Ordenen en beschrijven

Wanneer je over een archief beschikt, wil je dat het toegankelijk is voor jou en je medewerkers. Om je archief toegankelijk te houden, is het belangrijk om het te ordenen en te beschrijven. Bovendien garandeer je zo een efficiëntere werking van je organisatie omdat je minder tijd verliest aan het zoeken en terugvinden van je archiefdocumenten.

Soms moet je om administratieve redenen oudere stukken raadplegen, soms hebben ze zelfs een juridische bewijswaarde. Je archief kan ook een inspiratiebron of referentiekader zijn voor nieuwe artistieke projecten. Je hebt je archief dus nodig omwille van artistieke of inhoudelijke redenen. Er zijn ook personen, zowel intern als extern, die geïnteresseerd zijn in de geschiedenis van je organisatie en die je archief of collectie willen gebruiken voor onderzoek. Een goed geordend en beschreven archief helpt hierbij.

Je archief ordenen

Op welke manier schep ik best (een volg)orde in mijn archief? Hoe noteer ik dit het best? En hoe gedetailleerd moet dat zijn?
Bundesarchiv, Bild 183-22350-0001 / Junge, Peter Heinz / CC-BY-SA 3.0, CC BY-SA 3.0 DE, via Wikimedia Commons

Ordenen is het aanbrengen van een logische structuur in je archief of collectie. Om te ordenen, rangschik je de documenten, stukken en reeksen volgens een op voorhand vastgelegd systeem. Hierbij hou je rekening met de vorm, inhoud en context van je documenten. In een analoge vorm maak je een logische structuur in kasten met schappen waarop mappen of archiefdozen staan. In een digitale vorm kan het bv. om een mappenstructuur gaan.

Op welke manier schep ik best (een volg)orde in mijn archief? Hoe noteer ik dit het best? En hoe gedetailleerd moet dat zijn?
Schema archiefprincipes, DEN - CC BY-NC-ND 4.0

Ordenen zorgt ervoor dat:

  • jij en je collega’s weten waar documenten moeten worden opgeslagen;
  • documenten snel kunnen worden teruggevonden;
  • informatie die bij elkaar hoort ook bij elkaar wordt bewaard.

Je archief beschrijven

Een beschrijving creëert een extra toegang tot je archief, naast de toegang die een ordening al biedt. Door je archief te beschrijven in een catalogus of inventaris vind je informatie sneller terug.

Beschrijven zorgt ervoor dat je:

  • het overzicht behoudt over al je informatie en die van je medewerkers;
  • de informatie die je nodig hebt snel kan terugvinden via een lijst, catalogus, database of inventaris;
  • je archief of collectie efficiënt kan beheren (denk bv. aan voorbereidend werk voor digitalisering);
  • goed voorbereid bent op een mogelijke overdracht van je archief of collectie naar een bewaarinstelling.

Auteur: Florian Daemen (AMVB)

Breng je archief en collectie(s) in kaart

Voor je iets met je archief of collectie kan doen, moet je eerst weten waar alle documenten zich bevinden en in welke omstandigheden ze bewaard worden. Deze informatie is een grote hulp bij het formu...

Lees meer

Het identificeren en beschrijven van audiovisueel materiaal

Als kunstenaar of kunstenorganisatie heb je in de loop der jaren wellicht veel audiovisueel materiaal aangemaakt of verzameld. Sommige audiovisuele documenten hebben rechtstreeks te maken met je eige...

Lees meer

Ingebedde metadata bij foto's

Metadata zijn gestructureerde gegevens die informatie bevatten over de identificatie, het beheer, de aard, het gebruik en de bewaarplaats van fysieke of digitale bronnen. Het zijn in feite data over ...

Lees meer

Maak een archieftoegang en beschrijf je archief

Eens je documenten zijn verpakt en opgeborgen in een kast of archiefruimte, moet je ze natuurlijk ook kunnen terugvinden. Je ordeningsplan is hierbij een hulpmiddel. Een extra toegang helpt om de inh...

Lees meer

Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)

In deze tool leggen we uit hoe je een archief als geheel kunt beschrijven. Voor meer info over archieftoegangen en de verschillende instrumenten die je hiervoor kunt gebruiken, kan je terecht bij de ...

Lees meer

Maak een inventaris met beschrijvingen op reeksniveau (scenario 2)

In deze tool beschrijven we hoe je een inventaris kunt maken voor je archief. Een inventaris is een instrument om je archief toegankelijk te maken. Voor meer info over archieftoegangen en de verschil...

Lees meer

Maak een inventaris met beschrijvingen op stukniveau (scenario 3)

In deze tool beschrijven we hoe je een inventaris kunt maken voor je archief. Een inventaris is een instrument om je archief toegankelijk te maken. Voor meer info over archieftoegangen en de verschil...

Lees meer

Maak een ordeningsplan/mappenstructuur

Een goede ordening is een belangrijke voorwaarde om iets in je archief terug te vinden. Hier vind je informatie over hoe je een ordeningsplan opstelt voor je papieren en/of digitale archief. Omdat de...

Lees meer

Maak een plaatsingslijst (scenario 1)

In deze tool beschrijven we hoe je een plaatsingslijst kunt maken voor je archief. Een plaatsingslijst is een instrument om je archief toegankelijk te maken. Voor meer info over archieftoegangen en d...

Lees meer

Naamgeving van mappen en bestanden

Een belangrijk onderdeel van het opstellen van een ordeningsplan is het toekennen van namen aan individuele mappen en bestanden. Een goede naamgeving is zowel voor papieren als voor digitaal archief ...

Lees meer

Optimaliseer je ordening

Voldoet het ordeningsplan van jouw archief nog aan de noden en verwachtingen van je organisatie? Wanneer bijvoorbeeld de werking en activiteiten van je organisatie veranderen, moet ook het ordeningsp...

Lees meer

TRACKS is een samenwerking tussen deze partners: