Auteur: Henk Vanstappen (PACKED vzw)

    Wat zijn digitale dragers?

    Stel: je archief bevat dragers als cd-roms, floppy’s, dvd’s en externe harde schijven. Wanneer je deze zonder meer bewaart, is de kans groot dat de opgeslagen bestanden op termijn onleesbaar worden. De dragers verslechteren of verslijten (bitrot) na verloop van tijd. De kans is bovendien groot dat de hardware (en bijhorende software) om de drager te lezen onvindbaar wordt. Je moet de bestanden dan ook naar een betrouwbaarder opslagsysteem te kopiëren met zo min mogelijk wijzigingen. Hoe ga je daarbij te werk?

    Hoe omgaan met digitale dragers in je archief?

    1. Breng de digitale dragers in kaart

    • Geef dragers als floppy’s, cd-roms, dvd’s, tapes en usb-sticks een uniek nummer. Verzamel alle informatie over hardware, besturingssysteem en software die gebruikt werden om de bestanden te creëren of bewerken. Breng deze gegevens samen in een tabel. Vergeet ook eventuele opschriften op de dragers niet. 
    • Voeg een samenvatting van de verzamelde informatie toe aan de bestaande inventarissen en andere beschrijvingen van je archief en de collectie(s).
    • Berg de dragers op in een daartoe geschikte plaats. Is dit niet bij je fysieke archief en collectie(s), fotografeer dan de dragers zoals ze worden bewaard en voeg de foto’s toe aan je fysieke archief en collectie(s). Zorg in dit geval ook voor de nodige doorverwijzingen.
    • Voeg een samenvatting van de verzamelde informatie toe aan de bestaande inventarissen en andere toegangen tot je archief en collectie(s).
    • Maak een prioriteitenlijst voor het overbrengen van de bestanden, op basis van vier criteria: 
      • Het belang en de gebruiksfrequentie van je digitale dragers;
      • De kwetsbaarheid van de dragers;
      • De mate waarin de gegevens ook beschikbaar zijn in analoge vorm;
      • De mate waarin de digitale versie toegevoegde waarde biedt tegenover de analoge versie.

    2. Breng de bestanden over naar een betrouwbaar opslagsysteem

    • Groepeer de dragers per type en vermenigvuldig de capaciteit van elk type met het aantal exemplaren om de benodigde opslagcapaciteit te berekenen.
    • Gebruik een computer die je regelmatig op virussen controleert en enkel voor dit werk gebruikt.
    • Vermijd dat gegevens op de dragers worden gewijzigd, bijvoorbeeld door het write-protect-lipje van een floppy disc in te schakelen. Gebruik indien mogelijk gespecialiseerde software of hardware (write blockers). 
    • Creëer op de computer een map voor de collectie, met een submap voor de bestanden zelf.
    • Tracht de bestanden niet te openen. Kopieer de gegevens van de drager naar de submap als een disk image: één bestand met een bit-voor-bit kopie van de drager. Als dit niet mogelijk is, kopieer dan de mappen of bestanden afzonderlijk naar de submap. 
    • Wanneer bij bitrot het besturingssysteem bestanden weigert te kopiëren, gebruik dan gespecialiseerde programma’s zoals ddrescue. 
    • Documenteer de mappenstructuur en bestandsinformatie zoals bestandsnaam, grootte of wijzigingsdatum. Hierbij kan je gebruik maken van DROID. Bewaar deze documentatie bij je archief en collectie(s).
    • Creëer en bewaar van elk bestand een checksum, een controlegetal berekend op basis van de inhoud van het bestand (zie ook Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken?). Ook hiervoor kan je gebruik maken van DROID. Bij een disk image volstaat één checksum. 
    • Maak een leesmij.txt bestand, waarin alle bovenstaande stappen worden gedocumenteerd. Bewaar dit bestand in je digitale archief.
    • Kopieer je volledige digitale archief naar een veilig opslagsysteem.
    • Duid op de originele dragers duidelijk aan dat de inhoud ervan is overgebracht.

    Eens deze stappen zijn uitgevoerd, zijn de bestanden voorlopig (!) veilig. Dat betekent nog niet dat de digitale documenten toegankelijk en leesbaar blijven. Hiervoor moet je onderzoeken of de bestanden daadwerkelijk nog kunnen worden geopend en moeten ze worden bewaard in een beveiligd Digitaal depot (dat meer omvat dan een betrouwbaar opslagsysteem).

    CC BY-SA