Inventarisatie van audiovisuele en digitale archieven in de podiumkunstensector (update)

In de lente van 2015 namen Het Firmament, Kunstenpunt en PACKED vzw het initiatief om een inventaris te maken van de audiovisuele en digitale archieven in de podiumkunstensector. Ongeveer 170 podiumkunstenorganisaties werden in het kader van deze inventaris gecontacteerd. De nadruk lag hierbij voornamelijk op podiumkunstenorganisaties die vandaag structureel worden gesubsidieerd door de Vlaamse overheid. In de zomer van van 2015 stelden we een eerste stand van zaken voor van deze inventarisering. Tijdens de eerste maanden van 2016 hebben we de cijfers verder aangevuld, vooral onder impuls van Het Firmament. We hebben nu ook cijfers gekregen van Theater Antigone, A Two Dogs Company, Compagnie Cecilia, Comp.Marius, Danscentrum Jette, De KOE, deTijd, SKaGeN, Studio Orka, Troubleyn, Voetvolk en Theater Zuidpool. Damaged Goods, De Werf (Brugge) en Malpertuis hebben hun inventaris die werd opgemaakt in 2015 verder aangevuld.

Ondertussen hebben we dus van een drieënzeventig podiumkunstenorganisaties een bruikbare inventaris ontvangen. Dat betekent een bruikbare respons van ongeveer 43%. Samen bieden deze organisaties een mooie doorsnede van het deel van de podiumkunstensector dat vandaag (of in het recente verleden) door de Vlaamse overheid wordt gesubsidieerd.

Vrijwel alle (podium)kunstenorganisaties beheren een audiovisueel archief met o.m. opnamen van eigen voorstellingen en repetities. Audiovisuele opnamen brengen niet de authentieke historische ervaring van dansers of publiek terug, maar zijn niettemin zeer belangrijke documentaire sporen om bijvoorbeeld onderzoek, educatie en promotie, en herneming of re-enactment mogelijk te maken. Audiovisuele archieven zijn niet alleen vandaag belangrijk in de werking van podiumkunstenorganisaties, maar ze zullen in de toekomst ook cruciaal zijn als erfgoed van de (podium)kunsten in Vlaanderen. Ze zijn momenteel weinig toegankelijk, zelfs intern, binnen de podiumkunstenorganisaties. Bovendien worden ze in hun voortbestaan bedreigd omdat ze worden bewaard op dragers die in onbruik zijn geraakt en waarvoor de afspeelapparatuur ontbreekt. De dragers zijn ook onderhevig aan fysiek verval. Een soortgelijk probleem stelt zich vaak bij de langetermijnbewaring van digitale archieven en collecties (ook voor het niet-audiovisueel materiaal). Het is dus hoog tijd om iets te ondernemen!

Voor audiovisueel materiaal is digitalisering, ondanks de nieuwe uitdagingen die digitale bewaring creëert, een oplossing. Omdat de digitalisering van deze audiovisuele archieven de capaciteit van de individuele podiumkunstenorganisaties overstijgt, zijn Het Firmament, Kunstenpunt en PACKED vzw een samenwerking aangegaan met VIAA (Vlaams Instituut voor Archivering). VIAA heeft toegezegd om de digitalisering van de audiovisuele archieven en de bewaring van digitale archieven en collecties uit de podiumkunstensector op te nemen in haar digitaliseringsprojecten. De eerste dragerformaten die vanaf 2017 voor de podiumkunsten worden opgenomen in de planning van VIAA zijn bijvoorbeeld:

• ¾" U-matic (alle types);
• ½" Betacam (alle types);
• ½" Betamax;
• ½" VCR;
• 2" open spoel video;
• 1" open spoel video;
• 1/2" open spoel video;
• compact audiocassette;
• ¼" audiotape;
• audio cd-r;
• schellak- of lakplaten (grammofoonplaten);
• Video8;
• Hi8;
• Digital8.

Door het audiovisueel archiefmateriaal per type drager te tellen, hebben we een duidelijk beeld bekomen van de omvang en de aard van het te digitaliseren materiaal. De volgende stap in het traject is een eerste infosessie op 26 mei 2016 voor die podiumkunstenorganisaties die audiovisuele dragers bezitten die in de eerstkomende digitaliseringsprojecten van VIAA kunnen worden meegenomen. Nadien kan er gestart worden met de registratie van de eerste te digitaliseren dragers. Voorafgaande aan de digitalisering dient iedere drager afzonderlijk te worden geregistreerd in een online databanksysteem van VIAA, en tegelijkertijd te worden voorzien van een barcode.

De komende maanden zullen Het Firmament en PACKED vzw ook op bezoek gaan bij die podiumkunstenorganisaties wiens audiovisuele archief filmmateriaal bevat. Met behulp van AD-strips zullen we onderzoeken of het materiaal is aangetast door het azijnsyndroom. AD-strips zijn kleine papierstrips die in de filmdozen moeten worden geplaatst, en na een bepaalde tijd terug worden verwijderd. Als de films zijn aangetast door het azijnsyndroom verkleuren de strips. De mate van verkleuring geeft de mate van aantasting aan. Het azijnsyndroom is onomkeerbaar. Zodra de mate van aantasting voorbij het autokatalytisch punt is, zal het verdere verval bovendien snel gaan. Het azijnsyndroom kan enkel afgeremd worden door de filmrollen zeer koud te bewaren (of zelfs in te vriezen). De beste oplossing is de films kopiëren op een nieuwe filmdrager of ze te digitaliseren. Aangetaste films dienen te worden afgezonderd van niet-aangetaste films. Materiaal dat verzuurd is geniet bij de digitalisering van film door VIAA prioriteit omdat het bedreigd is.

Conclusies audiovisueel archief

• Wat de audiovisuele archieven van de respondenten betreft, komen we momenteel uit op 31.047 dragers die in aanmerkingen komen voor digitalisering.

• Dit betekent niet noodzakelijk dat er uiteindelijk ook 31.047 dragers zullen worden gedigitaliseerd of dat er vervolgens 31.047 digitale bestanden zullen worden gearchiveerd door VIAA. Bij een aantal organisaties worden er, volgens de regels van de goede praktijk, van de audiovisuele werken of registraties meerdere kopieën bewaard (bv. moederbanden, submasters en raadplegingskopieën). Voorlopig zijn deze verschillende kopieën vaak meegeteld. Indien voorafgaand aan de digitalisering kan worden vastgesteld welke kopie in de beste staat is, hoeven niet alle kopieën te worden gedigitaliseerd. Indien toch meerdere kopieën hoeven te worden gedigitaliseerd, bv. omdat de nodige afspeelapparatuur ontbreekt om de conditie van de opnamen op de banden te bepalen, kan natuurlijk ook na digitalisering nog een selectie gebeuren.
• De videodragers vormen het grootste deel van de archieven: 20.863 dragers of 67,2% van de totale omvang. De audiodragers bedragen 9.741 stuks of 31,4%. Film is goed voor 253 stuks of 0,8%. Zowel bij video als audio zijn de digitale dragers iets meer vertegenwoordigd dan de analoge dragers. Dit betekent waarschijnlijk dat minstens de helft van alle dragers niet ouder is dan twintig jaar.
• De meest populaire videoformaten zijn 1/2" VHS en 1/4" DV. Professionele (analoge en digitale) videodragers zijn zwaar ondervertegenwoordigd. Dragers die veel voorkomen in de omroepsector, zoals 1/2" Digital Betacam en de verschillende types 1/2" Betacam, vormen slechts 4,8% van alle videodragers (of 1.487 stuks).
• Fragiele videotapeformaten als Video8, Hi8, 1/4" DV, 1/4" DVCAM en Digital8 zijn sterk vertegenwoordigd (26,9% of 8.339 stuks). In 2017 zal VIAA starten met de digitalisering van Video8,- Hi8- en Digital8-tapes; 1/4" DV, dat vooral zeer talrijk is in de audiovisuele archieven, zal nog tot 2018 moeten wachten op digitalisering door VIAA. Ook weinig duurzame optische schijfjes als CD-R en DVD-R zijn sterk vertegenwoordigd; vermoedelijk vertegenwoordigen ze 8.159 stuks (ongeveer 26,3%) van de totale omvang.
• Bijna nooit werd het audiovisueel materiaal gecatalogiseerd door de podiumkunstenorganisaties. De inhoud is in het beste geval enkel af te leiden op basis van beknopte aantekeningen op de dragers. Verder onderzoek is daarom nodig.
• Er is een ongelijke spreiding tussen de archieven. De twaalf grootste archieven (16,4% van het totale aantal respondenten) zijn samen goed voor 18.099 dragers (61,2% van de totale omvang). Er is bovendien een zeer groot verschil in omvang tussen het grootste audiovisuele archief (Rosas, 4.437 stuks of 14,3% van de totale omvang) en het kleinste archief (NONA, 2 stuks of 0,00006% van de totale omvang).
• Dans is zeer sterk vertegenwoordigd in de inventaris, en dit is niet alleen te danken aan het grote archief van Rosas. Onder de vijf grootste archieven zijn drie het archief van dansgezelschappen; ze zijn samen goed voor 10.057 dragers (of 32,4% van de totale omvang). Zes dansorganisaties (Rosas, Ultima Vez, Damaged Goods, Les Ballets C de la B, Kwaad Bloed, Danscentrum Jette, Kunst/Werk en Voetvolk) beheren 11.386 dragers (of 36,7%). Indien we ervan uitgaan dat de archieven van enerzijds Opera Vlaanderen Ballet Vlaanderen, Needcompany en Troubleyn, en anderzijds de vertegenwoordigde festivals en kunstencentra ook registraties van dansproducties bevatten, dan kunnen we aannemen dat dans waarschijnlijk minstens 40% vertegenwoordigt in het totale aantal. De sterke aanwezigheid van dans is ongetwijfeld te wijten aan het feit dat bij dans audiovisuele registratie (nog) belangrijker is dan bij (tekst)theater.
• Uit de rondvraag blijkt spijtig genoeg ook dat een aantal podiumkunstenorganisaties in het verleden digitalisering op een weinig duurzame manier hebben aangepakt. Enkele respondenten hebben niet alleen videobanden gedigitaliseerd naar DVD of andere minderwaardige archiveringsformaten, maar vervolgens ook de videobanden weggegooid. Hierdoor wordt nu de kans gemist om alsnog het materiaal op een hoogwaardig materiaal te digitaliseren; de mogelijkheden op (her)gebruik van het materiaal worden zo beperkt.

Tapes van Damaged Goods. Foto: PACKED vzw. CC BY-SA