Bron: S. AERTSEN, DigiGIDS@work, Brussel, 2012.

Auteur: PACKED vzw

    Wat?

    In deze tool tonen we per cluster afspraken en verantwoordelijkheden die je binnen je organisatie en met externe medewerkers kan vastleggen. De opsomming is niet exhaustief en eerder inspirerend bedoeld. Hoe en met wie je afspraken maakt, hangt af van je werking.

    Belangrijk is vooral dat je blijft communiceren met alle medewerkers en betrokkenen. Zo gaan acties en inspanningen niet verloren.

    Let erop dat alle afspraken consequent nageleefd worden.    

    Een voorbeeld van een document waarin alle afspraken van een organisatie zijn vervat vind je hier.

    Met wie afspraken maken?

    Maak de afspraken in overleg met alle medewerkers, maar ook met externe medewerkers of betrokkenen bij je werking.

    Waarover afspraken maken?

    Visie en beleid

    • Stel een (of meerdere) verantwoordelijke(n) aan voor het archief en de collectie(s). Zo is er een centraal aanspreekpunt en behoudt één iemand het overzicht over de archief- en collectiezorg.
    • Archief- en collectiezorg belangt iedereen aan. Zorg dat het een gedeelde verantwoordelijkheid is.
    • Documenteer beslissingen, acties en problemen met betrekking tot archief- en collectiezorg zodat (kennis van) acties niet verloren gaan. Bespreek ze met je medewerkers.

    Overzicht

    • Leg duidelijk vast waar en hoe je het archief en de collectie(s) zal bewaren.
    • Bewaar je alle documenten en objecten verbonden aan een project samen in een doos? Of bewaar je uit praktische overweging objecten en geluidsdragers afzonderlijk, en plaats je bijvoorbeeld dvd’s bij dvd’s? Bewaar je alle documenten en objecten in je kantoor of breng je systematisch delen over naar een andere bewaarruimte?
    • Preciseer welke documenten en objecten in het archief bewaard worden: wat vormt jouw archief en collectie?
    • Spreek ook af wanneer documenten en objecten in de archiefruimte ondergebracht zullen worden.

    Waardebepaling

    • Leg vast wie dubbels en schadelijke materialen zal verwijderen uit het archief en de collectie(s) en wanneer dat moet gebeuren.
    • Stel bewaartermijnen voor je archief op. Welke onderdelen wil/moet je permanent bewaren en welke niet?  Hoe lang wil/moet je de documenten bewaren die niet permanent worden bewaard?
    • Maak afspraken rond het (jaarlijks) inlassen van een (digitale) opruimdag of trash day. Stel een verantwoordelijke aan die deze dag organiseert en het overzicht houdt over de opruimacties.
    • Leg vast wat er moet gebeuren wanneer je van hetzelfde document zowel een papieren als een digitale versie hebt: bewaar je enkel de digitale of de fysieke versie of bewaar je beide?

    Ordenen en beschrijven

    • Maak afspraken rond de ordening van je fysieke en digitale archief. Op die manier weten alle medewerkers waar ze hun documenten moeten klasseren en kan iedereen documenten gemakkelijker terugvinden.
    • Stel een verantwoordelijke aan die indien nodig de mappenstructuur mag aanpassen. Spreek ook af vanaf welk niveau in de digitale structuur medewerkers zelf mappen mogen aanmaken.

    Duurzaam bewaren

    Digitaal archief en collectie:

    • Maak duidelijke en eenduidige afspraken over:
      • de gebruikte bestandsformaten
      • de opbouw en het gebruik van de mappenstructuur
      • de naamgeving en het versiebeheer van de documenten
      • het bewaren van e-mails
      • het afdrukken van documenten
      • het maken van back-ups

    Fysiek archief en collectie:

    • Bepaal welke fysieke documenten en objecten op welke plaats bewaard worden. Let erop dat dit consequent gebeurt.
    • Breng alle medewerkers op de hoogte van wat een goede bewaring van je archief en collectie(s) inhoudt.
    • Maak afspraken rond een (jaarlijkse) controle van het archief en de collectie op schade (door bv. schimmel, ongedierte, …).
    • Maak afspraken over het uitlenen of raadplegen van documenten of objecten.

    Hergebruik en rechten

    • Maak duidelijke afspraken met medewerkers en externe betrokkenen over auteursrechten bij o.a. hergebruik.
    • Breng in kaart wat nog met de documenten en objecten mag gebeuren eens het project is afgelopen. Onderzoek of dit in een contract kan opgenomen worden.
    • Leg bij creatie auteursrechten vast. Zo weet je wiens rechten op welke stukken rusten.
    CC BY-NC-SA