Breng je archief en collectie(s) in kaart

Voor je iets met je archief of collectie kan doen, moet je eerst weten waar alle documenten zich bevinden en in welke omstandigheden ze bewaard worden. Deze informatie is een grote hulp bij het formuleren van doelstellingen in verband met de zorg voor het archief en de collectie(s), bij het afbakenen van prioriteiten en bij het opstellen van een concreet stappenplan. Zo vermijd je dat je het overzicht verliest en dat er delen van je collectie of archief verloren gaan.

Hoe je je eigen archief en/of collectie(s) in kaart brengt, vind je in dit stappenplan. Het omvat drie grote stappen en is bruikbaar voor zowel papieren als digitale archieven en collecties. Als bijlagen zijn een algemeen sjabloon voor de registratie van de archieven en collectie(s) en een sjabloon voor het in kaart brengen van digitaal materiaal toegevoegd.

Stap 1: Voorbereiding

De eerste vraag die je moet stellen is waar en door wie het archief en de collecties worden bewaard. In welke ruimte(s) kan het archief worden teruggevonden? Alles kan bij elkaar staan in één centrale ruimte, maar in de meeste gevallen zullen het archief en de collectie(s) verspreid liggen over de lokalen van je organisatie. Maak een overzicht van alle locaties waar je archiefstukken vindt.

Dit kan zowel om fysieke locaties gaan (bureauruimte x, repetitielokaal y, huis z, etc.), als om digitale dragers (een externe harde schijf, een doos diskettes, Google Drive, een gedeelde server, etc.). Kijk ook op de bureaus van je collega’s. Denk er aan om voorbij de eigen organisatie te kijken. Het is mogelijk dat sommige delen van het archief zich bij een heemkundige kring of in het gemeentearchief bevinden. Naast de locaties van het archief, moet je ook nagaan welke acties je organisatie al heeft ondernomen om je archief toegankelijk te maken. Zijn delen van het archief of de collecties in het verleden geïnventariseerd, en zijn deze inventarissen terug te vinden? En welke informatie kan je hieruit halen? Is een deel van het archief aan een bewaarinstelling geschonken en zo ja, om welke documenten gaat het? Ook het beheer van de computers en de server is hier van belang. Wat is er bijvoorbeeld gebeurd met het materiaal dat op de lokale schijven stond wanneer jullie zijn overgeschakeld op een gedeelde server?

Idealiter maak je ook tijd om op zoek te gaan naar informatie over de geschiedenis van de organisatie:

  • Wat doet en deed de organisatie? Maak een overzicht van de activiteiten van je organisatie. Hieronder vallen zowel de kerntaken van je werking als de ondersteunende taken die daarbij horen (bv. financiën, personeelsadministratie, beheer goederen en gebouwen, communicatie). Uit elk van deze activiteiten ontstaan archief en collectie(s). Op basis van dit overzicht krijg je een idee van de types documenten en objecten die je in het archief/de collectie(s) zal aantreffen. Wijzigingen in de werking van de organisatie kunnen de aan- of afwezigheid van bepaalde types archiefdocumenten verklaren.
  • Wat zijn de sleutelmomenten in de geschiedenis van de organisatie? Noteer de data van de oprichting, fusies, splitsingen, naamsveranderingen en veranderingen in de organisatiestructuur (bijvoorbeeld de overgang van feitelijke vereniging naar vzw). Ga ook na of er gebeurtenissen zijn geweest waarbij erfgoed is verdwenen, zoals een brand, een ondergelopen kelder, een diefstal of een computercrash. Deze informatie helpt je om het archief en de collectie(s) die je straks in kaart brengt te contextualiseren en om informatie over oudere documenten of verdwenen dossiers op te sporen.
  • Wie zijn en waren sleutelfiguren in de organisatie? De oprichter(s), bestuurders en bestuursorganen (raad van bestuur, algemene vergadering) hebben een grote invloed op het ontstaan van het archief. Welke andere personen droegen/dragen bij aan de verwezenlijking van jullie doelstellingen? Zijn ze als vaste medewerkers verbonden aan de organisatie of zijn het externen?

Betrek in je zoektocht (oud-)collega’s en (oud-)bestuurders of snuister in het archief: in beleidsplannen en jaarverslagen vind je doorgaans veel informatie over de geschiedenis, werking en structuur van je organisatie. Vzw’s zijn verplicht om een register van de leden van de algemene vergadering bij te houden en notulen van vergaderingen bevatten eveneens heel veel namen en relevante data. Ook de statuten of een publicatie over de geschiedenis van de organisatie zijn een grote hulp.

Het verzamelen van deze informatie mag een work in progress zijn. De informatie die je vindt, brengt je op het spoor van archief en collectie(s), die op hun beurt nieuwe informatie opleveren over de geschiedenis van de organisatie. Vertrek vanuit je eigen kennis en werk van daaruit stapsgewijs verder. Vul het overzicht van fysieke locaties en digitale dragers telkens aan. Denk er ook aan om op minder evidente plaatsen te gaan zoeken, want archief kan op de meest onverwachte plaatsen opduiken.

Stap 2: Noteer basisgegevens over het archief en de collectie(s)

Eens je voldoende contextinformatie over het archief hebt verzameld en weet waar alles te vinden is, kan je naar de ruimte(s) gaan waar het archief en de collectie(s) bewaard worden om ter plekke een aantal basisgegevens te registreren. Je kan hiervoor het schema in de Werkblad.xlsx (tabblad ‘Uitleg’) als leidraad gebruiken. De meest overzichtelijke werkwijze is om per lokaal en per kast (eventueel ook per legplank) de informatie over het archief te noteren. Maak eventueel foto’s van wat je aantreft. Om nauwkeurig en systematisch te werk te kunnen gaan, is het belangrijk dat je hiervoor voldoende tijd voorziet.

Voor digitale archieven ga je op dezelfde manier te werk. Je kan de locatie van de digitale documenten opnemen in dezelfde lijst, of je kan gebruik maken van het 20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx voor het in kaart brengen van digitaal materiaal.

Het is zeker niet de bedoeling dat je elk afzonderlijk document of object beschrijft. Het gaat immers om het verkrijgen van een algemeen overzicht, niet om de samenstelling van een gedetailleerde inventaris. Ga dus op zoek naar afgebakende gehelen en focus op datgene wat de documenten of objecten met elkaar gemeenschappelijk hebben en waarin ze verschillen met andere ‘gehelen’. Je beschrijft in je overzicht bijvoorbeeld niet de afzonderlijke persartikels, maar wel de mappen of classeur(s) waarin ze opgeborgen zijn.

Complete chaos komt nauwelijks voor. Mensen hebben doorgaans wel hun redenen om bepaalde documenten of objecten op een bepaalde plaats te bewaren, of om bepaalde documenten of objecten bij elkaar (of net niet bij elkaar) te zetten:

  • Documenten of objecten van hetzelfde type worden vaak bij elkaar bewaard, bijvoorbeeld een doos programmaboekjes.
  • Documenten of objecten waarvan eenzelfde persoon, activiteit of gebeurtenis aan de oorsprong ligt. Een doos met documenten die een oud-bestuurder binnenbracht ga je bijvoorbeeld als een geheel bewaren, ook al bevat(ten) ze misschien zeer verschillende types documenten.
  • De staat of ordening van de documenten of objecten is vaak bepalend. Nieuw aangekochte boeken worden apart gehouden van de oudere collectie, of de oudere exemplaren zijn in een dusdanig slechte staat dat ze klaarstaan om weggegooid te worden
  • Documenten die ‘bij elkaar horen’ worden meestal ook in dezelfde map of doos gebundeld. Neem dit idee als uitgangspunt en beschrijf je archief en collectie(s) op het niveau van de ‘verpakkingseenheid’.

In sommige gevallen volstaat het om het archief en de collectie(s) op een algemener niveau te beschrijven. Als meerdere verpakkingseenheden samen een groter, logisch geheel vormen, dan kan je op dit niveau een beschrijving maken. Wanneer opeenvolgende mappen of dozen bijvoorbeeld uitsluitend productiedossiers bevatten, volstaat het om in je beschrijving te spreken van “x dozen productiedossiers”. Geef wel duidelijk aan om hoeveel mappen of dozen het gaat, desnoods uitgedrukt in strekkende meter.

Een ander voorbeeld is om in plaats van vier aparte fotoalbums te beschrijven, de gedeelde beschrijving “Foto’s concerten - 1960-1980 - 4 albums” te gebruiken. Onthoud wel dat de locatie waar je het materiaal aantreft de insteek blijft bij het in kaart brengen. Een map administratie die wat ‘verloren’ staat tussen dozen affiches, krijgt altijd een individuele beschrijving, zelfs als de overige mappen met administratief materiaal wel als één reeks bij elkaar staan. Je beschrijft de situatie zoals ze is, niet de gewenste situatie.

Je kan je bij het identificeren van gehelen laten leiden door het opschrift van de verpakkingseenheden. Hou er rekening mee dat een opschrift niet altijd overeenstemt met de inhoud. Soms worden oudere dozen hergebruikt zonder dat de opschriften worden geschrapt of verwijderd. Controleer via een steekproef of de inhoud en opschriften met elkaar overeenkomen.

Gebruik je buikgevoel om te bepalen tot welk niveau je in deze fase best afdaalt en blijf vooral pragmatisch.

De bevindingen van deze operatie worden bijgehouden in een centraal register, bijvoorbeeld een Excel-bestand. Als bijlage bij deze richtlijn is er een Werkblad.xlsx uitgewerkt dat rechtstreeks gebruikt kan worden, of dat kan dienen als inspiratie voor het opstellen van een eigen register.

Voor digitale archieven kan je hetzelfde register gebruiken, maar is er ook een 20180316_Sjabloon_In_Kaart_Brengen_Digitaal_Materiaal.xlsx opgesteld.

Stap 3: Analyseer de informatie en beschrijf eventuele problemen

Nadat je alle informatie over je archief en collectie(s) hebt verzameld, is het van belang dat je deze op een duurzame manier vastlegt. Zo vermijd je dat je op een later moment al het werk opnieuw moet doen.

De verzamelde informatie vormt de basis voor een goed beheer van het archief en de collectie(s). Het is daarom belangrijk dat je alles goed analyseert en de problemen in kaart brengt. Om hoeveel materiaal gaat het? Hoe is het archief er fysiek aan toe? Welke stukken ontbreken? Waar kan er verder opgeruimd worden? Welke afspraken moeten er gemaakt worden? Welke pistes kunnen nog verder onderzocht worden? Besteed ook voldoende aandacht aan het digitale materiaal met alle mogelijke problemen rond back-up, verouderde bestanden of te complexe mappenstructuur.

Je conclusies helpen bij het formuleren van een beleid voor het beheer van je archief of collectie(s) en bij het bepalen van de prioriteiten.

Auteur: Het Firmament, Resonant, Bart Magnus (Packed vzw), Florian Daemen (AMVB)

TRACKS is een samenwerking tussen deze partners: