Toezichten 2020 - een stand van zaken rond basisarchiefzorg bij kunstenorganisaties
De Vlaamse overheid vraagt van organisaties die een meerjarige subsidie ontvangen via het Kunstendecreet onder meer dat ze zorg dragen voor hun archief en collecties. Wat die zorg minimaal inhoudt, staat gespecificeerd in de basiszorgrichtlijnen op de TRACKS-website. Naast de basiszorgrichtlijnen bevat de TRACKS-website heel wat praktische tools en praktijkvoorbeelden om archiefzorg doordacht en verantwoord aan te pakken. De TRACKS-partners werken samen om de kunstensector hierbij te ondersteunen. Het departement CJM ziet er op toe dat organisaties aan de subsidievoorwaarde voldoen.
Kunstenorganisaties krijgen tot het einde van de lopende subsidieperiode (2022) de tijd om deze richtlijnen in de praktijk te brengen. De toezichten op het werkingsjaar 2020 zijn in die zin een interessant moment om te kijken waar de sector staat. We zijn blij te zien dat twee jaar voor de uiterste datum om aan de basiszorg te voldoen 75% van de kunstenorganisaties volgens het departement CJM dit minimum vereiste niveau al heeft bereikt. Dat wil niet zeggen dat deze organisaties helemaal op hun lauweren kunnen rusten, wel dat er een solide basis is om archiefzorg als een goed geïntegreerd onderdeel in de totale werking van de organisatie voort te zetten.
We nemen de 25% organisaties die in 2020 nog niet voldeden aan de basisarchiefzorg even verder onder de loep.
Bijna de helft van de organisaties die nog niet volledig aan de basiszorg voldeden, kregen maar op één aspect een opmerking. Het beoordelingssysteem van het departement CJM is zo uitgewerkt dat je al dan niet op een onderdeel voldoet. Een opmerking op één of meerdere aspecten leidt automatisch tot de voorlopige conclusie dat je nog niet voldoet aan de basisarchiefzorg. De onvoldoende in het toezichtsverslag van 2020 dien je dus eerder als een opmerking te interpreteren.
Tweede geruststelling: als organisatie heb je in principe nog voldoende tijd om in 2022 volledig aan de basiszorg te voldoen. Mits de nodige aandacht zitten de organisaties met één opmerking op vlak van basisarchiefzorg dus netjes op schema om in 2022 aan dit criterium te voldoen.
De andere helft van de organisaties kreeg op meerdere aspecten een opmerking. Zij hebben dus iets meer (inhaal)werk voor de boeg. Sommige van die organisaties hebben sinds 2020 overigens al belangrijke stappen gezet, bv. door het archiefdoorlichtingstraject te volgen dat CEMPER en meemoo aanbieden.
Er zijn drie aspecten van de basiszorg waar opvallend veel organisaties (20 of meer) in 2020 nog opmerkingen op krijgen.
22 organisaties krijgen een opmerking op de vraag of het archief werd beschreven. Zonder verwarring te willen scheppen moeten we hier melden dat dit aspect van archiefzorg eingelijk in twee basiszorgrichtlijnen vervat zit: een ‘overzicht van je archief’ en ‘ordenen en beschrijven’. Hoe kan je het dan het best aanpakken?
Moet je vanaf nul beginnen, dan is het raadzaam om te starten met het maken van een overzicht van je archief en collectie(s). Gebruik bij voorkeur de tool en het bijhorende excelformulier die wordt aangeboden op de TRACKS-website: Breng je archief en collectie(s) in kaart. Je hebt hierbij verschillende keuzes. Je kan het overzicht vrij algemeen houden of je kan al gedetailleerder werken. Die keuze hangt sterk samen met de toestand van je archief. Zit alles in dozen met een inhoudsomschrijving erop, dan kan je bijvoorbeeld daarvan een lijst maken (zie een plaatsingslijst opstellen). Controleer in elk geval of de beschrijving op de dozen klopt met de inhoud. Is er nog nooit iets gebeurd, dan zal je moeten starten met het ordenen ervan (zie verder).
Als je een vrij gedetailleerd overzichtsdocument opstelt, kan dit eventueel ook doorgaan voor beschrijving. Het kan ook zijn dat bepaalde onderdelen van je archief wel al beschreven zijn. Als je een goede mappenstructuur gebruikt dankzij goede afspraken over de naamgeving van de mappen en bestanden, dan heb je voor je digitale archief eigenlijk al een goede beschrijving. Bij het openklikken van een map heb je bijvoorbeeld een mooi overzicht van de mappen of bestanden eronder.
Op de vraag of er een logische en werkbare ordening van documentenarchief is, krijgen 20 organisaties een opmerking. Zoek het in de eerste plaats niet te ver. Ga na of jullie alles vlot terugvinden (zowel op papier als digitaal) en tracht te benoemen waarom dat wel of niet het geval is. Onbewust ordenen we routinematig al heel wat informatie, anders is die op lange duur niet meer beheersbaar. Als je een overzichtsdocument hebt, probeer daar dan al een zekere orde uit te halen. Op de TRACKS-website vind je meer informatie hoe je kan starten met het ordenen van je bestanden.
Een derde moeilijk onderdeel blijft dat van de rechten. Ook hier zijn weer 22 organisaties die voor dit onderdeel van de basiszorg nog een opmerking krijgen. De basiszorgrichtlijn houdt in dat je weet welke rechten er rusten op documenten en objecten in het archief dat ontstaat tijdens de huidige subsidieperiode. Organisaties die al langer bestaan, beheren mogelijk ook hun archief uit het verdere verleden. Zicht hebben op de rechtenstatus van je hele archief en/of collectie(s) maakt het gemakkelijker om er iets mee te doen, maar om finaal te beoordelen of je organisatie voldoet aan de basisarchiefzorg, zal het departement CJM voor deze basiszorgrichtlijn enkel kijken naar het archief van de huidige subsidieperiode.
Net zoals bij de vorige aangehaalde aspecten betekent een opmerking in het toezichtsverslag dus niet noodzakelijk een onvoldoende. Wel zijn het aandachtspunten om in de toekomst een stapje vooruit te kunnen zetten. Tijdens de toezichten op de werkingsverslagen van 2022 zal het departement finaal bepalen of een organisatie aan de basisarchiefzorg voldoet.
