Ordering and describing
If you have an archive, you want it to be accessible for you and your employees. Ordering and describing your archive are the most important actions for making and keeping your archive accessible. This also guarantees more efficient operations for your organisation because you spend less time searching for and locating your archive documents.
Sometimes you need to look up older items for administrative reasons, and sometimes they might even have evidential value in a legal context. Your archive can also be a source of inspiration or reference framework for new artistic projects. So you need your archive for artistic or content-related reasons. There are also both internal and external people who are interested in the history of your organisation and want to use your archive or collection for research. A well-ordered and described archive helps with this.
Ordering your archive
Ordering your archive or collection means giving it a logical structure. To organise your archive properly, you need to classify the documents, items and series in accordance with a pre-defined system, taking the type, content and context of your documents into account. You can achieve a logical structure in analogue form using folders or archive boxes in cabinets and on shelves. In digital form, you can use a folder structure.
Organising all this ensures that:
- you and your colleagues know where documents need to be stored;
- documents can be located quickly;
- related pieces of information are stored together.
Ordenen zorgt ervoor dat:
- jij en je collega’s weten waar documenten moeten worden opgeslagen;
- documenten snel kunnen worden teruggevonden;
- informatie die bij elkaar hoort ook bij elkaar wordt bewaard.
Describing your archive
A description creates extra access to your archive, alongside the access provided by ordering it properly. Describing your archive in a catalogue or inventory means you can find the information you need faster.
Providing descriptions ensures that:
- you maintain an overview of all the information entered by you and your employees;
- you can use a list, catalogue, database or inventory to quickly find the information that you have saved;
- you can manage your archive or collection efficiently (e.g. preparatory work for digitisation);
- you are properly prepared for a possible transfer of archives or collections to an archive institution or cultural heritage organisation.
Author: Florian Daemen (AMVB - Archive and Museum for the Flemish Living in Brussels)
Classify your archive and collections
De eerste stap om je archief aan te pakken is om te zoeken waar al je documenten liggen en dit goed te noteren. In deze tool leer je het volgende: Hoe zoek ik naar mijn archief? Hoe schrijf ik op w...
Read moreIdentifying and describing audiovisual content
Audiovisuele stukken zoals videocassettes of CD’s kunnen een waardevol onderdeel van je archief zijn, maar wat moet je ermee doen? Hoe kan je audiovisuele dragers identificeren en hoe kan je ze het...
Read moreEmbedded metadata for photographs
Wanneer je archief veel digitale foto’s bevat, kan je overwegen om extra metadata in de bestanden in te bedden. Op die manier garandeer je dat de foto’s en de bijhorende identificerende gegevens ni...
Read moreCreate an access pass and describe your archive
Een archieftoegang is een document waarmee je al je archiefdocumenten makkelijk kan terugvinden. Het is een belangrijk hulpmiddel voor het beheer van je archief. In deze tool leer je het volgende: ...
Read moreCreate a description for your archive or collection at the highest level (scenario 4)
Een beschrijving op het niveau van het archiefbestand of de collectie beschrijft de collectie als één geheel. Een beschrijving op dit niveau kan op korte termijn worden opgesteld, maar biedt geen g...
Read moreDraw up an inventory with descriptions at series level (scenario 2)
De meer uitgebreide manier om je archief te ontsluiten is via een inventaris op reeksniveau. Deze biedt een vrij gedetailleerde toegang tot je archief, maar vraagt veel tijd om samen te stellen. In...
Read moreDraw up an inventory with descriptions at item level (scenario 3)
De meest uitgebreide manier om je archief te ontsluiten is via een inventaris op stukniveau. Deze biedt een zeer gedetailleerde toegang tot je archief, maar vraagt ook de meeste tijd om samen te st...
Read moreDraw up a classification plan/folder structure
Een ordeningsplan is een schema dat je gebruikt voor het ordenen van je archief. Het ordeningsplan geeft aan waar een bepaald document moet terechtkomen. Tegelijk is het een belangrijk hulpmiddel o...
Read moreDraw up a placement list (scenario 1)
Een laagdrempelige manier om je archief te ontsluiten is via een plaatsingslijst. Dit is de eenvoudigste manier om je archief te ontsluiten, maar heeft ook zijn nadelen. In deze tool leer je het vo...
Read moreNaming files and folders
Om de juiste archiefdocumenten snel te kunnen vinden is het van belang dat mappen, documenten en bestanden een goede naam krijgen. Zo vermijd je dat je in elk document moet gaan lezen om te weten w...
Read more