Fasen van archiefbeheer

Bij het beheren van archief maken we onderscheid tussen een dynamische, een semidynamische en een statische fase. Tijdens de dynamische fase worden archiefstukken veelvuldig gebruikt en aangemaakt bij het uitvoeren van activiteiten en taken. In de semidynamische fase worden archiefstukken beperkt geraadpleegd voor de afwerking en controle van activiteiten en taken. De bewaartermijnen zijn nog niet verstreken. In de statische fase wordt archief nog slechts incidenteel geraadpleegd. De bewaartermijnen zijn verstreken en de stukken die vernietigd mogen worden zijn meestal verwijderd. In deze fase kan het archief overgebracht worden naar een archiefinstelling.

Het is perfect mogelijk dat sommige documenten zich al in de statische fase bevinden, terwijl andere (lange tijd) in de dynamische fase blijven.

Bijvoorbeeld: Het projectdossier waaraan je werkt ligt steevast op je bureau om documenten te kunnen aanvullen en toe te voegen. Dit dossier zit in de dynamische fase. Wanneer het project is afgewerkt belandt het dossier in de kast achter je. Af en toe moet je immers enkele gegevens controleren of documenten hergebruiken voor je nieuwe project. Dit is de semidynamische fase. Na een jaar plaats je het dossier in het rek bij de rest van het archief: je moet het dossier bewaren als bewijs dat je het project hebt uitgevoerd, maar je hebt het niet langer nodig om je taken uit te voeren. Dit is de statische fase.

(Bron: DigiGIDS@Work)