Stappenplan

Auteurs: Het Firmament, Resonant

    Wat?

    Bij het in kaart brengen ga je op zoek naar informatie over de geschiedenis van je organisatie, het archief en de collectie(s) die daarbij gecreëerd zijn en waar die bewaard worden. De gevonden informatie laat je toe om gemakkelijker doelen te formuleren i.v.m. de zorg voor het archief en de collectie(s), prioriteiten af te bakenen en een concreet stappenplan op te stellen. Dankzij het overzicht vermijd je bepaalde zaken uit het oog te verliezen.    

    Hoe?

    Stap 1: Voorbereiding

    Stel jezelf vooraf de volgende vragen:

    • Waar worden het archief en de collecties bewaard, wie bewaart ze? Het archief en de collecties kunnen op verschillende plaatsen worden bewaard. Hou rekening met zowel fysieke locaties (bureauruimte x, repetitielokaal y, huis z, enz.) als digitale dragers (een externe harde schijf, een doos diskettes, Google Drive, een gedeelde server enz.). Vergeet ook zeker niet om voorbij de eigen organisatie te kijken: lokale heemkundige kring, gemeentearchief, enz.
    • Heeft de organisatie vroeger al acties ondernomen rond het archief en de collecties? Zijn delen van het archief of de collecties in het verleden geïnventariseerd en kan je deze inventaris terugvinden? Welke informatie kan je hieruit afleiden? Of hebben voorgangers ooit delen aan een bewaarinstelling geschonken? Weet je om welke documenten en/of objecten het gaat? Wanneer zijn jullie overgeschakeld naar een gedeelde server?

    Idealiter maak je ook even de tijd om op zoek te gaan naar informatie over de geschiedenis van de organisatie:

    • Wat doet en deed de organisatie? Maak een overzicht van activiteiten die de organisatie opneemt/opnam. Denk aan specifieke activiteiten (de kern van jullie werking), maar ook aan alle ondersteunende taken die daarbij horen (financiën, personeelsadministratie, beheer goederen en gebouwen, communicatie, enz.). Uit elk van die activiteiten ontstaan archief en collectie(s). Op basis van dit overzicht kan je dus makkelijker identificeren welke types documenten en objecten je zou moeten aantreffen bij het in kaart brengen. Wijzigingen in de werking van de organisatie kunnen de aan- of afwezigheid van bepaalde types verklaren.
    • Wat zijn sleutelmomenten in de geschiedenis van de organisatie? Noteer de data van de oprichting, fusies, splitsingen, naamsveranderingen, veranderingen in de organisatiestructuur (bv. van feitelijke vereniging naar vzw) en gebeurtenissen waarbij erfgoed is verdwenen, zoals een brand, een ondergelopen kelder, een computercrash, diefstal, ... Deze data helpen je om het archief en de collectie(s) die je straks in kaart brengt te contextualiseren en om informatie over oudere documenten of verdwenen dossiers op te sporen.
    • Wie zijn en waren sleutelfiguren in de organisatie? De oprichter(s), bestuurders en bestuursorganen (raad van bestuur, algemene vergadering) zijn in grote mate verantwoordelijk voor het ontstaan van het archief. Welke andere personen droegen/dragen bij aan de verwezenlijking van jullie doelstellingen? Zijn ze als vaste medewerkers verbonden aan de organisatie of zijn het ‘externen’?

    Betrek (oud-)collega’s en (oud-)bestuurders in je zoektocht of snuister in het archief: in beleidsplannen en jaarverslagen vind je doorgaans informatie over historiek, werking en organigram. Vzw’s zijn verplicht om een register van de leden van de algemene vergadering bij te houden en notulen van vergaderingen bevatten eveneens heel veel namen en zijn gedateerd… Ook statuten of een publicatie over de geschiedenis van de organisatie kunnen je helpen.

    Het verzamelen van deze informatie mag een work in progress zijn. Informatie brengt je op het spoor van archief en collectie(s), die op hun beurt nieuwe informatie opleveren over de geschiedenis van de organisatie, enz. Vertrek vanuit je eigen kennis en werk van daaruit stapsgewijs verder. Vul het overzicht van fysieke locaties en digitale dragers telkens aan. Wie vindt, die zoekt verder!

    Stap 2: Noteer basisgegevens over het archief en de collectie(s)

    Ga naar de ruimte(s) waar het archief en de collectie(s) bewaard worden en noteer ter plekke een aantal basisgegevens. Je kan het schema in de bijlage (tabblad ‘Uitleg’) als leidraad gebruiken. Voorzie voldoende tijd om nauwkeurig en systematisch te werk te gaan. Het makkelijkste is om per lokaal en per kast (eventueel ook per legplank) de informatie over het erfgoed te noteren. Maak eventueel foto’s van wat je aantreft. De verzamelde gegevens kan je achteraf herordenen en verwerken.

    Het is bij het in kaart brengen niet de bedoeling dat je elk afzonderlijk document of object beschrijft. Ga in het grote geheel (‘het’ archief, ‘de’ collectie) wel op zoek naar kleinere afgebakende gehelen en beschrijf deze via onderstaande tabel. Hoofdgedachte is dat je altijd op zoek gaat naar wat documenten of objecten gemeenschappelijk hebben (de kleinere gehelen) en waarin ze verschillen van andere ‘gehelen’. Ter verduidelijking: je beschrijft via het onderstaande sjabloon niet alle afzonderlijke persartikels, maar de classeur(s) waarin de persartikels opgeborgen zijn.

    Complete chaos komt nauwelijks voor: doorgaans hebben mensen wel hun redenen waarom bepaalde documenten of objecten op een bepaalde plaats staan, of waarom bepaalde documenten of objecten bij elkaar (of net niet bij elkaar) staan. Die redenen kunnen heel divers zijn; aan jou om dit uit te zoeken. Ter illustratie:

    • Het type document of object: programmaboekjes worden samen in een doos opgeborgen, afgezonderd van andere documenten.
    • De oorsprong (eenzelfde activiteit, persoon, moment ligt aan de oorsprong van de documenten): een doos met documenten die een oud-bestuurder binnenbracht ga je allicht als een geheel beschrijven, ook al bevat(ten) ze misschien zeer verschillende types documenten.
    • De staat of ordening: een aantal boeken kan afgezonderd staan van de rest van de collectie. Misschien trachtte men zo het onderscheid te maken met nieuw aangekocht werk, dat nog niet in de bestaande ordening is geïntegreerd? Of verkeert het afgezonderde deel in dusdanig slechte staat dat ze eerstdaags weggegooid zullen worden?
    • enz.

    Kleinere gehelen zijn vaak eenvoudig te onderscheiden door hun verpakking: documenten en objecten zitten meestal niet zonder reden gebundeld in een map of doos. Neem dit idee als uitgangspunt wanneer je het archief en de collectie(s) in kaart brengt. Je beschrijft dan op het niveau van de ‘verpakkingseenheid’.

    Soms volstaat het zelfs om het archief en de collectie(s) op een algemener niveau te beschrijven. Als meerdere verpakkingseenheden samen een groter, logisch geheel vormen, dan kan je op dit niveau een beschrijving maken. Productiedossiers bijvoorbeeld: worden verschillende mappen of dozen met productiedossiers bij elkaar bewaard, dan moet je niet elke map of doos apart beschrijven, maar neem je de productiedossiers samen als uitgangspunt (en verduidelijk je het aantal mappen/dozen of strekkende meter). Gelijkaardig kan ook de omschrijving ‘foto’s concerten - 1960-1980 - 4 albums’ in deze fase volstaan (i.p.v. per album een aparte beschrijving te maken). Onthoud wel dat locatie waar je het materiaal aantreft de insteek blijft bij het in kaart brengen. Een map administratie die wat ‘verloren’ staat tussen dozen affiches, krijgt wél een individuele beschrijving. Je beschrijft ‘as is’, niet de gewenste situatie.

    Je kan je bij het identificeren van gehelen laten leiden door het opschrift van de verpakkingseenheden. Hou er wel rekening mee dat een opschrift niet altijd overeenstemt met de inhoud; neem ze dus niet zonder meer over. Controleer steekproefsgewijs.

    Gebruik je buikgevoel om te bepalen tot welk niveau je in deze fase best afdaalt. Blijf pragmatisch.

    Voor dit stappenplan zijn verschillende tabbladen uitgewerkt: een werkblad om zelf in te vullen, een voorbeeldwerkblad en een inspiratielijst.

    Stap 3: Analyseer de informatie en beschrijf eventuele problemen

    Aan de hand van de genoteerde gegevens kan je tal van vaststellingen doen in verband met het archief en de collectie(s). Om hoeveel materiaal gaat het? Hoe is het archief er aan toe? Wat ontbreekt nog? Waar kan er verder opgeruimd worden? Welke afspraken moeten er gemaakt worden? Welke pistes kunnen nog verder onderzocht worden? Besteed voldoende aandacht aan het digitale materiaal met alle mogelijke problemen rond back-up, verouderde bestanden of te complexe mappenstructuur.

    Je conclusies helpen verder in het formuleren van aanbevelingen en bepalen van prioriteiten.

    CC BY-SA