Tool

Auteur: Het Firmament

    Inleiding

    Dit stappenplan focust op het digitale archief dat vandaag gecreëerd wordt. Dezelfde principes kunnen toegepast worden op het papieren en analoge archief en op het digitale archief dat in het verleden gecreëerd werd.

    Hoe je bestaande ordening optimaliseren?

    1. Evalueer de bestaande structuur

    Evalueer de gemeenschappelijke mappenstructuur met haar frequente gebruikers. Is de structuur helder voor iedereen die in de desbetreffende mappen werkt, maar ook voor nieuwe medewerkers en buitenstaanders? Zijn er verbeteringen mogelijk?

    Is de evaluatie positief? Ga verder met de volgende stappen in deze tool. Blijkt uit de evaluatie dat de structuur voor de gebruikers fundamenteel gewijzigd moet worden? Raadpleeg dan de tool Maak een ordeningsplan/mappenstructuur.

    2. Voer kleine verbeteringen door

    Indien er tijdens het evaluatiemoment verbeterpunten naar boven zijn gekomen, maak je daar in deze volgende stap afspraken over. Niet zelden zijn er voor bepaalde documenten verschillende logische bewaarplaatsen. Bewaar je bijvoorbeeld alle foto’s samen of plaats je deze bij de dossiers of projecten? Beide zijn mogelijk, maar zorg ervoor dat het consequent gebeurt. Spreek dus goed af welk principe voor jou en je werking het interessantst is en pas dit vervolgens systematisch toe.

    3. Documenteer de bestaande ordening.

    Documenteer de afspraken die je gemaakt hebt met betrekking tot het ordenen van het archief. Indien je je archief in kaart hebt gebracht zoals omschreven in de tool Breng je archief en collectie(s) in kaart kan je de ordeningsprincipes daarin verwerken.

    Titel archief of collectie

    1. Archief + naam persoon, groep personen of organisatie die het archief gevormd heeft

    2. Collectie + verzamelcriterium + Naam verzamelaar

    Ordeningsprincipe

    Hoe werden de aangetroffen stukken geordend? Per productie, chronologisch, alfabetisch, …

    Wil je de afspraken op een andere manier documenteren? Met de tool Folder Structure Creator zet je de mappenstructuur uit je Finder of Verkenner eenvoudig om naar een spreadsheet. De gemaakte afspraken over het bewaren van bestanden kan je vervolgens in het bestand toevoegen. Of werk je liever met een eenvoudige tekstverkwerker waarin de belangrijkste afspraken worden genoteerd? Dat kan net zo goed!

    4. Breng alle huidige en toekomstige gebruikers op de hoogte

    Bewaar de documentatie met afspraken over de ordeningsprincipes op een logische plaats in je mappenstructuur. Communiceer deze locatie met alle huidige en toekomstige medewerkers zodat iedereen bij twijfel de documentatie kan raadplegen.

    5. Pas de gemaakte afspraken systematisch toe

    De gemaakte afspraken kan je systematisch beginnen toepassen op het archief dat vandaag gecreëerd wordt. Stel een verantwoordelijke aan die op geregelde basis de opvolging ervan controleert. Organiseer indien nodig een bijkomend sensibiliserend moment om iedereen te overtuigen van het nut van een logische mappenstructuur.

     

    CC BY-SA