Hoe maak je een back-up?

Een back-up of reservekopie is een kopie van gegevens die zich op een gegevensdrager of binnen een applicatie bevinden. Deze kopieën worden preventief gemaakt om belangrijke gegevens veilig te stellen en te kunnen herstellen, voor het geval de gegevens op de originele drager verloren gaan of beschadigd raken. Meestal wordt de term back-up gebruikt voor gegevens op de harde schijf van een computer. Ook van gegevens op andere dragers, zoals een simkaart, een databasemanagementsysteem of zelfs niet-elektronische gegevens zoals een adresboekje, kan een back-up gemaakt worden.

Waardoor kunnen bestanden beschadigd worden of verloren gaan?

  • een hardwarestoring zoals een defecte harde schijf of falende elektronica (eventueel tijdelijk door oververhitting);
  • menselijke fouten zoals per ongeluk een bestand verwijderen of een foute bewerking van een bestand;
  • programmeerfouten of bugs in het oorspronkelijke programma of in een update;
  • mutaties door malware zoals virussen of verwijderingen door een trojan horse.

Iedereen weet dat het moet, maar lang niet elke organisatie beschikt over goede veiligheidskopieën. Je raakt al een heel eind verder met beperkt budget, kennis en middelen.

Aangezien er geen oplossing is die voor elke situatie perfect werkt, willen we in deze tool wijzen op enkele basisregels, principes en de valkuilen bij het opstellen van een back-upstrategie.

Breng je bestanden in kaart

Voor je met een back-up begint, breng je best al je bestanden bijeen. Bepaal daarbij meteen welke bestanden belangrijk zijn en of ze moeilijk te vervangen zijn. Belangrijke, onvervangbare gegevens verdienen de grootste zorg, terwijl gemakkelijk vervangbare bestanden misschien helemaal geen back-up nodig hebben.

Bewaar meerdere versies

Als blijkt dat een bestand al een week eerder werd verwijderd, heb je niets aan een back-up van gisteren. Neem daarom bijvoorbeeld dagelijks een back-up, maar bewaar ook die van het begin van elke week en van elke maand.

Als je een incrementele back-up maakt, is dat zelfs niet nodig. Met dergelijke back-up wordt eenmalig een volledige kopie van al je data genomen. Nadien worden uitsluitend nieuwe of gewijzigde bestanden aan de back-up toegevoegd. Dit heeft als voordeel dat je zo de geschiedenis van een bestand kan achterhalen. Je kan bekijken hoe een bestand er de vorige dag of een maand eerder uitzag. In recente besturingssystemen is dit soort back-upsoftware standaard voorzien. Met Windows Backup of Time Machine voor macOS kan je zo een incrementele back-up eenvoudig op een netwerkschijf of een externe harde schijf configureren.

Bewaar een kopie op een externe locatie

Eén kopie van je gegevens als back-up bijhouden volstaat echter niet. Bij brand of inbraak ben je in dat geval ook alles kwijt. Bewaar daarom een extra back-up op een externe locatie.

Scenario 1: Lokaal + automatische centrale back-up + harde schijf mee naar huis nemen

Je maakt een automatische back-up op een netwerkschijf op je bureau of kantoor. Daarnaast maak je een back-up op een externe harde schijf die elders wordt bewaard.

  • Inspanningen:
    • eenmalig bestanden overzetten
    • maandelijks back-up nemen
  • Eisen:
    • een stabiel netwerk
  • Kosten:
    • netwerkschijf
    • extra harde schijf
  • Nadelen:
    • De kans bestaat dat je je harde schijf vergeet naar de andere locatie te brengen.
    • Je hebt geen toegang tot bestanden van collega’s.

Scenario 2: Lokaal + centrale back-up + externe back-up

Een klassieke oplossing is een centrale server die de data op een externe locatie opslaat. Na een initiële tussenkomst van een informaticus, vraagt dit minder onderhoud dan men denkt. Ook de prijs ligt niet heel hoog.

  • Inspanningen:
    • eenmalig veel configuratie
  • Eisen:
    • netwerk
  • Kosten:
    • jaarlijkse kosten van de server
    • jaarlijkse kosten aan ICT'er die servers beheert
    • eenmalige kost om de back-up te installeren
  • Nadelen:
    • Als er iets mis gaat, heb je iemand met verstand van zaken nodig.

Scenario 3: Clouddiensten

Als alternatief voor de externe harde schijf kan je gebruik maken van clouddiensten zoals Dropbox of Google Drive. Die zijn vaak gratis en ideaal als je niet veel digitaal materiaal hebt. Beheer je een groot audiovisueel archief of heb je een audiovisuele collectie, dan is dit vrij duur. Een oplossing kan dan een dienst zoals Amazon Glacier zijn.

  • Inspanningen:
    • laag
  • Eisen:
    • goede internetverbinding (gaat bijvoorbeeld niet op trein)
  • Kosten:
    • per GB heel duur
  • Nadelen:
    • Je moet zelf nog back-ups nemen.
    • De controle is uit handen.

Let dus op: clouddiensten vormen geen volwaardige back-up. Een verstrooide collega kan nog steeds een bestand verwijderen van de cloudopslag waardoor dit in sommige gevallen onherroepelijk verloren is. Combineer clouddiensten daarom met andere opslag zoals een centrale server, een NAS (Network Attached Storage) of een externe harde schijf.

Test en documenteer

Het is van belang de herstelprocedure te documenteren. Zo verlies je niet veel tijd wanneer het noodlot toeslaat. Zorg voor een document dat uitlegt waar je bestanden staan en hoe je ze terug kan plaatsen. Documenteer zo nodig ook hoe je alle software opnieuw kan installeren en hoe je e-mails weer in je mailprogramma kan inladen.

Let op: controleer regelmatig of de back-ups volledig zijn en test of de data inderdaad kunnen gerecupereerd worden. Doe op zijn minst af en toe een steekproef met enkele bestanden. Als dat lukt, kan je op beide oren slapen.


Auteur: Joris Janssens en Henk Vanstappen

Deel dit artikel:          

TRACKS is een samenwerking tussen deze partners: