De TRACKS-werking in 2022

Het TRACKS-netwerk engageert zich voor het sensibiliseren en informeren van kunstenaars en kunstenorganisaties over de zorg voor het eigen archief en/of collectie(s) met het oog op zelfredzaamheid. Het stimuleert in het bijzonder de meerjarig gesubsidieerde organisaties binnen het Kunstendecreet in de toepassing van de richtlijnen omtrent basisarchiefzorg. Het netwerk is samengesteld uit een aantal dienstverlenende en/of collectiebeherende erfgoedorganisaties (AMVB, Archiefpunt, CEMPER, CKV/M HKA, Letterenhuis, VAi), geflankeerd door meemoo, Kunstenpunt, FARO en het Departement Cultuur. De gedeelde kennis en expertise van de TRACKS-partners wordt ontsloten en geactualiseerd via de website www.projecttracks.be.

Het netwerk heeft een structuur met een stuurgroep en een werkgroep. De stuurgroep telt twaalf medewerkers van de tien organisaties en kwam in 2022 vier keer samen (18/2, 24/5, 16/9, 9/12). De stuurgroep werd in 2022 voorgezeten door co-voorzitters Mariet Calsius (CEMPER) en Tom Ruette (Kunstenpunt). De werkgroep bestaat uit negen medewerkers van zeven verschillende organisaties (CEMPER, meemoo, Letterenhuis, CKV, AMVB, VAi, Archiefpunt) en kwam in 2022 vier keer samen (21/01, 31/03, 10/06, 06/10). In 2022 werd de werkgroep door Bart Magnus (meemoo) gecoördineerd. Dankzij deze structuur is het TRACKS-netwerk in staat kennis en expertise omtrent de zorg voor archieven en collecties uit de kunsten optimaal te delen en efficiënt, doeltreffend en domeinoverschrijdend in te zetten waardoor de dienstverlening naar kunstenaars en kunstenorganisaties meer gestroomlijnd verloopt.

CC0 (bron: pxfuel.com)

Website www.projecttracks.be

De werkgroep zorgt voor de actualisering van de website en werkt bijkomende richtlijnen en praktijkvoorbeeld uit indien nodig. Relevante nieuwsberichten worden tijdig geplaatst.

Gebruikerscijfers TRACKS-website 2022

• Pagina’s van de TRACKS-website werden 30.441 keer weergegeven tijdens 19.037 surfsessies van 15.702 bezoekers.
• 73% van de bezoekers is Nederlandstalig, 22% Engelstalig en de resterende 5% anderstalig. 44% van de gebruikers komt uit Nederland, 39% uit België en de resterende 17% uit andere landen.
• 71% van de bezoekers komt op de TRACKS-website terecht via zoekmachines, 22% rechtstreeks, 6,5% via doorverwijzingen van andere websites (van TRACKS-partners, maar ook Nederlandse websites als bv. museumconsulenten.nl, den.nl en podiumkunst.net) en 0,5% via sociale media.

De meest bezochte pagina's zijn:

Kennisdeling

In 2022 ontwikkelde het netwerk een korte animatievideo over een opruimdag of trashday. De video geeft beknopt weer waarom je een opruimdag zou moeten organiseren en hoe je dat het best aanpakt. Het fungeert als sensibilisering voor de doelgroepen en werd tevens in verschillende vormingen gebruikt. De verspreiding van de video gebeurde via het website van TRACKS en via de kanalen van de partners.

Een-op-een-advies

TRACKS-partners krijgen van kunstenaars en kunstenorganisatie rechtstreeks vragen. Daarnaast is er ook het centrale TRACKS-contactformulier waar vragen binnenkomen en behandeld worden door de best geplaatste partner(s).

Archiefdoorlichtingstraject

Reeds jaren organiseren CEMPER en meemoo voor de structureel gesubsidieerde muziek- en podiumorganisaties archiefdoorlichtingstrajecten. Door deze manier van werken bundelen we vorming en advies over archiefzorg op maat. De deelnemende organisaties beschrijven via een uitgebreide vragenlijst hun archiefwerking, waarna een plaatsbezoek door de medewerkers van CEMPER en meemoo volgt. Conclusies en aanbevelingen worden verwerkt in een rapport met bijhorende actielijst. Daarnaast biedt het traject ook een vormingsmoment waarin de meest voorkomende problemen gezamenlijk worden behandeld.

In 2022 namen de volgende organisaties deel:

• Reeks januari-juni: Muziekcentrum Dranouter, Festival 2021, LOD Muziektheater, MA-festival, MartHa!tentatief, Muziektheater De Kolonie.
• Reeks juni-november: Theater Transparant, Symfonieorkest Vlaanderen, Trix, MetX.

Voorbereiding van het Traject Kunstenerfgoed

Op basis van de eerdere Strategische Visienota Kunsten zet de minister van cultuur in op nalatenschappen van hedendaagse kunstenaars. De opdracht voor de uitwerking van dergelijk traject wordt uitgewerkt door het Departement CJM. Dit staat in principe los van de werking van TRACKS, maar de meeste partners van het netwerk werden aangesproken en volgden de overlegmomenten in de tweede jaarhelft (tot aan de effectieve lancering van de subsidielijn in januari 2023).

Interne evaluatie van de werking van het netwerk

De werking van het TRACKS-netwerk volgt de beleidsronde van de collectiebeherende bewaarinstellingen en de landelijke dienstverleners van het Cultureelerfgoeddecreet. Naar aanleiding van de nieuwe beleidsronde voor 2024-2028 hielden we een interne evaluatie.

Kosten TRACKS-werking

In 2020 werd de piste gedeelde financiering in voege gebracht. Er werd een begroting gemaakt voor recurrente kosten en de eenmalige kost voor de nieuwe website. Acht organisaties (CEMPER, meemoo, Letterenhuis, CKV, AMVB, VAi, Archiefpunt en Kunstenpunt) gingen akkoord met het delen van deze kosten tot en met het einde van de beleidsperiode voor de erfgoedorganisaties. Daarmee delen enkel die partners die louter een adviserende rol opnemen (FARO en het Departement Cultuur, Jeugd en Media) niet mee in de kosten.

De recurrente kosten worden evenredig gedragen door acht TRACKS-partners. Deze kosten betreffen:

• hosting, onderhoud en klein ontwikkelwerk van de TRACKS-website;
• vertaalkosten om Nederlandse inhoud naar het Engels te vertalen.

De bijkomende kosten voor bepaalde acties worden ad hoc in onderlinge overleg besproken. De kosten voor het maken van de animatiefilm in 2022 werden gedeeld door de partners die beslisten om hieraan mee te werken (AMVB, Archiefpunt, CEMPER, CKV, Letterenhuis, meemoo, VAi).