Hoe bewaar je je digitaal archief?

Met een paar vuistregels zorg je ervoor dat je digitale archief op een duurzamere manier bewaard wordt.

Gebruik duidelijke namen

Je digitaal archief goed bewaren begint bij een logische en duidelijke naamgeving van mappen en documenten (zie Naamgeving van mappen en bestanden). Zo vind je documenten snel terug en moet je niet onnodig bestanden openen om te weten waarover ze gaan.

Doe regelmatig een integriteitscontrole

Integriteit betekent dat vorm, inhoud en structuur bij het raadplegen van een document gelijk zijn aan vorm, inhoud en structuur van dat document op het moment van opmaak of ontvangst. Bij digitale documenten kijken we naar bitintegriteit. Een bit is de kleinste eenheid voor informatie. Het kan een 1 of een 0 zijn. Wanneer de opeenvolging van nullen en enen wijzigt, is het bestand niet meer identiek en dus gewijzigd. Integriteitscontrole is belangrijk om te weten of inhoud van documenten nog dezelfde is en of ze nog geopend kunnen worden.

Die controle gebeurt door middel van checksums. Bij elke controle worden nieuwe checksums aangemaakt. De nieuwe lijst wordt vergeleken met de vorige om onregelmatigheden op te sporen. Wanneer de checksum niet meer identiek is aan de vorige, is het bestand “corrupt”, wat zoveel betekent als dat er in het bestand iets is veranderd.

Kies voor duurzame bestandsformaten

Een bestandsformaat zorgt ervoor dat digitale bestanden geopend kunnen worden met behoud van de correcte vorm, inhoud en structuur en maakt het uitwisselen van bestanden en de gegevens hierin mogelijk. Voorbeelden van zo’n bestandsformaten zijn pdf of TIFF.

Bij het bewaren van je digitale archief zijn goede bestandsformaten van belang. Het gebruik van een gestandaardiseerd, open, wijdverspreid en breed ondersteund bestandsformaat vergemakkelijkt het uitwisselen van bestanden en vergroot de kans dat digitale bestanden ook in de toekomst geopend kunnen worden en leesbaar blijven. Ook omzetten naar een nieuw formaat gaat op die manier gemakkelijker.

Bewaar de bestanden zowel in hun oorspronkelijk formaat als in een archiveringsformaat. Om te weten uit welke bestandsformaten je digitaal archief bestaat, kan je DROID gebruiken. Stel richtlijnen op voor het gebruik van bestandsformaten en communiceer die naar alle medewerkers. Voor een overzicht van open en ondersteunde bestandsformaten, zie de tool Aanbevolen bestandsformaten om je digitaal archief leesbaar te houden. Kies bij de aanmaak van nieuwe bestanden zo veel mogelijk voor standaardformaten.

Organiseer een digitale opruimdag

Om alle acties in verband met je digitale archief te bundelen, kun je een trash day of een digitale opruimdag organiseren. Die dag houden alle medewerkers zich bezig met het ordenen en toegankelijk maken van het digitale klassement. Wat een trash day is en hoe je er eentje kunt organiseren lees je in de tool Een digitale opruimdag of trash day.

Maak een back-up van je digitale archief

Zorg voor een goede back-up van het digitale archief zodat je gegevens en inspanningen om je gegevens goed te bewaren niet verloren gaan. Hoe je een back-up kunt maken en waar je rekening mee moet houden, lees je in de tool Hoe maak je een back-up? .


Auteur: Nastasia Vanderperren (meemoo) m.m.v. Sanne Van Bellingen

TRACKS is een samenwerking tussen deze partners: