Cartographier les risques liés à vos archives numériques
Lors de la gestion de vos archives numériques, il existe des risques spécifiques qui peuvent compromettre vos informations. En identifiant ces risques, vous pouvez les anticiper à temps et éviter les surprises.
Grâce à cet outil, vous apprendrez :
- Quels sont les risques pour les archives numériques ?
- Comment identifier ces risques ?
- Qui doit effectuer cette analyse des risques ?
La gestion d'informations comporte des risques. Lors de la gestion d'informations numériques, il existe des risques spécifiques qu'il est préférable d'identifier correctement afin de les réduire au maximum. En étant conscient de ces risques, vous pouvez les anticiper et éviter les surprises dues à des archives numériques perdues, illisibles ou inutilisables.
Il est important d'avoir une bonne vision des risques liés à la gestion d'informations numériques dès la création d'un document. C'est à ce moment-là que vous prenez déjà des décisions qui peuvent impliquer ou simplement réduire certains risques (ex. en choisissant le format de fichier ou l'endroit où stocker le fichier).
Les risques pour vos archives numériques incluent un manque
- de sensibilisation, de politique et de ressources pour parvenir à une conservation durable ;
- d'organisation, de connaissances et de suivi en matière de conservation numérique ;
- de gestion des documents ;
- d'infrastructures informatiques ;
- d'une politique de durabilité ;
- de convivialité.
Comment cartographier les risques ?
VAi, en collaboration avec la province d'Anvers, a créé un outil (en néerlandais) qui peut vous aider à identifier ces risques. Le modèle est principalement destiné aux bureaux d'architectes, mais les principes sous-jacents peuvent également inspirer les artistes et les organisations artistiques.
Qui est responsable de cela ?
En principe, les accords conclus au sein de l'organisation indiquent clairement qui est responsable de la cartographie des risques (voir l'outil Responsabilités et accords, qui concerne la gestion des archives et collections). Chaque employé est responsable du respect des accords relatifs au nommage et à la structure des dossiers. La personne responsable au sein d'une organisation peut identifier les risques. Pour réduire réellement ces risques, un sentiment de soutien est nécessaire au sein de l'organisation et donc la coopération de tous.
