Auteurs: Eline De Lepeleire (Het Firmament), Nastasia Vanderperren (PACKED v zw)

    Samenvatting

    Het Firmament en PACKED vzw evalueerden op vraag van het theaterhuis de archiefwerking van BRONKS. Op basis van deze evaluatie werden aanbevelingen geformuleerd en concrete acties voorgesteld waarmee de archiefwerking verbeterd kan worden. 

    Status

    • Verkennend gesprek: augustus 2014
    • Ontwikkeling tools: september 2014
    • Audit archiefwerking: oktober 2014
    • Afleveren rapport met aanbevelingen: december 2014

    Probleemstelling

    Op 18 juni 2014 organiseerde PACKED vzw samen met Het Firmament een evenement naar aanleiding van de lancering van de TRACKS-toolbox. Verschillende kunstenaars en kunstenorganisaties uit Brussel en Vlaanderen waren daarop aanwezig.1 Dit event deed BRONKS nadenken over de aanpak van het archief. Het werd hen duidelijk dat een goede en gestructureerde aanpak voor het archief nodig was. BRONKS wil het archief duurzaam bewaren, maar weet niet hoe dat op een goede manier te doen. Wordt het al goed gedaan? Hoe kan het in de toekomst beter?

    Daarnaast ging Oda Van Neygen, artistiek leider en stichter van BRONKS, in oktober 2014 op pensioen. Zij was de persoon die zich tot dan over het archief ontfermd had. Met haar vertrek zou een grote kennis van het archief, maar ook van BRONKS zelf, verdwijnen.

    BRONKS was op zoek naar een manier om hiermee om te gaan. Daarom contacteerden ze in juli 2014 PACKED vzw met de vraag om het belang, de aanpak en mogelijke stappen in archiefzorg toe te lichten. De organisatie wilde tot een goede archiefstructuur komen. Het Firmament en AMVB werden omwille van hun expertise en geografische focus bij de vraag betrokken.

    Methode

    1. Verkennend gesprek
    2. Ontwikkeling tool en werkwijze
    3. Evaluatiedag bij BRONKS
    4. Rapport met advies en aanbevelingen

    1. Verkennend gesprek

    Op 12 augustus 2014 gingen AMVB, Het Firmament en PACKED vzw ter plaatse. Om de huidige manier van archiveren te situeren, werd de werking van het theaterhuis en het archief dat daarbij gecreëerd wordt, besproken. Zo werd er een beeld verkregen van de verschillende documenten en objecten die binnen BRONKS circuleren en de manier waarop BRONKS met het archief omgaat (het gaat hier zowel over het fysieke als over het digitale archief):

    • Jaarlijks worden er drie producties gemaakt. Archiefmateriaal dat hier uit voortkomt (fysiek en digitaal) zijn: foto’s, video’s, promotiemateriaal, recensies en persartikels. Oda Van Neygen had ook gesprekken met verschillende tekstschrijvers en theatermakers. Hiervan werden er verslagen gemaakt. Daarnaast las ze de teksten van de schrijvers na en gaf ze er feedback op. Er zitten verschillende versies van teksten in het archief. BRONKS heeft ook een kostuumstock.
    • Ieder seizoen zijn er verschillende gastvoorstellingen. Hiervan worden nota’s, folders, verslagen van de gesprekken van Oda Van Neygen, beelden, drukwerk en promotiemateriaal van BRONKS bewaard.
    • Sinds drie jaar zijn er ook drie festivals. Hiervan wordt voornamelijk promotiemateriaal bewaard.
    • BRONKS richt ook een atelier voor kinderen en jongeren in: StudioBRONKS. Het archiefmateriaal hiervan bestaat uit nota’s, lijsten van deelnemers en verslagen van gesprekken.
    • Daarnaast organiseert BRONKS nog buurtactiviteiten. Dit gebeurt last-minute, waardoor er weinig archief of tastbaar materiaal van bestaat.
    • Ten slotte worden er nog archiefdocumenten gegenereerd vanuit het algemene beheer van de organisatie: jaarverslagen, boekhouding, verslagen van stafvergaderingen, conclaven, interne vergaderingen, Raad van Bestuur, etc. 

    Ook de bewaring van het fysieke archief werd bekeken. Dit bevond zich in een kelderruimte die afgesloten was voor derden. Het archief was groot (ongeveer 30 strekkende meter) en vulde de hele ruimte. Een klein deel van het archief was beschadigd. Door werken was er een gat in de muur gekomen; in combinatie met hevige regen heeft dit voor water- en modderschade gezorgd aan een klein deel van het archief, waaronder een aantal videobanden.
    Daarnaast was er nog een andere ruimte waar het promotiemateriaal gestockeerd werd. Deze ruimte is beter afgesloten van de straatkant.

    Het fysieke archief bekijken
    Het fysieke archief bekijken - AMVB CC BY-SA

    Uit het gesprek en de rondleiding door het archief bleek dat BRONKS een aantal bezorgdheden had:

    • Is de archiefwerking goed? Hoe kan de archiefwerking verbeterd worden?
    • Wordt het archief goed bewaard?
    • Verlies van kennis door het vertrek van Oda Van Neygen. Gaat de toegang tot het archief verloren?

