Auteur: Nastasia Vanderperren en Sanne Van Bellingen (PACKED vzw)

    Inleiding

    Doelstellingen omtrent archief- en collectiezorg kunnen allerlei vormen aannemen. In deze tool vind je alvast enkele inspirerende voorbeelden die je op pad kunnen zetten om binnen je eigen werking doelstellingen vast te leggen. Deze zijn afkomstig van kunstenaars of kunstenorganisaties uit het TRACKS-project die gestart zijn met archief- en collectiezorg. Een uitgebreide beschrijving van hun projecten vind je bij de praktijkvoorbeelden. 

    Schrijf je doelstellingen neer in actie- en beleidsplannen. Ondernomen acties en doelstellingen worden opgenomen in het jaarverslag.

    Kennis over het archief en de collectie(s) is noodzakelijk om doelstellingen op te stellen. Informatie hierover vind je in Breng je archief en collectie(s) in kaart

    Decretaal verplicht

    - Voldoen aan de subsidievoorwaarde ‘zorg dragen voor eigen archief’ uit het Kunstendecreet

    Wanneer je als kunstenorganisatie werkingssubsidies ontvangt vanuit het Kunstendecreet ben je verplicht om aan deze voorwaarde te voldoen. In TRACKS worden een aantal minimumrichtlijnen vooruitgeschoven die in dit geval gevolgd moeten worden.

    Economisch

    - Inkomsten genereren uit het (her)gebruik en/of openstellen van het archief en/of de collectie

    - Efficiënter werken

    Door je opslagruimte efficiënter te gebruiken, kan je plaats besparen en de kosten voor (fysieke en digitale) opslagruimte drukken. Een goed documentbeheer voorkomt dubbels en zorgt ervoor dat (nieuwe) medewerkers documenten eenvoudiger terugvinden en het delen van documenten en communicatie tussen collega's sneller kan verlopen.

    • Tristero organiseerde een opruimdag voor het fysieke archief: alle documenten kregen een duidelijke plaats in het archief en alle overbodige werkdocumenten en dubbels werden verwijderd. Zo wordt ook hier informatie snel teruggevonden en plaats bespaard. 
    • Netwerk reorganiseerde zijn digitale archief door de documenten onder te brengen in een logisch gestructureerde mappenstructuur, analoog aan de structuur van het fysieke archief. Er werd bovendien een trash day georganiseerd om alle documenten in de mappenstructuur te plaatsen en overbodige documenten en dubbels te verwijderen. Hierdoor wordt de beschikbare serverruimte optimaal benut en is het simpel om bestanden terug te vinden.
    • Bij Martine De Maeseneer Architecten werd er naar procedures gezocht om het ontwerpproces duurzaam te bewaren. Door het vastleggen van procedures en het ontwikkelen van een goede mappenstructuur, op basis van stappen die gezet worden in het ontwerpproces, is het voor alle medewerkers eenvoudiger om documenten terug te vinden en duidelijk waar documenten opgeslagen mogen worden. Onnodige dubbels worden op deze manier vermeden.

    Doorstroom van kennis binnen de eigen werking

    - Verlies van kennis en informatie voorkomen

    Het duurzaam bewaren van archief en/of collectie(s) voorkomt dat je documenten en objecten – en bijgevolg kennis en informatie – verliest. Door documenten en objecten te beschrijven kan je de immateriële kennis ervan vastleggen en informatie bij elkaar houden. 

    • Netwerk zorgt voor een duurzame bewaring van digitale informatie zodat die in de toekomst vlot raadpleegbaar blijft. Door middel van interviews tracht Netwerk ook de kennis van de artistiek directeur, die binnen twee jaar op pensioen gaat, binnen de organisatie te houden.
    • De aanleiding van FLACC om actief aan archiefbeheer te doen was de vaststelling dat kennis die bij ieder project werd opgebouwd, vaak verdween en niet meer werd teruggevonden. Om dit te verhelpen, verzamelen, beschrijven en ontsluiten de medewerkers nu na ieder project het gevormde archief
    • BRONKS evalueerde de eigen archiefwerking om zich ervan te garanderen dat in de toekomst kennis en informatie niet verloren zal raken. Op deze manier blijft ook de geschiedenis van de organisatie bewaard.
    • Bij Peter Downsbrough zoeken ze naar een manier om zijn werken te beschrijven. Zo kan er in de toekomst efficiënter gewerkt worden bij tentoonstellingen en blijft de informatie rond de kunstwerken bewaard.

    - Kennis en informatie vindbaar maken voor hergebruik

    Door informatie te ontsluiten, maak je het vindbaar voor jezelf, je collega's en derden.

    • Door het lokaliseren en beschrijven van het archief van Montevideo Space kan Annie Gentils het gewenste materiaal gemakkelijk terugvinden om het tentoon te stellen of uit te lenen.
    • FLACC beschrijft zijn archief en collectie van afgeronde projecten en ontsluit het in een databank zodat alle informatie gemakkelijk doorzoekbaar is. De databank is ook toegankelijk voor kunstenaars die in de kunstenwerkplaats komen werken.
    • Door de registratie van de video- en audiobanden van Meg Stuart/Damaged Goods wordt er een toegang gecreëerd tot het audiovisuele archief. Zo wordt het eenvoudiger om de videobestanden later te digitaliseren, te raadplegen en te hergebruiken.

    Cultuurhistorische waarde van de eigen werking bewaren

    - Geschiedenis van de eigen organisatie of de eigen werking bewaren voor de toekomst

    • Het archief van Annie Gentils werd herverpakt in archiefdozen en inhoudelijk beschreven. Door het archief duurzaam te bewaren, blijft de geschiedenis van het archief bewaard en kan het opengesteld worden voor historisch onderzoek, tentoonstelling, publicatie… 
    • Door het archief over te dragen aan een bewaarinstelling, wordt de geschiedenis van de organisatie voor de toekomst bewaard. Netwerk, Vooruit en BRONKS hebben hun archief geschonken aan een archiefinstelling. deBuren wil digitaal archief overdragen aan het Letterenhuis.
    • Damaged Goods laat de belangrijkste analoge en digitale audiovisuele dragers digitaliseren om het oeuvre van Meg Stuart voor de toekomst te bewaren.
    • Martine De Maeseneer Architecten zoekt naar een manier voor de duurzame bewaring van digitale documenten en objecten bij het ontwerpproces opdat de historiek van het ontwerpproces bewaard blijft. 

    - Visie, werk en ideeën van de betrokken makers of kunstenaars laten voortleven

    • Elke residerende kunstenaar doorloopt bij kunstenwerkplaats FLACC een heel creatieproces. Dat proces wordt beschreven in een workflow-document zodat de gemaakte keuzes en het afgelegde traject bewaard blijven.

    Publiekswerking: archief en collectie(s) tonen 

    - Archief en/of collectie(s) beschikbaar maken voor hernemingen of heropvoeringen

    • Tijdens de opbouw van een tentoonstelling rond Bernd Lohaus stelden de organisatoren vast dat het quasi onmogelijk was om de werken op te stellen zonder de aanwezigheid van Lohaus’ erfgenamen. Dit probleem werd verholpen door opstellingsplannen te maken. De kunstwerken kunnen nu zelfstandig reizen en opgesteld worden.
    • MATRIX wil educatieve partituren online ontsluiten zodat de muziek opnieuw gespeeld kan worden door andere muzikanten.

    - Archief en/of collectie(s) gebruiken om er workshops, sociaal-artistieke en educatieve projecten mee te organiseren

    • Art Basics for Children zoekt naar een databanksysteem die zorgt voor een intuïtieve toegang tot de bibliotheekcollectie van de organisatie. De bibliotheek is het vertrekpunt voor kunsteducatieve projecten.

    - Archief en/of collectie(s) openstellen voor cultuurhistorisch onderzoek

    Door je archief aan een bewaarinstelling over te dragen, ben je niet alleen zeker dat het archief goed bewaard wordt, het biedt je ook de mogelijkheid om je archief open te stellen voor cultuurhistorisch onderzoek.

    • Nu het fysiek archief van Netwerk aan het Stadsarchief van Aalst is overgedragen, kunnen onderzoekers en geïnteresseerden het archief raadplegen. Door hieraan de visie en de herinneringen van de artistiek directeur te koppelen wordt het fysieke archief aangevuld met immateriële getuigenissen.
    • Kunstencentrum Vooruit heeft het fysieke en digitale archief overgedragen aan AMSAB-ISG. Zo blijft de geschiedenis van de organisatie bewaard en wordt het opengesteld voor cultuurhistorisch onderzoek.
    • BRONKS droeg het fysieke archief over aan AMVB zodat de geschiedenis van de organisatie goed bewaard blijft en ontsloten wordt.
    • deBuren plant om het digitale archief met betrekking tot de radioboeken/citybooks over te dragen aan het Letterenhuis.   

    - Afgelegde weg en afgelopen projecten tonen

    Dit kan je tonen door middel van een publicatie, tentoonstelling, website, databank... of naar aanleiding van een evenement.

    • Het tonen van de geschiedenis van haar galerij op haar website, was voor Annie Gentils de aanleiding om haar oudere archiefmateriaal te herontdekken, te beschrijven en te digitaliseren.

    Archief en collectie(s) zijn een basis voor nieuw werk

    - Archief en/of collectie(s) als inspiratiebron voor de eigen werking

    • In samenwerking met vrijwilligers van Erfgoedcel Mechelen werden de decordoeken van Circus Ronaldo geïnventariseerd. Drie decordoeken vormden de inspiratie voor Amortale, een voorstelling van het circusgezelschap dat verschillende jaren getourd heeft.

    - Archief en collectie(s) ontsluiten om anderen te inspireren

    Draagvlak creëren

     - Kunstenerfgoed inzetten om een breder draagvlak te creëren voor kunst en dus nieuw werk te ondersteunen

    CC BY-SA