Auteur: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)

    Samenvatting

    In dit pilootproject wordt een overzicht gegeven van het parcours dat Annie Gentils aflegde voor de inventarisatie van haar archief zodat het bruikbaar en toegankelijk is. Ze wil graag foto’s en documenten (laten) digitaliseren om de geschiedenis van haar galerij te tonen op haar website. Dit pilootproject liep met medewerking van M HKA.

    Status

    1. Probleem bepalen: december 2013 - januari 2014
    2. Inventariseren: januari 2014 - april 2014
    3. Bewaarstrategieën: maart 2014 - april 2014
    4. Evaluatie archiveringsfase: april 2014
    5. Hergebruik: april 2014
      1. Registratie Archiefbank Vlaanderen: april 2014
      2. Plan voor digitalisering: april 2014

    Probleemstelling

    Aanleiding

    Bij het zoeken naar foto’s en documenten om op haar website te plaatsen, ontdekte Annie Gentils dat het materiaal uit haar vroegere periode nog niet gedigitaliseerd was. Binnen dit pilootproject werd besloten om met het materiaal van Montevideo (1981-1985) aan de slag te gaan – de periode die vooraf gaat aan het ontstaan van de Annie Gentils Gallery. Montevideo was een trefpunt voor jonge kunstenaars uit de nationale en internationale experimentele kunstscène. In de tentoonstellingsruimte werden tentoonstellingen, performances, concerten, dans-, theater- en filmvoorstellingen georganiseerd.

    Gewenste resultaten:

    • Ordening en beschrijving
    • Digitalisering en ontsluiting

    Methode

    Werkwijze:

    1. Probleem bepalen
      1. Casus afbakenen
      2. Vrijwilliger zoeken
    2. Inventariseren
      1. Voorbereiding
      2. Het materiaal bijeenbrengen
      3. Identificeren
      4. Schonen
      5. Ordenen en beschrijven
    3. Bewaren
    4. Gebruik
      1. Plan tot digitaliseren
      2. Registreren op Archiefbank Vlaanderen

    1. Probleem bepalen

    Het archief zoals het bewaard werd
    Het archief zoals het bewaard werd - PACKED vzw CC BY-SA

    1.1. Casus afbakenen

    Er werd beslist om het archief af te bakenen tot het materiaal van Montevideo. Het vormt een afgesloten periode van vier jaar en M HKA toonde interesse om te helpen bij het digitaliseren. Het archief van Montevideo vormt een aanvulling op de collectie van het museum.

    1.2.Vrijwilliger zoeken

    Omdat Annie Gentils de galerij alleen runt, heeft ze zelf niet voldoende tijd om op korte tijd in te staan voor de ordening en beschrijving van het archief. Met de hulp van BAM werd er naar een vrijwilliger gezocht om met het archief aan de slag te  gaan.

    2. Inventariseren

    Hieronder worden de verschillende stappen beschreven die gezet werden in het proces van ordenen en beschrijven van het archief van Montevideo. In de praktijk zijn dit geen afzonderlijke fases, maar lopen ze door elkaar. 

    2.1. Voorbereiding

    In 2011 verscheen er een artikel over Montevideo in De Witte Raaf1. Voor de start van de inventarisering werd dit artikel doorgenomen. De namen van kunstenaars, tentoonstellingen en evenementen werden opgenomen in een werkdocument dat diende voor de ordening van het archiefmateriaal.

    2.2. Bijeenbrengen

    Het archief wordt samengebracht
    Het archief wordt samengebracht - © Carolina De Backer

    De eerste stap bij het ordenen en beschrijven van het materiaal van Montevideo was het samenbrengen van de documenten in één ruimte. Het materiaal bevond zich bij Annie Gentils in diverse plastieken dozen verspreid over verschillende ruimtes. Het bestond uit diverse types materialen – brieven, foto’s, affiches, audiovisuele banden – en werd ongeordend bewaard in plastic mapjes en ringmappen. Affiches van verschillende tentoonstellingen waren opgerold opgeborgen in een kartonnen kokerdoos.

    2.3. Identificeren

    Nadat al het materiaal verzameld was, werd gestart met het identificeren van de documenten. Alle documenten werden uitgelegd op tafel en chronologisch per tentoonstelling geplaatst. De “restdocumenten” (voornamelijk foto’s) werden samen met Annie Gentils bekeken. Als archiefvormer kent zij de context van deze documenten en konden ze geïdentificeerd worden.

    Losse foto's worden gelinkt aan de juiste tentoonstelling
    Losse foto's worden gelinkt aan de juiste tentoonstelling - © Carolina De Backer

    Omdat in verschillende mappen fotomateriaal en documenten van verschillende tentoonstellingen door elkaar staken, werd er ook een alfabetische lijst van kunstenaars per tentoonstelling gemaakt. Losse foto’s en documenten konden zo gelinkt worden aan de juiste tentoonstelling.

    De inhoud van de audiovisuele banden is niet gekend. Er was geen apparatuur aanwezig waarmee de banden en het filmmateriaal bekeken konden worden.

    2.4. Schonen

    Eens alle documenten bijeengebracht werden, werd er gestart met de schoning:

    • Verwijderen van schadelijke elementen zoals nietjes en paperclips.
    • Documenten verwijderen uit ringmappen en plastic mapjes
    • De documenten die oorspronkelijk samengehouden werden met nietjes, paperclips, plastic mapjes en ringmappen werden in papieren mapjes gestoken of bij elkaar gehouden met een dubbelgevouwen blad papier.

    2.5. Ordenen en beschrijven

    Documenten worden per tentoonstelling geordend
    Documenten worden per tentoonstelling geordend - © Carolina De Backer

    Voor de ordening van de documenten werd een basisstructuur opgesteld en werden de documenten beschreven:

    • Opstellen van een basisstructuur: Er werd een logische structuur aangebracht die het Annie Gentils en latere onderzoekers makkelijk maakt om te zoeken in het archief. De omslagen met documenten over tentoonstellingen en evenementen werden geordend volgens de chronologische lijst uit het artikel van De Witte Raaf.
    • Ordening: De documenten werden dossiermatig geordend. Dit betekent dat alle documenten ongeacht het type materiaal waaruit ze bestaan (bv. foto’s, dia’s, brieven, etc.) afkomstig van een bepaalde tentoonstelling samen geordend en beschreven werden. Wanneer de documenten te groot waren (bv. affiches of documenten groter dan A4), werden ze apart bewaard: affiches werden bij affiches geplaatst en de documenten groter dan een A4-formaat werden in een map buitenformaten gestoken.
    • Beschrijving: De documenten werden in een Excelbestand met velden volgens de ISAD(G)-normen beschreven (voorbeeld). Affiches en buitenformaatdocumenten werden zo in het Excelbestand geordend dat hun link met de tentoonstellingen duidelijk is.

    3. Bewaren

    Tot slot werden alle documenten in mapjes en enveloppes gestoken en zo opgeborgen in kartonnen dozen. Foto’s werden in zuurvrije pochetten gestoken. De opgerolde affiches werden samen in een doos geplaatst. Voor de buitenformaatdocumenten (groter dan A4) werd een aparte map gekocht. Het doosnummer werd opgenomen in de archiefbeschrijving.

    Het archief is verpakt in archiefdozen
    Het archief is verpakt in archiefdozen - © Carolina De Backer

    4. Gebruik

    4.1. Plan tot digitaliseren

    Nu het archief geïnventariseerd is, is het mogelijk om documenten per tentoonstelling terug te vinden. Dit bood Annie Gentils de mogelijkheid om M HKA te contacteren met de vraag haar te helpen bij de digitalisering van de documenten. M HKA zal Annie Gentils ook helpen met de audiovisuele banden waarvoor ze zelf geen afspeelapparatuur heeft.

    4.2. Registreren in Archiefbank Vlaanderen

    Het archief werd geregistreerd in Archiefbank Vlaanderen. Zo laat Annie Gentils zien dat het archief bestaat, wat het archief inhoudt en waar het archief zich bevindt.

    Lees in deze tool hoe je zelf een archief kan registreren in Archiefbank Vlaanderen 

    Resultaten

    Werden de gewenste resultaten behaald?

    Ordening en beschrijving

    Het is mogelijk om met een beperkt budget een archief op orde te krijgen. Voor de beschrijving van je archief hoef je geen dure software te kopen; je kan je beschrijvingen ook maken in een Excel-document of spreadsheet. Archiefdozen, mappen en enveloppes zijn te koop in papier- en/of kantoorwinkels zoals AVA. De zuurvrije pochetten die Annie Gentils gekocht heeft voor de bewaring van haar foto’s kwamen wel uit een gespecialiseerde papierwinkel.

    Annie Gentils heeft nu een geordend en inhoudelijk ontsloten archief. De archiefdocumenten werden per tentoonstelling geordend en de beschrijving vermeldt in welke doos de documenten zich bevinden. Omdat ze nu weet over welke tentoonstellingen en evenementen ze archiefdocumenten heeft, is het ook eenvoudiger om doelstellingen op te stellen met betrekking tot het gebruik van het archief. Samen met BAM, het voormalige steunpunt voor Beeldende, Audiovisuele en Mediakunst - nu Kunstenpunt, denkt ze na bij welke toekomstige tentoonstellingen het archief aansluit en met wie er samengewerkt kan worden om tentoonstellingen op te zetten of publicaties uit te werken.

    Digitalisering en ontsluiting

    Om kwaliteitsvol foto’s te digitaliseren is er geschikte digitaliseringsapperatuur nodig. Er was geen budget voor de aankoop van een goede scanner. Omdat het archief van Montevideo aansluit bij de collectie van M HKA werden zij hiervoor gecontacteerd. In de Ensemblebank van M HKA worden werken ontsloten van een aantal kunstenaars die hun eerste stappen in Montevideo gezet hebben. 

    Het archief werd geregistreerd in Archiefbank Vlaanderen zodat Annie Gentils kan tonen dat ze een archief heeft en het door geïnteresseerden en onderzoekers gevonden kan worden. Hier kan je de fiche raadplegen.

    Vaststellingen en aandachtspunten

    • De betrokkenheid van Annie Gentils bij het proces is belangrijk. Als archiefvormer kent zij de context van de documenten en is het eenvoudiger om onbekende documenten te identificeren. Ook het artikel uit De Witte Raaf was een grote hulp bij de ordening van het archief. Zonder dit artikel had het inventarisatieproces veel langer geduurd.
    • ISAD(G) is makkelijk in gebruik.
    • Excel is niet eenvoudig wanneer je er niet mee vertrouwd bent.
    CC BY-SA