De TRACKS-werking in 2021

Met de missie en visie als leidraad zette de TRACKS-werking in 2021 voornamelijk in op het aanvullen en up-to-date houden van de projectwebsite (zie punt 1) en zetten verschillende leden van het netwerk hun schouders onder twee publieksmomenten, die omwille van de heersende pandemie virtueel werden georganiseerd (zie punt 2). Daarnaast werd er ook heel wat een-op-eenadvies verleend via het archiefdoorlichtingstraject voor podium- en muziekorganisaties en het, al dan niet gezamenlijk, beantwoorden van vragen die via het TRACKS-contactformulier of na doorverwijzing bij het TRACKS-netwerk terecht kwamen (zie punt 3). Tot slot woog het TRACKS-netwerk ook op het beleid en de aanpak omtrent basisarchiefzorg bij meerjarig gesubsidieerde kunstenorganisaties (zie punt 4).

CC0 (bron: pxfuel.com)

In 2021 werden de afspraken rond de werking en financiering van het netwerk verdergezet. Dit houdt in:

• Werking:
  • De stuurgroep bestaat uit 12 medewerkers van 10 verschillende organisaties en kwam in 2021 vier keer samen (25/02, 12/05, 17/09, 09/12). De stuurgroep werd van 2019-2021 geleid door twee co-voorzitters: Veerle Wallebroek (CEMPER) en Tom Ruette (Kunstenpunt). In maart 2021 werd het voorzitterschap van beide leden verlengd met twee jaar.
  • De werkgroep bestaat uit acht medewerkers van zeven verschillende organisaties (CEMPER, meemoo, Letterenhuis, CKV, AMVB, VAi, Archiefpunt) en kwam in 2021 vijf keer samen (04/02, 17/03, 30/06, 07/10). De werkgroep werd van 2019-2021 getrokken door coördinator Eline De Lepeleire (Letterenhuis). In maart 2021 werd, bij afwezigheid van Evi Bert (CKV), Bart Magnus (meemoo) tijdelijke coördinator van de werkgroep.

• Financiering: acht organisaties (CEMPER, meemoo, Letterenhuis, CKV, AMVB, VAi, Archiefpunt en Kunstenpunt) gingen akkoord met gedeelde financiering voor recurrente kosten tot eind 2023 (het einde van huidige beleidsperiode voor de erfgoedorganisaties). Daarmee delen enkel die partners die louter een adviserende rol opnemen (FARO en het Departement Cultuur, Jeugd en Media) niet mee in de kosten. (zie punt 6). Bijkomende kosten voor publieksmomenten worden gedeeld door de partners die beslisten deel te nemen aan die momenten.

Dankzij deze structuur is het TRACKS-netwerk in staat kennis en expertise omtrent de zorg voor archieven en collecties uit de kunsten optimaal te delen en efficiënt, doeltreffend en domeinoverschrijdend in te zetten, waardoor de dienstverlening naar kunstenaars en kunstenorganisaties meer gestroomlijnd verloopt.

Website www.projecttracks.be

In 2021 ging het kennisplatform achter de voormalige TRACKS-website offline en werden aldus de laatste pagina’s overgezet naar de nieuwe website. Daarnaast werden enkele pagina’s aangepast en nieuwe pagina’s toegevoegd.

Nieuwe pagina’s:

• Praktijkvoorbeeld: https://www.projecttracks.be/praktijkvoorbeelden/de-beschrijving-van-muziekinstrumenten-de-collectie-van-stichting-logos-als-case
• Nieuws:
  • Nieuwsbericht over vragenuurtjes: https://www.projecttracks.be/nieuws/vragenuurtje-over-archiefzorg-in-werkingsverslag-2020
  • Jaarverslag 2020: https://www.projecttracks.be/nieuws/archiefzorg-in-werkingsverslag-2020-van-meerjarig-gesubsidieerde-organisaties
  • Nieuwsberichten (aankondiging + verslag) over infomoment 9/11
  • Nieuwsbericht over jaarverslag TRACSK-werking 2020: https://www.projecttracks.be/nieuws/de-tracks-werking-in-2020
  • Nieuwsbericht over archiefdoorlichtingstraject: https://www.projecttracks.be/nieuws/archieven-doorgelicht
  • Nieuwsbericht webinarreeks "To imagine otherwise: future archives": https://www.projecttracks.be/nieuws/to-imagine-otherwise-laat-u-inspireren
  • andere, kleinere nieuwsberichten: https://www.projecttracks.be/nieuws

Aanvulling op bestaande pagina’s:

• laatste overzettingen van content van oude naar nieuwe kennisplatform, met nieuwe inleidende teksten
• Update privacyverklaring
• tool websites archiveren
• tool Een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s)
• tool Veilig omgaan met wachtwoorden
• tool Overzicht professionele bewaarplaatsen

Vertaling van pagina’s naar het Engels:

• 3 tools
• 6 praktijkvoorbeelden
• privacyverklaring

Gebruikerscijfers TRACKS-website 2021

Pagina’s van de TRACKS-website werden in 2021 40.860 keer weergegeven tijdens meer dan 21.965 surfsessies van 17.448 bezoekers.

