Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)
Een beschrijving op het niveau van het archiefbestand of de collectie beschrijft de collectie als één geheel. Een beschrijving op dit niveau kan op korte termijn worden opgesteld, maar biedt geen gedetailleerde toegang tot afzonderlijke stukken.
In deze tool leer je het volgende:
- Wat is een beschrijving op archief- of collectieniveau?
- Waarvoor kan je een beschrijving op archief- of collectieniveau gebruiken?
- Hoe stel je een beschrijving op archief- of collectieniveau op?
- Welke modellen kan je hiervoor gebruiken?
In deze tool leggen we uit hoe je een archief als geheel kunt beschrijven. Voor meer info over archieftoegangen en de verschillende instrumenten die je hiervoor kunt gebruiken, kan je terecht bij de tool Maak een archieftoegang en beschrijf je archief.
Wat?
In sommige gevallen is het nodig om een beschrijving te maken van je volledige archief of collectie(s), bijvoorbeeld om opgenomen te worden in een erfgoeddatabank. Dit scenario verschilt van de bovenstaande methodes omdat je in feite maar één beschrijving maakt. Een beschrijving van het volledige archief of collectie geeft ook enkel de meest algemene gedeelde kenmerken. Het kan bijgevolg niet gebruikt worden om de inhoud van een archief of collectie in detail te beschrijven en ontsluiten. Een beschrijving op archief- of collectieniveau zal in de praktijk doorgaans worden aangevuld met een meer gedetailleerde toegang.
ISAD(G)
ISAD(G) is een standaard die in de archiefsector gebruikt wordt om archieven te beschrijven op het hoogste niveau. Binnen ISAD(G) zijn er zes verplichte basisvelden:
- Referentie
- Titel
- Archiefvormer
- Datering
- Omvang
- Beschrijvingsniveau
Naast deze zes verplichte velden zijn er twintig optionele beschrijvingselementen. Voor een overzicht van deze velden zie de Nederlandstalige handleiding voor ISAD(G) en het sjabloon voor een volledige ISAD(G)-fiche.
Bekijk onderstaande voorbeelden van ingevulde ISAD(G)-fiches om een beter beeld te krijgen van wat er precies verwacht wordt:
COMETA
COMETA staat voor ‘collectiemetadata’ of gegevens over collecties. Het is een model voor het maken van gestructureerde beschrijvingen van erfgoed op het niveau van de collectie. Het model kwam tot stand door de vergelijking van bestaande standaarden, zoals ISAD(G) (zie boven) en RSLP, en bestaande praktijken, maar het is zelf geen standaard of erkende norm.
De Archiefbank, de online databank van private archieven, maakt gebruikt van de ISAD(G)-standaard en het Cometa-model. Raadpleeg de tool Registreren in de Archiefbank voor meer informatie.
Tips
- Wees in je beschrijvingen beknopt, maar probeer steeds de belangrijkste details mee te geven. Hoe gedetailleerder de beschrijvingen, hoe gemakkelijker het wordt om het juiste stuk terug te vinden.
- Het is niet nodig om een duur archiefbeschrijvingssysteem aan te kopen. Deze zijn vooral bedoeld voor professionele archiefinstellingen. Voor de beschrijving van je archief of collectie(s) zijn programma’s als Word of Excel (of hun equivalenten) meer dan voldoende.
- Haal voor de beschrijving (en eventueel ordening) van je archief inspiratie bij collega-instellingen en -organisaties. Ook archiefinstellingen en dienstverlenende organisaties kunnen je op dit vlak een dienst bewijzen en van de nodige documentatie voorzien.
- Als je hulp nodig hebt bij het beschrijven van een archief of collectie, neem contact op met een TRACKS-partnerorganisatie.
Auteur: Florian Daemen (AMVB), Het Firmament, Wim Lowet (VAi)
