Wat zijn doelen en acties?

Doelen kunnen vele vormen aannemen. Ze kunnen betrekking hebben op toekomstige acties waarbij het archief of de collectie wordt ingezet, maar ook op acties op het vlak van archief- en collectiezorg zelf.

Je legt ze schriftelijk vast in actie- en beleidsplannen van je kunstenorganisatie.

Kunstenaars die geen deel uitmaken van een organisatie kunnen doelen en acties rond archief- en collectiezorg vastleggen door ze op te nemen in hun planning.

Waarom?

Het opnemen van doelen en acties in beleids- en actieplannen zorgt voor een betere inbedding van de archief- en collectiezorg in de werking van de kunstenorganisatie. Archief- en collectiezorg komt de werking ten goede: ze wordt transparanter en documenten of objecten kunnen gemakkelijker worden teruggevonden.

Het schriftelijk vastleggen van doelen en acties stelt je naderhand in staat om te verifiëren of je doelen worden gehaald en waar eventueel bijsturing nodig is. Als ze worden opgenomen in beleidsdocumenten, draagt dit bij tot het ontwikkelen van een langetermijnvisie voor archief- en collectiezorg die door de hele kunstenorganisatie wordt gedragen.

Wanneer?

Doelen en acties worden steeds opnieuw vastgelegd bij het opstellen van actie- en beleidsplannen.

Om actief aan de slag te kunnen gaan met je archief en/of collectie(s) is het van belang dat je kunstenorganisatie de uit te voeren acties vastlegt in actieplannen en dat individuele kunstenaars ze in hun planning opnemen.

VoorkennisBreng je archief en collectie(s) in kaart

Hoe?

Wanneer je als kunstenorganisatie subsidies krijgt voor je werking, moet je je houden aan de subsidievoorwaarde ‘zorg dragen voor eigen archief’ uit het Kunstendecreet.1 In dat geval maak je dus een klein budget in je begroting vrij zodat je aan deze basiszorg kan voldoen. Ook zij die niet onder het kunstendecreet vallen, houden best bij het opmaken van de jaarlijkse begroting rekening met de kosten voor het archief en de collectie(s).

Een overzicht van mogelijke doelen en hoe andere kunstenorganisaties en kunstenaars hiermee omgaan, vind je bij Mogelijke doelstellingen omtrent archief- en collectiezorg.

Basiszorg: verwachte resultaten (actief en retroactief)

  • Uit de vastgelegde visie m.b.t. archief- en collectiezorg vloeien haalbare doelen en acties voort (zie richtlijn Bepaal een visie omtrent het archief en de collectie(s));
  • Doelen en acties voor zowel korte als lange termijn werden opgenomen in actie- en beleidsplannen (kunstenorganisaties);
  • Tijd, geschikt personeel en middelen worden vrijgemaakt om doelen en acties te realiseren;
  • Er wordt een planning gemaakt m.b.t. archief- en collectiezorg. Dit resulteert in afspraken met medewerkers en betrokkenen (individuele kunstenaars)

Basiszorg: indicatoren

  • Actieplannen en jaarverslagen bevatten doelen en acties die voortvloeien uit de visie zoals opgenomen beleidsdocumenten
  • De acties zijn in actieplannen voorzien van een timing en geschatte tijdsinzet van personeel, vrijwilligers, stagiairs,...
  • De te verwachten kosten (personeel, aankoop geschikt verpakkingsmateriaal, inrichting archiefruimte, digitalisering, opslag,...) zijn in de begroting opgenomen.
  • Vanaf het eerste jaar van de subsidieperiode bevat het actieplan minstens één actie m.b.t. archief- en collectiezorg. Minimaal wordt gedurende dat eerste jaar een visie ontwikkeld. Doorheen de subsidieperiode worden acties geactualiseerd in functie van deze visie en doelen.
CC BY-SA