Digital storage

Storing your digital archive

Just like paper and other materials from your physical archive and collections require specific storage conditions, your digital archives and collections also need attention. There is after all a chance that files which you created years ago can no longer be opened, appear differently, or respond in a different way.

This applies for files on your computer and server, but also for files which you save on external carriers, such as CD-ROMs, USB sticks or external hard drives. Storing the carriers in good conditions does not guarantee that the saved files will still be readable. Data can disappear as the carrier ages, and hardware and software also become obsolete as technology evolves. New laptops can’t even read CDs or USB sticks without the use of peripheral equipment anymore.

In this section, you can learn what precautions you need to take to ensure your digital archive remains readable and usable in the long term. It’s important to save files in a sustainable format when you create them. Regular testing to see if your files have not become damaged and no information has been lost is also essential. Good storage and making back-ups complete this good practice.

Archiving websites: how and why?

Je organisatie zal wel al eens van website gewisseld zijn, of de inhoud van de website is grondig veranderd. De oude versies van je website kunnen echter historische waarde hebben. Het heeft dan oo...

Read more

Mapping your digital archive risks

Bij het beheer van je digitale archief zijn er specifieke risico’s die je informatie in gevaar kunnen brengen. Door deze risico’s in kaart te brengen, kan je hier tijdig op inspelen en verrassingen...

Read more

Validating TIFF files with DPF Manager

Door digitale bestanden te valideren kan je nagaan of ze voldoen aan de kwaliteitseisen van hun bestandsformaat. Voor TIFF-bestanden kan je hiervoor een DPF-manager gebruiken. In deze tool leer je ...

Read more

Recommended file formats for keeping your digital archive readable

Om je digitaal archief op lange termijn leesbaar te houden, is het van belang dat je je bestanden in een duurzaam bestandsformaat opslaat. Sommige bestandsformaten kunnen er immers voor zorgen dat ...

Read more

Using DROID to identify files in your digital archive

Een handig hulpmiddel voor het identificeren van bestandsformaten in je digitaal archief is het programma DROID. Naast het identificeren van formaten kan je het ook gebruiken om checksums aan te ma...

Read more

Checksums as a way to preserve file integrity

Digitale bestanden zijn kwetsbaar en kunnen op korte termijn verloren gaan of ongewenste aanpassingen krijgen. Met checksums kan je dit informatieverlies opsporen en controleren of je bestanden nog...

Read more

The cloud and cloud computing: what is it and how do you use it securely?

harde schijf of server moet gebruiken. Hier zijn voor- en nadelen aan verbonden. In deze tool leer je het volgende: Wat is cloudcomputing en hoe kan je het gebruiken voor je documentbeheer? Wat zi...

Read more

Disk images to prevent data loss from CDs and DVDs

Cd’s en dvd’s zijn eenvoudige en goedkope dragers om je digitale bestanden op te bewaren, maar hebben ook een korte levensduur. Om te voorkomen dat je digitale informatie verloren gaat, kan je via ...

Read more

Archiving emails: how and why?

E-mails bevatten vaak belangrijke of nuttige informatie. Om deze informatie toegankelijk te houden is het van belang dat je je e-mails archiveert en bewaart bij de rest van je digitale documenten. ...

Read more

Preserving your digital archive

Met een paar vuistregels zorg je ervoor dat je digitale archief op een duurzamere manier bewaard wordt. In deze tool leer je het volgende: Welke acties kan je uitvoeren om je digitaal archief bete...

Read more

How do you make a back-up?

Er kan altijd iets misgaan met je digitaal archief. Het is daarom van belang om regelmatig backups te maken en deze op een veilige plaats te bewaren. In deze tool leer je het volgende: Waarom is ...

Read more

Dealing with digital carriers in your archive

Je archief bevat mogelijk nog digitale dragers als USB-sticks, cd’s of floppy disks. Deze dragers zijn kwetsbaar en de informatie die erop staat kan verloren gaan. Je kan de informatie op deze drag...

Read more

Keeping passwords secure

Veel websites en computers zijn beveiligd met een wachtwoord. Niet iedereen gaat echter even veilig om met wachtwoorden. Dit creëert veiligheidsrisico’s. In deze tool leer je het volgende: Hoe ga ...

Read more

TRACKS is a collaboration between these partners: