Ordenen en beschrijven

Wanneer je over een archief beschikt, wil je dat het toegankelijk is voor jou en je medewerkers. Om je archief toegankelijk te houden, is het belangrijk om het te ordenen en te beschrijven. Bovendien garandeer je zo een efficiëntere werking van je organisatie omdat je minder tijd verliest aan het zoeken en terugvinden van je archiefdocumenten.

Soms moet je om administratieve redenen oudere stukken raadplegen, soms hebben ze zelfs een juridische bewijswaarde. Je archief kan ook een inspiratiebron of referentiekader zijn voor nieuwe artistieke projecten. Je hebt je archief dus nodig omwille van artistieke of inhoudelijke redenen. Er zijn ook personen, zowel intern als extern, die geïnteresseerd zijn in de geschiedenis van je organisatie en die je archief of collectie willen gebruiken voor onderzoek. Een goed geordend en beschreven archief helpt hierbij.

Je archief ordenen

Op welke manier schep ik best (een volg)orde in mijn archief? Hoe noteer ik dit het best? En hoe gedetailleerd moet dat zijn?
Bundesarchiv, Bild 183-22350-0001 / Junge, Peter Heinz / CC-BY-SA 3.0, CC BY-SA 3.0 DE, via Wikimedia Commons

Ordenen is het aanbrengen van een logische structuur in je archief of collectie. Om te ordenen, rangschik je de documenten, stukken en reeksen volgens een op voorhand vastgelegd systeem. Hierbij hou je rekening met de vorm, inhoud en context van je documenten. Kies een ordening die aansluit op je werkpraktijk, bijvoorbeeld per project, seizoen, jaar, activiteit,... Het is vooral belangrijk dat je de gekozen methode consistent gebruikt.

Vier handige richtlijnen om te ordenen zijn:

  • Orden van algemeen naar specifiek
  • Voorkom losse materialen, orden alles dus op een zo specifiek mogelijke plaats
  • Sla een bestand of document maar op één locatie op
  • Beschrijf je structurering, zo kun je dingen altijd terugvinden

In een analoge vorm maak je een logische structuur in kasten met schappen waarop mappen of archiefdozen staan. In een digitale vorm kan het bv. om een mappenstructuur gaan.

Op welke manier schep ik best (een volg)orde in mijn archief? Hoe noteer ik dit het best? En hoe gedetailleerd moet dat zijn?
Schema archiefprincipes, DEN - CC BY-NC-ND 4.0

Ordenen zorgt ervoor dat:

  • jij en je collega’s weten waar documenten moeten worden opgeslagen;
  • documenten snel kunnen worden teruggevonden;
  • informatie die bij elkaar hoort ook bij elkaar wordt bewaard.

Je archief beschrijven

Een beschrijving creëert een extra toegang tot je archief, naast de toegang die een ordening al biedt. Door je archief te beschrijven in een catalogus of inventaris vind je informatie sneller terug.

Beschrijven zorgt ervoor dat je:

  • het overzicht behoudt over al je informatie en die van je medewerkers;
  • de informatie die je nodig hebt snel kan terugvinden via een lijst, catalogus, database of inventaris;
  • je archief of collectie efficiënt kan beheren (denk bv. aan voorbereidend werk voor digitalisering);
  • goed voorbereid bent op een mogelijke overdracht van je archief of collectie naar een bewaarinstelling.

Auteur: Florian Daemen (AMVB), met toevoegingen uit de handleiding 'Je archief op orde' (DEN, 2023 - CC BY-NC-ND 4.0)

Breng je archief en collectie(s) in kaart

De eerste stap om je archief aan te pakken is om te zoeken waar al je documenten liggen en dit goed te noteren. In deze tool leer je het volgende: Hoe zoek ik naar mijn archief? Hoe schrijf ik op w...

Lees meer

Het identificeren en beschrijven van audiovisueel materiaal

Audiovisuele stukken zoals videocassettes of CD’s kunnen een waardevol onderdeel van je archief zijn, maar wat moet je ermee doen? Hoe kan je audiovisuele dragers identificeren en hoe kan je ze het ...

Lees meer

Ingebedde metadata bij foto's

Wanneer je archief veel digitale foto’s bevat, kan je overwegen om extra metadata in de bestanden in te bedden. Op die manier garandeer je dat de foto’s en de bijhorende identificerende gegevens nie...

Lees meer

Maak een archieftoegang en beschrijf je archief

Een archieftoegang is een document waarmee je al je archiefdocumenten makkelijk kan terugvinden. Het is een belangrijk hulpmiddel voor het beheer van je archief. In deze tool leer je het volgende: ...

Lees meer

Maak een beschrijving van je archief of collectie op het hoogste niveau: archiefbestand of collectie (scenario 4)

Een beschrijving op het niveau van het archiefbestand of de collectie beschrijft de collectie als één geheel. Een beschrijving op dit niveau kan op korte termijn worden opgesteld, maar biedt geen ge...

Lees meer

Maak een inventaris met beschrijvingen op reeksniveau (scenario 2)

De meer uitgebreide manier om je archief te ontsluiten is via een inventaris op reeksniveau. Deze biedt een vrij gedetailleerde toegang tot je archief, maar vraagt veel tijd om samen te stellen. In ...

Lees meer

Maak een inventaris met beschrijvingen op stukniveau (scenario 3)

De meest uitgebreide manier om je archief te ontsluiten is via een inventaris op stukniveau. Deze biedt een zeer gedetailleerde toegang tot je archief, maar vraagt ook de meeste tijd om samen te ste...

Lees meer

Maak een ordeningsplan/mappenstructuur

Een ordeningsplan is een schema dat je gebruikt voor het ordenen van je archief. Het ordeningsplan geeft aan waar een bepaald document moet terechtkomen. Tegelijk is het een belangrijk hulpmiddel om...

Lees meer

Maak een plaatsingslijst (scenario 1)

Een laagdrempelige manier om je archief te ontsluiten is via een plaatsingslijst. Dit is de eenvoudigste manier om je archief te ontsluiten, maar heeft ook zijn nadelen. In deze tool leer je het vol...

Lees meer

Naamgeving van mappen en bestanden

Om de juiste archiefdocumenten snel te kunnen vinden is het van belang dat mappen, documenten en bestanden een goede naam krijgen. Zo vermijd je dat je in elk document moet gaan lezen om te weten wa...

Lees meer

Optimaliseer je ordening

Het kan gebeuren dat je ordeningsplan niet meer voldoet aan de noden van je organisatie. In dat geval is het tijd om het plan aan te passen. In deze tool leer je het volgende: Wanneer moet ik mijn...

Lees meer

TRACKS is een samenwerking tussen deze partners: