Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s)

Het kan zijn dat je je archief niet langer zelf kan of wil beheren. Het is dan aangeraden om een nieuwe bewaarplaats voor je archief en/of collectie(s) te zoeken.
In deze tool leer je het volgende:

• Hoe ga je op zoek naar een nieuwe bewaarplaats voor je archief of collectie?
• Welke overwegingen moet je maken bij het zoeken naar een nieuwe bewaarplaats?
• Wat is het verschil tussen een schenking en een bewaargeving?
• Hoe bereid je je archief voor op een overdracht naar een nieuwe bewaarplaats?

Er komt mogelijk een moment dat je als kunstenaar of als organisatie niet meer of onvoldoende zorg kan dragen voor je archief en collectie(s). Als kunstenaar moet je misschien verhuizen naar een kleinere ruimte. Als organisatie heb je misschien een waardevol papieren archief, maar wordt het niet meer geraadpleegd om alles digitaal verloopt. Of je bent gewoon vooruitziend en wilt hierover al eens nadenken. Je kan dan op zoek gaan naar een nieuwe beheerder van je archief en collectie(s). Dit vraagt enige overweging. Uitgebreider advies vind je hier.

Eigendomsrecht

Het eigendomsrecht is het recht dat berust op het archief of collectie en heeft betrekking op het ‘stoffelijke deel’ van het archief of collectie waarover je de feitelijk eigendom uitoefent. Het gaat er over dat je de eigendomstitel al dan niet overdraagt aan een nieuwe beheerder. Daarnaast blijft het auteursrecht bestaan. Dat heeft betrekking op het ‘niet stoffelijke’ deel van het archief; de creatie, en valt eenvoudig gesteld als volgt uiteen. Het recht ontstaat bij vervaardiging van een ‘creatief’ werk waarbij uitsluitend aan de maker van dit werk de ‘exploitatierechten’ en de ‘persoonlijkheidsrechten’ berustend op dit werk toekomen. Dit recht ontstaat bij creatie zonder dat enige nadere handeling vereist is. Zorg ervoor dat de eigendomsrechten goed uitgeklaard zijn en duidelijk op papier staan. Zijn alle betrokken partijen het eens met een eventuele overdracht?

Archiefbestemming

Ga na of een deel van je archief en/of je collectie al eerder werd opgenomen door een (professionele) bewaarplaats, particulier of vereniging. In dat geval adviseren we om het archief ook in de toekomst over te dragen aan deze bewaarplaats. Je archief wordt immers bij voorkeur samen bewaard.

Tip: Weet je niet zeker of er al eerder een deel van je archief werd opgenomen door een professionele bewaarplaats, door particulieren of door verenigingen? Surf dan eens naar de website van Archiefpunt. Niet alle archieven zijn hier geregistreerd, maar het is mogelijk dat het archief van jouw organisatie hier terug te vinden is.

Je kunt je archief schenken aan familie, vrienden, een opvolger, een instelling of een organisatie waaraan je verbonden bent. Op die manier blijft je archief in je professionele of persoonlijke levenssfeer. Zo blijft het ook in handen van mensen met wie je een stevige of vertrouwensband hebt en die het beste voor hebben met je archief. Vanuit een persoonlijke bekommernis en vanuit een cultuurhistorisch besef zullen zij de zorg voor je archief wellicht graag op zich nemen.

Je kunt je archief ook overdragen aan een professionele bewaarinstelling: archiefinstellingen (waaronder stads- en gemeentearchieven), erfgoedbibliotheken (waaronder de conservatoriumbibliotheken en een aantal universiteitsbibliotheken) of musea. Hun primaire opdracht bestaat er tenslotte in om ‘erfgoed’ in goede omstandigheden te bewaren, het toegankelijk te maken en het gebruik ervan te stimuleren. Ze hebben daartoe geschoold personeel in dienst en beschikken over de nodige expertise. Met deze instellingen heb je weliswaar geen persoonlijke band, maar ze verdienen niettemin je volle vertrouwen wat betreft de zorg voor je archief.

In het geval je geen geëigende archiefinstelling vindt, kan je altijd terecht bij Archiefpunt. Deze bemiddelende instantie streeft ernaar om voor elk relevant archief een geschikte bewaarplaats te vinden. Door overleg en dialoog met alle betrokken actoren tracht Archiefpunt ervoor te zorgen dat er geen collecties door de mazen van het net glippen en onherroepelijk verloren gaan.

Je kunt met je archief en collectie tot slot misschien ook terecht bij een heemkundige kring. Een heemkundige kring in je buurt vind je op de website van Histories.

Tip: Twijfel je welke nieuwe locatie voor jouw archief in aanmerking komt? Stel een werkgroep samen met mensen die je archief en collectie(s) goed kennen en er het beste mee voorhebben. Contacteer een erfgoedorganisatie voor ondersteuning. De door Vlaanderen erkende landelijke dienstverlenende organisatie voor cultureel erfgoed kunnen ondersteuning bieden en bemiddelen bij het zoeken naar een geschikte bewaarplaats van je archief(-collectie).

De landelijke dienstverlenende organisatie voor cultureel erfgoed waar je terecht kan met vragen over kunstenerfgoed (of aspecten ervan) zijn:

• CEMPER - centrum voor muziek- en podiumerfgoed in Vlaanderen en Brussel (Mechelen)
• CKV - Centrum Kunstarchieven Vlaanderen is een centrale hub voor de gedistribueerde zorg voor kunstarchieven en nalatenschappen. Het is een operationeel autonome organisatie binnen M HKA. (Antwerpen)
• meemoo - vzw die zich inzet voor de digitale archiefwerking van organisaties in cultuur, media en overheid. (Gent)
• Histories - is erkend als landelijke dienstverlenende organisatie m.b.t. genealogie, heemkunde, lokaal erfgoed en cultuur van alledag. (Mechelen)
• Vlaams Architectuurinstituut - aanspreekpunt voor architectuur in Vlaanderen en Brussel (Antwerpen)
• WIE (Werkplaats Immaterieel Erfgoed) - organisatie voor immaterieel cultureel erfgoed (Brussel)

Bij de musea en culturele archieven kan je terecht voor diverse soorten ondersteuning en dienstverlening: zie hiervoor het [van professionele bewaarplaatsen].

Diverse overheden bieden je eventueel zowel inhoudelijke als financiële ondersteuning. Denk hierbij aan de het Departement Cultuur, Jeugd en Media, de Vlaamse Gemeenschapscommissie of de lokale stedelijke/gemeentelijke diensten.

Op de Erfgoedkaart van Faro vind je alle erfgoedorganisaties in Vlaanderen en Brussel. Hier kan je vinden welke organisaties zich in jouw buurt bevinden.

‘Schenking’ of ‘in bewaargeving’

Voor de overdracht van particuliere archieven bestaan er twee mogelijkheden. Je kan je archief in bewaring geven of schenken. Met een overeenkomst van opneming ter bewaring/bewaargeving behoud je de eigendomsrechten. Bij een schenking van je archief draag je de eigendomsrechten over aan de instelling via een overeenkomst van schenking (notariële akte) of een overeenkomst van handgift.

Tips:

• Documenteer een archief(stuk) dat je schenkt of in bewaring geeft, altijd goed. Een overdracht naar een bewaarinstelling of particulier/organisatie moet worden vastgelegd in een overeenkomst die beide partijen ondertekenen. (lees daarover meer in aandachtspunten bij het overdragen van je archief en collectie).
• Maak de keuze voor een ‘schenking’ of ‘bewaargeving’ niet alleen. Stel een werkgroep samen met mensen die het archief en de collectie goed kennen en er het beste mee voorhebben. Contacteer een erfgoedorganisatie voor ondersteuning.

Overdracht

Hoe een overdracht precies afgehandeld wordt, verschilt per instelling. Elke instelling heeft immers eigen ‘gewoontes’. Ga na of de bewaarinstelling van jouw keuze richtlijnen op de website publiceerde in verband met het verwerven van particuliere archieven. Maak een afspraak met de organisatieverantwoordelijke en bespreek het volledige proces zodat je weet wat je mag verwachten. Houd daarbij ook rekening met de mogelijkheden van de instelling zelf. Leg afspraken vast in een contract. Spreek een concrete datum af waarop het archief overgedragen kan worden.

Aandachtspunten bij het overdragen van een archief

Neem tijdig contact op met de nieuwe beheerder die je voorkeur wegdraagt

De komst van een nieuw archief vraagt enige voorbereidingstijd, ook voor een professionele instelling. Contacteer de verantwoordelijke, maak je intenties kenbaar en vraag of jouw archief er een plaats kan krijgen.

Vraag meer duidelijkheid over hoe je archief bewaard en ontsloten zal worden

Zal de instelling een inventaris opmaken? Zal er ruimte zijn voor valorisatie of waardering van je archief en collectie? Bespreek wat je graag en liever niet ziet gebeuren. Maak ook duidelijke afspraken over de openbaarheid van de stukken.

Denk op voorhand goed na over vertrouwelijke of persoonlijk informatie in je archief die je liever niet openbaar maakt

In overleg met de archiefbewaarplaats kunnen beperkingen op openbaarheid vastgelegd worden. Archiefbewaarplaatsen zijn hoe dan ook gebonden aan de wetgeving inzake privacy. Auteursrechtelijk materiaal mag enkel onder bepaalde voorwaarden ter beschikking gesteld worden aan het publiek. Ga dus op voorhand of samen met de archiefbewaarplaats goed na welke documenten en objecten auteursrechtelijk beschermd zijn en maak ook daarover goede afspraken.

Maak afspraken over wat de archiefinstelling van jou verwacht

In welke toestand moet het archief overgedragen worden (geordend, geschoond, …)? Moet er een grondige selectie of inventarisatie plaatsvinden voor de overdracht?

Op die lijst beschrijf je welke stukken worden overgedragen om latere betwisting uit te sluiten. Bovendien geeft zo’n overdrachtslijst een handig overzicht van het archief, zowel voor de nieuwe eigenaars als voor toekomstige onderzoekers en kunstenaars. Welke informatie deze overdrachtslijst precies moet bevatten en hoe gedetailleerd die moet zijn, spreek je af met de instellingsverantwoordelijke. Vaak volstaat het om grote gehelen aan te duiden, eventueel gekoppeld aan de precieze (genummerde) dozen waarin je het archief zal verhuizen. Documenteerde je ooit de structuur van je archief of maakte je een archiefbeschrijving, dan kun je dat overzicht als basis gebruiken. Een overdrachtslijst komt overeen met een plaatsingslijst, maar dan zonder exacte omschrijving van de locatie. Bekijk de tool 'Maak een plaatsinginslijst' voor meer informatie over deze plaatsingslijst.

Draag je je archief over dan kan het zijn dat er verwacht wordt dat je je archief schoont. Schonen is het verwijderen van schadelijke elementen.

Verwijder elementen die de documenten kunnen beschadigen : paperclips, elastieken, plastieken mapjes, ringmappen, overbodige papieren mappen, vloeipapier, … Documenten die werden samengehouden met schadelijke materialen zoals plastieken mapjes, paperclips en elastieken moeten fysiek verbonden blijven. Neem daarom een groot vel papier (A3), vouw het dubbel en berg de documenten daarin op. Ringmappen vervang je door dozen. Controleer wel altijd of de oorspronkelijke verpakking geen informatie bevat die nuttig kan zijn voor de beschrijving van documenten.

Verwijder ook dubbels, korte notities zonder veel belang en kladversies van documenten die weinig verschillen van de eindversies.2 Bekijk de tools Ruim je archief op en Materiële bewaring van je fysiek archief voor meer info.

Hou daarbij dezelfde ordening aan als de ordening die je al hanteert. Haal m.a.w. de archiefstukken niet nodeloos door elkaar. Weersta aan de verleiding om materiaal dat niet bij elkaar hoort toch samen op te bergen, enkel om verhuisdozen goed gevuld te krijgen. Om te vermijden dat door lege ruimte in de dozen het opgeborgen materiaal begint te schuiven, kun je ze opvullen met bijvoorbeeld losse proppen papier. Archiefinstellingen krijgen liever een paar dozen meer met daarin een geordend archief, dan een compact verpakt maar ongeordend geheel. Zorg er dus voor dat de nieuwe eigenaar niet alle stukken moet uitpakken en de ordening moet reconstrueren, want dat kan een hele klus zijn. Pak alles in alsof jij diegene bent die het archief ontvangt.

Tip: Professionele bewaarinstellingen krijgen meters archief per jaar te verwerken. Daardoor kan het zijn dat het een tijdje duurt vooraleer ze toekomen aan de verwerking van jouw archief. Hoe meer informatie over het archief jij hen al kunt bezorgen en hoe meer richtlijnen van deze website jij hebt opgevolgd, hoe sneller je archief klaar zal zijn voor blijvende bewaring.