Jeter et conserver

Une bonne gestion des archives implique de savoir ce que l'on doit ou veut conserver et ce que l'on peut jeter (voir l'outil sur la Déterminer la valeur). Cela s'applique aussi bien aux archives papier qu'aux archives numériques. La première étape consiste à nettoyer les archives. Retirez tous les matériaux nocifs tels que les chemises en plastique, le métal (trombones, agrafes, classeurs, etc.), les élastiques, le papier collant, la colle, etc. Dans les archives numériques, il est important de vérifier l'absence de virus et de supprimer les doublons inutiles, les brouillons, les dossiers vides, etc. Le nettoyage de vos archives facilite la recherche et la manipulation. En outre, des archives nettoyées prennent moins de place dans l'espace de stockage physique fourni et sur le serveur.

Virginia State Parks staff, CC BY 2.0, via Wikimedia Commons

La clôture d'un dossier ou d'un projet est une excellente occasion de faire le ménage dans les archives papier et numériques. À ce moment-là, vous vous souvenez clairement du contenu et vous savez quels documents sont importants et lesquels ne le sont pas. Vous pouvez également organiser un "trash day", une journée de nettoyage numérique, au cours de laquelle vous vous occupez uniquement de rendre le classement des archives papier et numériques ordonné et accessible. Une fois les archives nettoyées, vous pouvez déterminer la valeur des documents.