    Dit leidde tot een aantal plannen:

    • Overdracht van het papieren archief naar AMVB: omdat de archiefruimte erg gevuld was en een archiefinstelling de duurzame bewaring van archief kan verzekeren, werd het archief in zijn geheel, met uitzondering van recent drukwerk en boekhouding, eind augustus aan het AMVB geschonken. Daarnaast verzorgt de archiefinstelling ook de ontsluiting van archief. Om een toegang tot het fysieke archief te verzekeren, zal AMVB, met Oda Van Neygen als vrijwilliger, het archief inventariseren. Een rudimentaire plaatsingslijst werd intussen al opgemaakt.
    • Een evaluatie van het archief door PACKED vzw en Het Firmament: beide organisaties ontwikkelen hiervoor samen een tool waarmee het archief van BRONKS doorgelicht kan worden. Op basis van deze evaluatie worden aanbevelingen en concrete actiepunten voorgesteld en een korte vorming op maat aan het BRONKS-personeel gegeven.
    • Om de kennis van Oda Van Neygen binnen BRONKS te bewaren zou ook een mondelinge geschiedenisproject gehouden kunnen worden. 

    Hieronder wordt de actie door Het Firmament en PACKED vzw besproken, nl. de doorlichting van het archief van BRONKS.

    2. Ontwikkeling tool en werkwijze

    Om de archiefwerking te evalueren, moest er eerst voor een instrument gezorgd worden. Hiervoor ontwikkelden Het Firmament en PACKED vzw gezamenlijk een vragenlijst. Het was de bedoeling om met de vragenlijst naar alle aspecten van archief- en collectiezorg te peilen.

    Daarnaast werd bepaald dat het interview aangevuld zou worden met een inspectie van het papieren archief, de archiefruimte, het digitale archief en de mappenstructuur en een groepsgesprek met de stafmedewerkers.

    3. Evaluatiedag bij BRONKS

    Op 28 oktober 2014 bezochten Het Firmament en PACKED vzw BRONKS voor de archiefdoorlichting. De agenda van de dag was:

    • voorstelling en vragenronde op de stafvergadering;
    • bestudering van de mappenstructuur en het digitale archief – omdat het papieren archief quasi volledig overgedragen werd aan AMVB werd dit niet bekeken;
    • interview met Oda Van Neygen over de archiefwerking bij BRONKS.

    Op de stafvergadering werd er bij de medewerkers gepolst naar de huidige problemen en vragen rond het archief. Het bleek dat er hoofdzakelijk vragen waren rond de omgang met het digitale archief: over bestandsformaten en codecs, naamgeving van mappen en bestanden, omgang met dubbelsversies en het hybride archief,… Er waren ook vragen over waardebepaling en het bewaren van promotiemateriaal van andere theatergezelschappen.

    Daarna werd het digitale archief, de mappenstructuur en het gebruik ervan geanalyseerd. Er werd gekeken of de mappenstructuur logisch en duidelijk is:

    • Is de structuur logisch geordend?
    • Zijn documenten eenvoudig terug te vinden?
    • Is het archief mooi opgekuist? Of zit het vol dubbels en kladversies?  

    Na dit onderzoek werd artistiek leider Oda Van Neygen geïnterviewd op basis van de vragenlijst. De vragenlijst werd ruim op voorhand naar haar opgestuurd zodat ze zich kon voorbereiden en zaken die ze niet wist kon navragen. Oda heeft zich altijd over het papieren archief bekommerd. Ze had zelf een ordening opgesteld voor het productiearchief, maar dit is verwaterd en niet nagevolgd geweest.

    Aanvullend werden nog enkele mensen binnen BRONKS bevraagd die meer op de hoogte waren van bepaalde zaken. Hiermee werd de evaluatiedag afgesloten.

    4. Rapport met advies en aanbevelingen

    Op basis van de vaststellingen tijdens de evaluatie werd een rapport opgesteld met een aantal aanbevelingen die BRONKS kunnen helpen bij het verbeteren van de archiefwerking. We baseerden ons hierbij op de rapporten van de Dance Heritage Coalition. Zij gaan in de VS langs bij dansgezelschappen voor een archiefevaluatie en geven aanbevelingen.

    Het rapport bestaat uit:

    • vaststellingen die door Het Firmament en PACKED vzw gedaan werden tijdens het interview en de twee bezoeken aan BRONKS;
    • gemotiveerd advies: hierin wordt uitgelegd wat de goede praktijk is, waarom de aanbeveling gedaan wordt en wat de aanbeveling precies inhoudt;
    • concrete acties die BRONKS kan doen om de aanbeveling te realiseren;
    • relevante richtlijnen op de TRACKS-website per cluster.

    Je kan hier een voorbeeld van een archiefrapport bekijken.

    Resultaten

    • De archiefwerking van de organisatie werd doorgelicht. BRONKS kent zijn sterke en zwakke punten. Op basis van deze doorlichting kunnen zwakke punten aangepakt worden.
    • Er werd een rapport opgemaakt met concrete acties waar BRONKS mee aan de slag kan om het archief op een goede en duurzame manier te beheren.
    • Het papieren archief werd overgedragen aan AMVB. Oda Van Neygen zal AMVB helpen bij de inventarisatie, zodat de toegang tot het archief niet verloren raakt. 
    CC BY-SA