De risico’s van je digitaal archief in kaart brengen

Informatie beheren brengt risico’s met zich mee. Bij het beheer van digitale informatie zijn er specifieke risico's die je het best goed in kaart brengt om ze zo maximaal terug te kunnen dringen. Door je bewust te zijn van die risico's, kan je er tijdig op inspelen en voorkom je verrassingen door een verloren, onleesbaar of onbruikbaar digitaal archief.

Een goed zicht op de risico's van digitaal informatiebeheer is belangrijk vanaf de creatie van een document. Dan neem je al beslissingen die bepaalde risico's met zich mee kunnen brengen of net kunnen terugdringen (bv. door de keuze van je bestandsformaat of de plek waar je het bestand opslaat).

Risico’s voor je digitaal archief zijn een gebrek aan

  • bewustzijn, beleid en middelen om de duurzame bewaring te realiseren;
  • organisatie, kennis en monitoring m.b.t. digitale bewaring;
  • documentbeheer;
  • IT-infrastructuur;
  • een duurzaamheidsbeleid;
  • gebruiksvriendelijkheid.

Hoe breng je risico's in kaart?

VAI ontwierp in samenwerking met de Provincie Antwerpen een tool die je kan helpen om deze risico's in kaart te brengen. Het sjabloon is in de eerste plaats bedoeld voor architectenbureaus, maar de achterliggende principes kunnen ook kunstenaars en kunstenorganisaties inspireren.

Wie doet dit?

De afspraken die binnen de organisatie zijn gemaakt, maken in principe duidelijk wie verantwoordelijk is voor het in kaart brengen van de risico's (zie tool Maak afspraken en bepaal verantwoordelijkheden omtrent archief- en collectiezorg). In het nakomen van de afspraken over naamgeving en mappenstructuur draagt elke medewerker een verantwoordelijkheid. De verantwoordelijke binnen een organisatie kan de risico's in kaart brengen. Om die risico's daadwerkelijk terug te dringen is een gedragenheid binnen de organisatie en dus ieders medewerking nodig.


Auteur: Bart Magnus (meemoo) en Wim Lowet (VAi)

Deel dit artikel:          

TRACKS is een samenwerking tussen deze partners: