Maak een plaatsingslijst (scenario 1)
In deze tool beschrijven we hoe je een plaatsingslijst kunt maken voor je archief. Een plaatsingslijst is een instrument om je archief toegankelijk te maken. Voor meer info over archieftoegangen en de verschillende instrumenten die je hiervoor kunt gebruiken, kan je terecht bij de tool Maak een archieftoegang en beschrijf je archief.
Wat is een plaatsingslijst?
Een plaatsingslijst geeft een overzicht van alle verpakkingseenheden van het archief (per doos of map) in de volgorde waarin ze fysiek staan opgesteld. Per doos of map wordt er via een beknopte beschrijving aangegeven welke stukken er zich in die doos bevinden en wat de vindplaats ervan is in de bewaarruimte(s). Een plaatsingslijst is niet gebaseerd op een bepaalde ordening, maar geeft enkel summiere beschrijvingen van de dozen zoals ze fysiek in het rek staan. Het documenteert met andere woorden de situatie zoals ze is.
Voordelen:
- Een plaatsingslijst is de makkelijkste en snelste van de vier types toegangen om samen te stellen.
- De ordening op de lijst komt overeen met de fysieke ordening van de dozen.
Nadelen:
- Door het ontbreken van een inhoudelijke ordening is het vaak moeilijk om specifieke stukken in de lijst terug te vinden.
- Je krijgt geen gestructureerd overzicht van je archief of collectie(s).
- De context van de stukken en objecten is niet af te leiden uit de structuur van de lijst.
- Door te summiere beschrijvingen is het vaak moeilijk om te weten om welke stukken of objecten het gaat.
- Wanneer delen van het archief of de collectie(s) worden verhuisd, verplaatst of opnieuw geordend, klopt de lijst niet meer.
Een plaatsingslijst wordt het best gebruikt wanneer een archief snel in kaart moet worden gebracht en er geen tijd is om een meer gedetailleerde toegang samen te stellen. Plaatsingslijsten worden vaak opgesteld als voorbereiding op een verhuis of overdracht naar een archiefinstelling. Een plaatsingslijst is een goede hulp om bij te houden waar elk archiefstuk of object fysiek staat, maar door het gebrek aan een interne ordening is het eigenlijk niet geschikt om gebruikt te worden als een volwaardige inventaris van je archief of collectie(s). Een plaatsingslijst is doorgaans een ‘noodoplossing’ bij gebrek aan beter. In afwachting van en als voorbereiding op een volwaardige inventaris kan het wel dienen als voorlopige toegang.
Bij heel kleine archieven of collectie(s) is het gebrek aan een interne ordening bij plaatsingslijsten minder een probleem. Als je archief bestaat uit slechts een twintigtal dozen, is een plaatsingslijst vaak meer dan voldoende. Bij grotere archieven of collecties overweeg je het best om een meer uitgebreide toegang samen te stellen.
Werkwijze
Stap 1. Geef alle mappen en dozen in je archief een oplopend volgnummer. Noteer dit nummer ook duidelijk op de dozen.
Stap 2. Maak een plan van je bewaarruimte en geef elk rek/kast een uniek nummer. Eventueel ken je ook aan elk schap een eigen nummer toe. Zorg ervoor dat deze nummers een bepaalde logica volgen zodat je ze makkelijk kan terugvinden (vb. 24.5 is het vijfde schap in kast 24).
Stap 3. Noteer voor elke doos de volgende basiselementen:
- doosnummer (inventarisnummer);
- redactionele vorm;
- inhoud;
- datering;
- vindplaats of locatie in je bewaarruimte, gebruik hiervoor het rek- of schapnummer.
Deze tabel licht toe wat de bovenstaande elementen precies inhouden. Zorg ervoor dat de beschrijvingen in de lijst in dezelfde volgorde staan als de dozen in het rek.
Tip: je kan Excel of een equivalent programma gebruiken om de beschrijvingen te noteren. Investeren in een duur archiefbeschrijvingsprogramma is helemaal niet nodig. Dit sjabloon voor een plaatsingslijst, opgemaakt in Excel, kan in zijn eenvoud perfect dienen.
