Hoe hou je de kennis binnen je organisatie?

CEMPER

Wat?

 Wanneer een ervaren medewerker je organisatie verlaat, gaat er meteen ook een pak kennis en kunde de deur uit. Kennis borgen betekent dat je de kennis van de medewerker die vertrekt, doorgeeft aan de nieuwe mensen binnen je organisatie.

Met kennis bedoelen we het geheel van informatie, ervaring en vaardigheden. ('Alles wat in het hoofd en in de handen zit'.) Het gaat dus niet alleen om de pure vakkennis, maar ook om de netwerken, de kennis over de (geschiedenis van de) eigen organisatie, ...

 

Waarom?

Om de continuïteit binnen de organisatie te verzekeren dienen zaken die van essentieel belang zijn zo goed mogelijk te worden overgedragen aan de opvolger.

 

Wanneer?

De vertrekkende werknemer en zijn/haar leidinggevende plannen het beste in de laatste maanden voor het vertrek tijd in voor kennisborging. In het beste geval kunnen de vertrekkende medewerker en de nieuwe medewerker in die periode nog een tijdje samenwerken om kennis, kunde en taken over te dragen.

Hoe?

Er zijn meerdere manieren mogelijk om de kennis binnen de organisatie te laten overdragen. Cruciaal in elk kennisborgingstraject is het grondig documenteren van de specifieke taken en acties van de vertrekkende medewerker. Dat gebeurt d.m.v. de taakanalyse of takenkaart.

Wanneer de opvolger een tijdje samen met de vertrekkende medewerker kan meelopen, kan de kennisoverdracht georganiseerd worden volgens het kennisoverdrachtsplan.

Komt de opvolger pas na het vertrek van de medewerker in de organisatie, dan kan een survivalkit soelaas bieden.

 

1. De taakanalyse of takenkaart

Voor de taakanalyse is het de bedoeling dat de medewerker die de organisatie zal verlaten de tijd neemt om een gedetailleerd overzicht op te maken van alle taken en acties die hij/zij uitvoert. Interessante hulpvragen hierbij zijn: 'Wat zijn mijn hoofdtaken?' 'Wat beheer ik?' 'Waar hou ik mij mee bezig?'.Deze algemene taken en acties worden daarna opgesplitst in deeltaken. Wat moet je allemaal doen om deze taak tot een goed einde te brengen?

Tenslotte worden de kritieke (deel)taken hieruit gefilterd. Dit zijn niet de taken die de vertrekkende medewerker zelf het belangrijkste vindt. Maar wel die taken waarbij de optimale werking van of de continuïteit binnen de organisatie in het gedrang kunnen komen. Je moet je de vraag stellen wat er zou fout gaan wanneer deze medewerker van de ene dag op de andere dag zou vertrekken. Welke taken worden dan niet meer uitgevoerd? Waar is er risico op klachten? Bij welke taken loopt de opvolger het risico om grote fouten te maken? Bij de kennisoverdracht wordt dan ook prioritair ingezet op deze kritieke taken.

Om een goede taakanalyse te maken, is overleg tussen de vertrekkende medewerker, de ledinggevende en de collega's heel belangrijk. Sommige zaken en handelingen zijn voor de medewerker zo vanzelfsprekend, dat zij/hij deze zou vergeten te vermelden.

 

2. Het kennisoverdrachtsplan

Dit is een actieplan, gebaseerd op de taakanalyse. Hierbij wordt in duidelijke stappen beschreven welke acties er moeten ondernomen worden om zoveel mogelijk kennis van de vertrekker over te dragen aan de opvolger(s). En dit op een zo gestructureerde manier. Dit gaat in de eerste plaats, maar niet alleen, over de kritieke (deel)taken.

Het kennisoverdrachtsplan kan opgemaakt worden in de vorm van een tabel. Per (deel)taak wordt gezocht naar de beste methode om de kennis over te brengen. Daarbij worden telkens  de volgende zaken vermeld:

- welke acties moeten worden ondernomen (bvb. opleiding softwareprogramma),

- wie is er bij deze acties betrokken,

- hoeveel tijd neemt elke actie in beslag,

- wanneer is elke actie gepland,

- is de actie uitgevoerd (en wat is het resultaat).

Zo heeft iedere betrokkene een goed beeld over de manier waarop de kennisoverdracht zal gebeuren. Zet in de mate van het mogelijke de acties ook effectief in de agenda van de betrokkenen, zo wordt de overdracht meteen concreet.

 

3. De survival kit

Soms is het niet mogelijk voor de opvolger om mee te lopen met de vertrekkende medewerker. Er is dan geen tijd/gelegenheid om een kennisoverdrachtsplan uit te voeren. In dit geval kan een survival kit gebruikt worden. Dit is een document waarin de vertrekkende medewerker alle kennis probeert te bundelen die essentieel is voor zijn/haar opvolger.

Op basis van de taakanalyse wordt per (deel)taak een overzicht opgesteld over de volgende zaken:

  • Wat zijn de vaste procedures of stappenplannen?
  • Welke bronnen zijn nodig om deze taak goed uit te voeren?
    • Documenten (en waar die te vinden)
    • Literatuur (en waar die te vinden)
    • Contactpersonen of netwerk (actueel adresboek nalaten)
  • Wat zijn de lopende dossiers?
  • Wat is de ontstaansgeschiedenis (inclusief de lastige kliffen en grote successen)?
  • Wat is de toekomstvisie? Welke uitdagingen staan er nog te wachten?

Om de survival kit zo goed en compleet mogelijk te maken, is het onontbeerlijk dat de vertrekkende medewerker dit samen doet met de leidinggevende en collega's. Aan hen kan namelijk gevraagd worden om de tekst na te lezen en op basis van hun vragen en feedback kan die verder worden aangepast.

Bij elke taak in de survival kit kan een collega aangeduid worden met wie de vertrekkende medewerker alles heeft overlopen. Op die manier kan deze collega de opvolger bijstaan wanneer deze voor het eerst deze taak moet uitvoeren. De collega kan dan misschien niet inhoudelijk ondersteunen, maar kan door zijn organisatiekennis en netwerk toch hulp bieden.

 

CC BY-SA