Maak een inventaris met beschrijvingen op stukniveau (scenario 3)

In deze tool beschrijven we hoe je een inventaris kunt maken voor je archief. Een inventaris is een instrument om je archief toegankelijk te maken. Voor meer info over archieftoegangen en de verschillende instrumenten die je hiervoor kunt gebruiken, kan je terecht bij de Tool Maak een archieftoegang en beschrijf je archief.

In deze tekst gaan we nader in op het maken van een inventaris op stukniveau.

Overzicht

Een inventaris met beschrijvingen op stukniveau is de logische verderzetting van een inventaris op reeksniveau: in plaats van de reeksen, beschrijf je nu de afzonderlijke stukken of objecten in je archief of collectie(s). Een inventaris op stukniveau is dus een meer gedetailleerde versie van de inventaris op reeksniveau, en staat toe om op afzonderlijke stukken en objecten te zoeken.

Het is echter arbeidsintensiever om samen te stellen. Een beschrijving op stukniveau is dan ook niet voor alle delen van je archief en collectie even zinvol. Bij homogene reeksen van opeenvolgende documenten, zoals bijvoorbeeld de verslagen van de raad van bestuur, biedt een beschrijving op stukniveau weinig meerwaarde ten opzichte van een beschrijving op reeksniveau. Toch zijn er voor bepaalde types documenten en objecten goede argumenten om wel een beschrijving op stukniveau te maken:

  • Archiefstukken die je wilt digitaliseren zal je altijd op stukniveau moeten beschrijven.
  • Een beschrijving op stukniveau verhoogt de vindbaarheid van individuele stukken en objecten. Zeker voor belangrijke of kostbare stukken is dit een groot voordeel. Boeken uit de bibliotheek, bladmuziek of kostuums worden bijvoorbeeld altijd stuksgewijs beschreven.
  • Als je je archief of collectie naar een groot publiek wil ontsluiten via een tentoonstelling, publicatie of online databank, is een gedetailleerde inventaris op stukniveau een belangrijke eerste stap.

Een inventaris op stukniveau wordt op dezelfde manier samengesteld als een inventaris op reeksniveau. Het verschil is dat je in plaats van reeksen individuele stukken en objecten beschrijft. De beslissing om over te gaan tot de beschrijving op stukniveau hangt uiteindelijk sterk af van het type archiefdocument. Elk type heeft zijn eigen aspecten en methoden.

Papieren archief

Om een papieren archief op stukniveau te beschrijven, vermeld je per stuk de volgende basiselementen:

  • Inventarisnummer of code
  • Redactionele vorm
  • Inhoudsbeschrijving
  • Datum van het stuk
  • Omvang
  • Vindplaats/plaatsingsnummer
  • Staat van het stuk

Beschrijf je de papieren stukken in functie van een digitaliseringsproject, noteer dan ook de volgende elementen:

  • Afmetingen
  • Digitalisering
  • Controle digitalisering

In deze tabel wordt toegelicht wat bovenstaande elementen precies inhouden. Een handig sjabloon voor het beschrijven van je papieren archief op stukniveau vind je hier.

Zelfs als je op stukniveau beschrijft, zal je merken dat veel archiefstukken of objecten heel sterk op elkaar aansluiten. Voor de overzichtelijkheid kunnen deze stukken alsnog in reeksen gegroepeerd worden.

Foto's en audiovisueel archief

In tegenstelling tot geschreven stukken, spreken beelden haast nooit voor zich. Een goede beschrijving is cruciaal om audiovisueel materiaal achteraf opnieuw in zijn context te kunnen plaatsen. Op deze manier kunnen de betekenis en boodschap van een (bewegend) beeld bewaard blijven.

Foto’s zijn interessant materiaal om te gebruiken in bijvoorbeeld publicaties of tentoonstellingen. Een goede stuksgewijze beschrijving helpt bij het terugvinden van de juiste foto. Het volledig beschrijven van grote fotocollecties op stukniveau kan echter een tijdrovende taak worden, dus onderschat dit zeker niet. Vaak wordt er van één gebeurtenis een hele reeks foto’s getrokken. In dergelijke gevallen kunnen meerdere foto’s een beschrijving delen.

Bij dragers van bewegend beeld of geluid stelt zich het bijkomend probleem dat dit materiaal in archieftermen ‘blind’ is: de inhoud is niet meteen waarneembaar en je hebt een specifiek toestel nodig om de inhoud te kunnen afspelen. Denk bijvoorbeeld aan VHS-tapes, die je niet zonder een videorecorder kan afspelen. Zeker voor oudere dragers is het zeer moeilijk om nog aan een geschikt toestel te geraken waarmee je ze kan afspelen. Digitalisering is vaak de enige optie om nog aan de inhoud te kunnen komen. Om exact te weten wat je in huis hebt van audiovisuele dragers is een beschrijving op stukniveau van cruciaal belang. Bekijk deze metadataschema's van SEPIADES voor foto-archief en raadpleeg de tool Het identificeren en beschrijven van audiovisueel materiaal voor het inventariseren van bewegend beeld.

Pers- en promotiearchief

Ook de verantwoordelijke voor pers en communicatie heeft baat bij een beschrijving op stukniveau van het pers- en promotiearchief. Dat kan handig zijn om bijvoorbeeld programmabrochures van hernemingen op te stellen of om een overzicht te hebben van media-aandacht. Deze metadataschema's geven aan welke elementen je het best invult bij het registreren van je pers- en promotiearchief op stukniveau.

Grote objecten/artefacten

Grote objecten zoals kostuums, decorstukken, rekwisieten, instrumenten, maquettes en poppen lenen zich zeer goed tot een stuksgewijze beschrijving. Hier zijn een aantal argumenten voor:

  • Het bewaren van grote documenten vraagt om een grote depot- of bewaarruimte. Wanneer je die niet voorhanden hebt, kan je overwegen om de gebruikte objecten niet te bewaren en ze te herbestemmen of vernietigen. Het is dan van belang dat de documenten gedocumenteerd worden zodat duidelijk is dat ze ooit deel hebben uitgemaakt van je archief of collectie. Een stuksgewijze beschrijving is nodig om deze informatie te koppelen aan de inventaris.
  • Je krijgt een overzicht van alle objecten die je momenteel bewaart. Als je beschikt over een goede beschrijving (eventueel met foto’s), hoeft het object zelf minder fysiek geraadpleegd te worden en is er minder kans op beschadiging.
  • Een inventaris op stukniveau is een belangrijke voorwaarde om je collectie te kunnen waarderen en een onderscheid te maken tussen de meer en minder waardevolle objecten.
  • De inventaris is een interessant hulpmiddel om bij te houden welke objecten op korte en lange termijn restauratiewerken vereisen.
  • Een inventaris komt goed van pas bij de zoektocht naar een geschikte bewaarplaats.
  • Het beschrijven van de objecten levert mogelijk zelfs nieuwe inspiratie op voor een nieuwe productie of evenement.

Raadpleeg voor het beschrijven en fotograferen van kostuums het 'Draaiboek voor de inventarisatie van een kostuumcollectie'. Het draaiboek kan je hier consulteren en downloaden. Je vind er alle sjablonen waarnaar verwezen wordt in de handleiding. Je kan de handleiding ook consulteren via ISSU.


Auteur: Florian Daemen (AMVB), Wim Lowet (VAi)

TRACKS is een samenwerking tussen deze partners: