Classer et décrire

Lorsque vous possédez des archives, vous voulez qu'elles soient accessibles pour vous et vos employés. Pour que vos archives soient accessibles, il est important de les classer et de les décrire. De cette façon, vous garantissez un fonctionnement plus efficace de votre organisation, car vous perdez moins de temps à chercher et à retrouver vos documents.

Parfois, vous devez consulter des documents plus anciens pour des raisons administratives. Ces derniers peuvent avoir une valeur juridique. Vos archives peuvent également être une source d'inspiration ou un cadre de référence pour de nouveaux projets artistiques. Vous avez donc besoin de vos archives pour des raisons artistiques ou de contenu. Il existe également des personnes, internes ou externes, qui s'intéressent à l'histoire de votre organisation et qui souhaitent utiliser vos archives ou collections à des fins de recherche. Des archives bien classées et bien décrites permettent de les aider dans ce projet.

Classer vos archives

Comment classer au mieux mes archives ? Comment puis-je noter correctement ce classement ? Et jusqu'à quel point doit-il être détaillé ?

Bundesarchiv, Bild 183-22350-0001 / Junge, Peter Heinz / CC-BY-SA 3.0, CC BY-SA 3.0 DE, via Wikimedia Commons

Classer, c'est créer une structure logique dans vos archives ou collections. Pour classer, vous disposez les documents, les articles et les collections selon un système prédéterminé. Ce faisant, vous tenez compte de la forme, du contenu et du contexte de vos documents. Sous forme analogique, vous créez une structure logique dans des armoires, avec des étagères qui contiennent des dossiers ou des boîtes à archives. Sous forme numérique, vous pouvez par exemple créer une structure de dossiers.

Classer vos archives garantit que :

vous et vos collègues savez où les documents doivent être stockés ;
les documents peuvent être retrouvés facilement ;
les informations qui vont ensemble sont conservées ensemble.

Décrire vos archives

Une description crée un accès supplémentaire à vos archives, en plus de l'accès qu'un classement offre déjà. La description de vos archives dans un catalogue ou un inventaire facilite la recherche d'informations.

Les descriptions vous permettent :

de garder un aperçu de toutes vos informations et de celles de vos employés ;
de trouver rapidement l'information dont vous avez besoin via une liste, un catalogue, une base de données ou un inventaire ;
de gérer efficacement vos archives ou collections (ex. les étapes avant la numérisation) ;
d'être bien préparé à un éventuel transfert de vos archives ou collections à un dépositaire.

Auteur : Florian Daemen (AMVB)