Jens Bertels (AMVB)

    Samenvatting

    De KVS nam deel aan het archiefdoorlichtingsproject voor podiumkunstenorganisaties van PACKED en Het Firmament. Het hieruit resulterende evaluatierapport bevatte een takenlijst die bij uitvoering op korte termijn het archiefbeheer kon optimaliseren. Om enkele van deze taken uit te voeren stelde de KVS een jobstudent aan. Op een korte tijd werd de archiefruimte onder handen genomen, het aanwezige archief in kaart gebracht, een nieuwe overdracht naar het AMVB voorbereid en wanneer gepast archief vernietigd.

    Status:

    Archiefdoorlichtingstraject doorlopen: eind 2017 – mei 2018

    Evaluatierapport en takenlijst opstellen: eind mei 2018

    Zoektocht jobstudent: juni en juli 2018

    Werkzaamheden jobstudent: augustus 2018

    Probleemstelling

    Doorheen de jaren is de archiefruimte van de KVS door een gebrek aan systematiek en afsprakenopvolging chaotisch geworden. Het is hierdoor moeilijk om het overzicht te bewaren en aan te geven wat in de archiefruimte opgenomen is en waar het zich bevindt. Een chaotische archiefruimte verhindert bovendien vaak het ondernemen van concrete stappen om de archiefzorg te verbeteren. De archiefruimte van het KVS biedt door de aanwezige infrastructuur echter veel mogelijkheden en ze wilden hier dan ook werk van maken. Op zich was de nodige opruimactie vrij eenvoudig. De vereiste focus en de intensieve tijdsinvestering (zij het op een korte periode) was voor de personeelsleden die hier in hun agenda of functieomschrijving geen ruimte voor hebben evenwel niet evident. Daarom werd in overleg met PACKED en Het Firmament besloten om een jobstudent met deze taak te belasten.

    Methode

    1. Deelname archiefdoorlichtingstraject PACKED en Het Firmament

    In het najaar van 2017 startten PACKED en Het Firmament een nieuw archiefdoorlichtingstraject voor podiumkunstenorganisaties op. De deelnemers van het traject 2017-2018 waren de Koninklijke Vlaamse Schouwburg (KVS), het Nieuwstedelijk, Voetvolk en Theater Utrecht. Dit praktijkvoorbeeld behandelt het traject van de KVS, waarbij naast PACKED en Het Firmament ook het AMVB betrokken was.

    De betrachting van het traject was om wederom via plaatsbezoeken, (zelf)evaluatie aan de hand van de TRACKS-richtlijnen, een workshop archiefzorg en specifieke begeleiding het archiefbeheer van de deelnemende organisaties te optimaliseren.

    2. Opstellen evaluatierapport en takenlijst

    Door deze verschillende werkvormen te combineren ontstaat zowel voor de deelnemende als begeleidende organisaties een goed zicht op de historische en huidige situatie, de problemen en de mogelijke oplossingen.

    Op basis van deze analyse werd een evaluatierapport van de archiefwerking opgesteld, waarin naast een situatieschets (opgesteld op basis van een vragenlijst en de plaatsbezoeken) voornamelijk doelstellingen en prioritaire acties opgenomen werden. Deze werden vertaald en gebundeld in een overzichtelijke takenlijst, waarmee de organisaties aan de slag kunnen.

    Deze lijst probeert een zo exhaustief mogelijk beeld te geven van de werkpunten, met een beoordeling van het belang van de verschillende werkpunten (laag, hoog, gemiddeld). Het is nadien aan de organisaties zelf om de prioriteiten op te lijsten en deze te vertalen in concrete handelingen, zowel op korte als op lange termijn.

    3. Prioritaire acties op korte termijn identificeren en uitvoeren

    De KVS besliste om na het doorlopen van het traject op korte termijn werk te maken van de volgende punten: in-situ fysiek archief in kaart brengen, ordenen en opruimen van de archiefruimte (die tevens de stock huisvest) en sensibilisering van het personeel met betrekking tot het digitale archief.

    Voor de opruiming van de archiefruimte en het verder in kaart brengen van de fysieke archieven betrok de KVS op aanraden van Het Firmament, PACKED en het AMVB een jobstudent. Zo bekommerde Lotte Vrancken zich gedurende een maand om het KVS-archief. De geboekte vooruitgang is aanzienlijk.

    4. Opruimen en plaatsingslijst opstellen van de archiefruimte

    In eerste instantie werd de bestemde archiefruimte zorgvuldig opgeruimd en voorzien van een plaatsingslijst. De archiefruimte dient bij de KVS zowel om de stock in onder te brengen als om een deel van het werkingsarchief centraal te bewaren. Voornamelijk het promotiemateriaal komt hier terecht. Door het ontbreken van een methodiek en afspraken was het echter niet duidelijk wat hier allemaal terecht was gekomen en waar het zich bevond. De ontstane rommel droeg daarnaast bij aan het uitstellen van concrete acties.

    De opruimactie van Lotte resulteerde in een goed overzicht van het aanwezige materiaal (door middel van een plaatsingslijst) en een grondige selectie van overbodig materiaal (dubbels). De ruimtebesparing (een container vol oud promotiemateriaal) en het overzicht dragen bij aan een betere bewaring in de toekomst.

    5. In-situ archief verder in kaart brengen

    Niet al het archief komt in de archiefruimte terecht. Een aanzienlijk deel bevindt zich op de bureaus en in kasten in de kantoorruimtes. Bovendien bevond zich ook nog archief in een lokaal bovenin het gebouw. Het in kaart brengen van dit archief werd ook aangevat, maar nog niet afgerond. Er is wel reeds meer kennis over het materiaal dat zich in het gebouw bevindt. Door de samenwerking, de gesprekken en het evaluatierapport heeft de KVS ook meer kennis over de inhoud van het archief dat reeds door het AMVB bewaard wordt. Doorheen de jaren verliepen de overdrachten via verschillende personeelsleden en onder verschillende directies. De kennis over de overdrachten en de inhoud van het archief dreigt zo langzaam uit de organisatie te verdwijnen, wat na het traject terug minder het geval is.

    6. Overdracht naar het AMVB

    Het verkrijgen van een overzicht en het opruimen van de archiefruimte moest ook resulteren in een nieuwe overdracht aan het AMVB. Sinds de eerste overdracht in 2004 droeg de KVS regelmatig archief over. Het bestand dat door het AMVB bewaard wordt, kreeg een aanzienlijke aanvulling op vlak van affiches en ook op vlak van de Bottelarij-periode. Dit archief kan nu ontsloten worden en ingezet worden in allerhande projecten en onderzoeken.

    Resultaten

    1. Overzichtelijke archiefruimte

    De archiefruimte van de KVS is door de creatie van een plaatsingslijst en een grondige schoonmaak en selectie terug overzichtelijk. Hierdoor weet men beter wat er allemaal in de archiefruimte bewaard wordt, worden de nodige documenten eenvoudiger teruggevonden en is het gemakkelijker om op basis van de takenlijst vervolgstappen te zetten.

    2. Plaatswinst in de archiefruimte

    Door de overdracht aan het AMVB, het verplaatsen van archiefvreemde objecten en het vernietigen van overbodige documenten is er aanzienlijke plaatswinst geboekt in de archiefruimte. In totaal verdween meer dan een container aan materiaal dat de KVS niet langer moest bewaren. Hierdoor wordt de kans op ongecontroleerd en onwenselijk verlies door plaatstekort aanzienlijk kleiner. De vrijgekomen ruimte laat ook toe om de documenten beter en veiliger te bewaren.

    3. In-situ archief in kaart gebracht

    Het archief dat zich in de gebouwen van de KVS bevindt is in beeld gebracht. In de archiefruimte is dit helemaal gelukt, in de rest van het gebouw gedeeltelijk. Om acties in het kader van de archiefzorg te doen is dit een onontbeerlijke handeling en een grote stap vooruit.

    4. Overdracht aan het AMVB

    De overdracht van promotiemateriaal en archief met betrekking tot de Bottelarij-periode aan het AMVB zorgt ervoor dat belangrijk theatererfgoed, zonder bijkomende inspanningen voor de KVS, langdurig bewaard en verwerkt wordt ter documentering, hergebruik en onderzoek.

    CC BY