79% van de bezoekers is Nederlandstalig, 19% Engelstalig en de resterende 2% anderstalig. 48% van de gebruikers komt uit Nederland, 41% uit België en de resterende 11% uit andere landen.

79% van de bezoekers komt op de TRACKS-website terecht via zoekmachines, 17% rechtstreeks en 4% via doorverwijzingen van andere websites (van TRACKS-partners, maar ook Nederlandse websites als bv. museumconsulenten.nl, den.nl en erfgoekit.nl)

De meest bezochte pagina's zijn:

Ontmoetingsmomenten

Vragenuurtje werkingsverslag 11 en 18 maart 2021

Zie https://www.projecttracks.be/nieuws/vragenuurtje-over-archiefzorg-in-werkingsverslag-2020 en https://www.projecttracks.be/nieuws/archiefzorg-in-werkingsverslag-2020-van-meerjarig-gesubsidieerde-organisaties. We verzamelden vooraf vragen van de deelnemers die we tijdens de vragenuurtjes beantwoordden. Ook tijdens de online vragenuurtjes konden nog nieuwe vragen gesteld worden. Op deze online vragenuurtjes verwelkomden we 54 deelnemers (in totaal voor 3 sessies).

Digitaal infomoment 9 november 2021

Verslag en infobundel die het resultaat zijn van dit infomoment zijn raadpleegbaar via https://www.projecttracks.be/nieuws/een-visie-op-archiefzorg-hoe-begin-je-eraan. 44 mensen namen deel aan dit infomoment, waarvan 30 uit de kern van het doelpubliek (de kunstensector). De overige deelnemers kwamen uit kunstenbovenbouw of erfgoedsector. Er was een goede balans uit de disciplines.

Adviesverlening

Archiefdoorlichtingstraject bij muziek- en podiumorganisaties – meemoo en CEMPER

In 2021 werden twee archiefdoorlichtingstrajecten opgestart, één in het voorjaar en één in het najaar. Over het recentste archiefdoorlichtingstraject werd ook een verslag gepubliceerd op de TRACKS-website.

Loketvragen

Tot slot beantwoordden een aantal leden van TRACKS, al dan niet gezamenlijk, verschillende adviesvragen die via het TRACKS-contactadres of na doorverwijzing bij het TRACKS-netwerk terecht kwamen. Een aantal voorbeelden van (gezamenlijke) trajecten zijn:

• Monty door CEMPER en het Letterenhuis
• Ultima Thule door CEMPER en het Letterenhuis
• Compagnie De Koe door CEMPER en het Letterenhuis
• DeStudio door meemoo
• Frans Masereelcentrum door meemoo en CKV
• Opera Ballet Vlaanderen door meemoo

Beleidskwesties

• Goedkeuring Kunstendecreet 2021
  • In het nieuwste Kunstendecreet is het concept van de basisarchiefzorg behouden, al is het in de benaming van een subsidievoorwaarde naar een subsidievereiste geëvolueerd.
• Strategische Visienota Cultureel Erfgoed
  • Na een intensief traject is de Strategische Visienota Cultureel Erfgoed gepubliceerd in 2021. Daarin staan verschillende zaken die te maken hebben met het snijvlak kunsten en erfgoed. We noteren de aandacht voor kunstaankopen, vakmanschap (ook voor het maken van bv. podiumkunsten), nalatenschappen, en tot slot ook een vermelding van het traject Kunstenerfgoed. Dat traject wordt ook in de Strategische Visienota Kunsten vermeld, telkens verwijzend naar TRACKS.
• Samenwerking departement CJM
  • In 2021 is er een heldere afstemming bereikt met het departement CJM over het uitwisselen van inzichten over basisarchiefzorg, door het delen van toezichtsverslagen. Heel concreet werden de verslagen van 2020 met betrekking tot basisarchiefzorg gedeeld, en TRACKS maakte hiervan een analyse.

Kosten TRACKS-werking

De recurrente kosten worden evenredig gedragen door acht TRACKS-partners. Deze kosten betreffen:

• hosting, onderhoud en klein ontwikkelwerk van de TRACKS-website;
• vertaalkosten om Nederlandse inhoud naar het Engels te vertalen.

Verder dragen alle partners bij aan de TRACKS-werking door de tijdsinvestering van hun personeel en door een eventuele co-organisatie van publieksmomenten.