Maak een inventaris met beschrijvingen op reeksniveau (scenario 2)
In deze tool beschrijven we hoe je een inventaris kunt maken voor je archief. Een inventaris is een instrument om je archief toegankelijk te maken. Voor meer info over archieftoegangen en de verschillende instrumenten die je hiervoor kunt gebruiken kun je terecht bij de tool Maak een archieftoegang en beschrijf je archief.
In deze tekst gaan we nader in op het maken van een inventaris op reeksniveau.
Inhoud
Overzicht
Een inventaris is een overzicht van de inhoud van het archief waarbij een bepaalde ordening wordt gehanteerd. Alle archiefstukken of objecten worden beschreven op basis van deze ordeningsstructuur. Dit in tegenstelling tot de plaatsingslijst, waarbij het archief wordt beschreven in de volgorde waarin het in het rek staat.
Een inventaris op reeksniveau groepeert alle stukken of objecten die gelijkaardig zijn of die zijn opgesteld vanuit dezelfde functie, in reeksen om ze op die manier te beschrijven. Een voorbeeld zijn de productiedossiers, die in één serie zijn samengebracht en als één geheel worden beschouwd.
Voordelen:
- Dankzij de ordening zijn de archiefstukken en objecten zeer makkelijk terug te vinden.
- De context van de stukken kan worden afgeleid uit de structuur van de ordening, wat een goede aanvulling is op de beschrijving van de stukken.
- Aan een geordende inventaris kunnen makkelijk nieuwe stukken worden toegevoegd zonder de rest te verstoren.
- Bij een fysieke herordening of verhuis van het archief hoef je de inventaris niet aan te passen.
Nadelen:
- Het opstellen van een inventaris is tijdrovend.
- Iemand moet nadien opvolgen dat aanvullingen aan de inventaris op de juiste plaats worden toegevoegd.
Het opstellen van een inventaris gaat al zeer ver en is eigenlijk gespecialiseerd werk voor de erfgoedsector. Als je van plan bent een inventaris te maken, contacteer dan een van de partners van TRACKS voor begeleiding.
Werkwijze
Er zijn twee mogelijke trajecten die gevolgd kunnen worden.
Optie 1: Je archief is geordend, maar nog niet beschreven
Als je archief fysiek al geordend is (alle bij elkaar horende stukken of objecten staan bij elkaar), hoef je enkel nog de reeksen te beschrijven.
Stap 1. Leg de structuur van het archief vast in de vorm van een archiefschema. Dit is een soort inhoudstafel. Je krijgt zo een overzicht van alle afdelingen en onderafdelingen die je voor je eigen archief hebt vastgelegd. Voor het digitale archief kan je een afdruk of overzicht maken van de mappenstructuur.
Stap 2. Maak voor elke reeks of deelverzameling een beschrijving met de onderstaande onderdelen:
- Inventarisnummer of doosnummer
- Redactionele vorm
- Inhoudelijke beschrijving van de stukken. Wees hierin beknopt maar probeer toch voldoende informatie te geven over de inhoud.
- Datering van de reeks: begin- en einddatum
- Omvang van de reeks: hoeveel mappen, dozen of dossiers?
- Vindplaats: waar wordt het bewaard?
Deze tabel geeft aan wat er met elk onderdeel bedoeld wordt, met als verschil dat je alles enkel op reeksniveau beschrijft. De vindplaats van de stukken is af te leiden uit de inventaris- of doosnummers.
Optie 2: Je archief is beschreven, maar nog niet geordend
In de meeste gevallen zal je archief nog niet geordend zijn, maar is er (van een deel) wel een beschrijving beschikbaar, doorgaans in de vorm van een plaatsingslijst. Door in deze lijsten een ordening aan te brengen, kan een plaatsingslijst makkelijk worden omgezet naar een volwaardige inventaris.
Stap 1. Maak een ordeningsplan of mappenstructuur voor je archief. Je kan hiervoor vertrekken vanuit de plaatsbeschrijving. Bekijk onze tool Maak een ordeningsplan/mappenstructuur voor het uitwerken van een goede structuur.
Stap 2. Verdeel de beschrijvingen over de afdelingen en onderafdelingen van de ordeningsstructuur. Breng ze hierbij zoveel mogelijk onder in coherente reeksen. Dit zal natuurlijk niet voor alle stukken en objecten lukken. Beschouw deze stukken als reeksen met één onderdeel.
Wanneer je de beschrijvingen bij de ordeningsstructuur onderbrengt, zal je merken dat de fysieke ordening van de stukken in de dozen afwijkt van de ‘intellectuele ordening’ die je in de inventaris zal hanteren. De dozen hebben immers een doorlopende nummering (1,2,3,...), terwijl in de inventaris de nummers elkaar niet per se opvolgen. De reflex in deze situatie is om het archief te willen hernummeren. Dit wordt om verschillende redenen sterk afgeraden:
- Via de inventaris kan je alle archiefdozen vlot terugvinden en maakt het niet uit dat dossiers uit dezelfde reeks fysiek niet naast elkaar staan. De inventarisnummers fungeren in feite als plaatsingscodes en vormen de verbinding tussen de abstracte beschrijving in de inventaris en het fysieke stuk. Een hernummering biedt hiervoor helemaal geen meerwaarde.
- Hernummeren is tijdrovend.
- De kans op het maken van fouten is groot.
- Bij elke aanvulling op het archief moet je alles opnieuw hernummeren. Het is dus niet alleen nutteloos, maar ook onbegonnen werk.
Stap 3. Indien nodig, kunnen de bestaande beschrijvingen nog worden aangepast of uitgebreid. De beschrijvingen in een plaatsingslijst zijn meestal te summier om rechtstreeks over te nemen in een inventaris. Maak van het moment gebruik om ze beter te maken.
