- Leestekens: !?.,;:()’
- Diakritische tekens: é à ù ç è
- Speciale tekens: /*%@|#§$
Kies een betekenisvolle en unieke benaming: kort maar krachtig en voor iedereen begrijpbaar.
Beperk het aantal mapniveaus bij voorkeur tot 5 en maximaal tot 8. Wanneer je dieper gaat wordt de padlengte van het document te lang en loop je de kans dat de computer de mappen niet meer terugvindt of de bestanden niet meer kan lezen.
Gebruik voor elke mapnaam dezelfde structuur. Vermijd mappen op naam van een persoon of met de titel “Varia”.

Schrijf bijvoorbeeld niet “Foto's van 2014”, maar gebruik liever “2014_Fotos”.

Net als bij het papieren archief is het aangeraden om elke mapnaam met een nummer en/of cijfer te beginnen. Een computer zal de mappen doorgaans numero-alfabetisch willen ordenen, en op deze manier behoud je de logische ordening die je aan de mappen hebt gegeven. Via een nummering kan je ook een hiërarchie aanbrengen om het aantal niveaus te beperken.

Houd er rekening mee dat een computer mappen die beginnen met cijfers 10 tot 19 zal plaatsen tussen 1 en 2. Combineer daarom de cijfers met letters of vul de ‘lege’ plaatsen op (01, 02, 09, 10, 11).

Naamgeving van bestanden

Door digitale bestanden een duidelijke, herkenbare naam te geven vind je sneller het bestand dat je zoekt zonder dat je alle documenten een voor een moet openen. Een vaste structuur binnen je bestandsnamen zorgt er bovendien voor dat je computer de bestanden alfabetisch of chronologisch kan ordenen.

Voor bestanden gelden dezelfde regels en basisprincipes als bij de naamgeving van je mappen (gebruik enkel a-z, A-Z, 0-9, _ en -; gebruik geen !?.,;:() é à ù ç è /*%@|#§$).

Bestandsnamen moeten kort maar krachtig zijn en volgen best een vaste structuur die je in overleg met je collega’s vastlegt. Wat er in de bestandsnaam staat, is deels afhankelijk van de inhoud van het document. De bestandsnaam kan de volgende onderdelen bevatten:

Type document: verslag, agenda, onkostennota, subsidiedossier, etc. Hier kunnen eventueel afgesproken afkortingen voor gebruikt worden, maar zorg er dan wel voor dat deze afkortingen in een centrale lijst worden toegelicht.
Auteur: wanneer verschillende auteurs aan dezelfde versie van een document werken, of wanneer er auteursrechten op rusten (zoals bv. foto’s), kan het lonen om de namen in de titel op te nemen. Je kan intern afspreken om hier bijvoorbeeld de initialen voor te gebruiken.
Afzender en/of geadresseerde: bij e-mailberichten worden deze best in de titel opgenomen, eventueel als initialen.
Projectnummer of klassementnummer: dit kan handig zijn bij reeksen die sowieso genummerd worden, zoals bestelbonnen. Door het nummer vooraan in de bestandsnaam te plaatsen, kan je ervoor zorgen dat de computer de bestanden automatisch in de juiste volgorde zet.
Versiebepaling: maak steeds een onderscheid tussen verschillende versies of iteraties van dezelfde tekst, zodat je steeds op de meest recente versie verder werkt. Gebruik bij voorkeur afkortingen als: v0_1, v1, v1_1, v2.
Datering: plaats steeds de datum van aanmaak van het document in de titel. De computer geeft in de verkenner immers enkel de datum van de laatste aanpassing, wat voor verwarring kan zorgen. Gebruikt steeds de structuur JJJJMMDD. Door de datering steeds vooraan in de bestandsnaam te zetten, kan je je digitale documenten makkelijk chronologisch ordenen.

Elke bestandsnaam wordt gevolgd door een punt en een extensie (vb.: .docx, .ppt, .jpeg). Deze worden automatisch door de computer ingevuld. In sommige besturingssystemen, zoals bijvoorbeeld Mac OS, wordt de extensie niet zichtbaar weergegeven maar zijn ze op de achtergrond wel aanwezig. Het is dus niet nodig om deze zelf toe te voegen. Verander nooit de extensie, want dan kan het bestand niet meer geopend worden.

Enkele voorbeelden van digitale bestandsnamen zijn:

WorkshopDigitaleWeek.docx
Presentatie_jaarverslag_20191130.pptx
20160817_Verslag_raad_van_bestuur.pdf
20070112_KL_OP_aankoop_materiaal.msg

Opgelet: De combinatie van het aantal niveaus (mappen in mappen) en de lengte van map- en bestandsnamen bepaalt de padlengte van een bestand. Systemen als Windows kunnen slechts een beperkt aantal tekens van dit pad lezen (vaak gaat het om een maximum van 255 tekens). Om pad-lengtes te controleren kan je gebruik maken van de eenvoudige tool Path Scanner (Windows).

Bestanden hernoemen

Wanneer je nieuwe regels introduceert voor de benoeming van mappen en bestanden, moet je natuurlijk de bestaande namen ook aanpassen. Ga hierbij bedachtzaam te werk. Volgende aandachtspunten zijn cruciaal voor een goed verloop van de herbenoemingen:

Kopieer een map met verschillende soorten bestanden zodat je veilig kan experimenteren. Werk nooit in de originele mappenstructuur.
Ga op zoek naar een geschikte procedure of werkwijze om bestanden binnen jouw organisatie te benoemen. Houd hierbij rekening met bovenvermelde principes.
Test de richtlijnen uit op verschillende soorten documenten en binnen verschillende mappen; pas indien nodig je werkwijze aan.
Stel een intern document op waarin je de werkwijze duidelijk uitlegt.
Organiseer een informatiesessie voor je collega’s waarin je de principes eenvoudig en duidelijk uitlegt. Breng ook nieuwe medewerkers, stagiairs en vrijwilligers op de hoogte.
Pas de interne afspraken aan indien er problemen naar boven komen.

Wil je een reeks (bv. afbeeldingen) in één keer herbenoemen? Hieronder vind je drie programma's waarmee je in bulk documenten en foto’s van een goede bestandsnaam kan voorzien:

Auteur: Het Firmament, Sanne Van Bellingen, Florian Daemen (AMVB)