30 juni 2016

Op 23 juni 2016 kwamen een vijftigtal kunstenaars, kunstenorganisaties en erfgoedwerkers samen voor het derde ontmoetingsmoment voor kunstenaars en kunstenorganisaties over archief- en collectiezorg, dat PACKED vzw en de TRACKS-partners organiseerden. Het ontmoetingsmoment stond dit jaar in het teken van de opmaak van het actieplan. Hier lees je een korte samenvatting van het evenement.

Annelies Van den Berghe (PACKED vzw) verwelkomde de gasten en lichtte kort TRACKS en het verloop van de dag toe. Vervolgens vertelde Pierre Van Diest, zakelijk leider van deSingel, over de deelname van de instelling aan het Traject Archiefdoorlichting van Het Firmament en PACKED vzw en over het belang van archiefzorg voor deSingel. Wim Lowet (CVAa) stelde het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (CVAa) en de samenwerking tussen deSingel en CVAa voor.

Daarna vonden vijf parallelle tafelsessies plaats waar deelnemers in gesprek konden gaan met elkaar en ideeën konden uitwisselen. De cases waren acties die je in het actieplan voor 2017 kan neerschrijven.

Aan de eerste tafel zaten Eline De Lepeleire (Het Firmament) en Kim De Ranter (t,arsenaal). Zij vertelden over het traject Archiefdoorlichting dat van oktober 2015 tot maart 2016 georganiseerd werd. Vijf podiumkunstenorganisaties (Campo, Needcompany, deSingel, Toneelhuis en t,arsenaal) evalueerden de archiefwerking van hun organisatie. Het Firmament en PACKED vzw stonden de organisaties bij en formuleerden advies en acties. Als resultaat ontvingen de deelnemende organisaties een rapport met een stand van zaken volgens de richtlijnen van TRACKS. Op deze manier konden korte- en langetermijndoelstellingen opgesteld worden en kwamen de organisaties tot een actieplan om het archief aan te pakken.

Aan tafel 2 vertelden Loes Nijsmans en Debbie Esmans van VIAA over de digitalisering van het audiovisueel materiaal in de podiumkunsten. In de lente van 2015 namen Het Firmament, Kunstenpunt en PACKED vzw het initiatief om een inventaris te maken van de audiovisuele en digitale archieven in de podiumkunstensector. Ongeveer 170 podiumkunstenorganisaties werden in het kader van deze inventaris gecontacteerd. Opnames zijn belangrijke documentaire sporen om onderzoek, educatie, promotie en herneming mogelijk te maken. Momenteel zijn de opnames weinig toegankelijk en worden ze bedreigd, omdat ze bewaard worden op dragers die onderhevig zijn aan fysiek verval of waarvan de afspeelapparatuur ontbreekt. Omdat de digitalisering hiervan de capaciteiten van de podiumkunstenorganisaties overstijgt, werd een samenwerking aangegaan met VIAA. VIAA heeft toegezegd om de digitalisering van de audiovisuele archieven uit de podiumkunstensector op te nemen in haar digitaliseringsprojecten. De eerste dragerformaten zullen al in 2017 gedigitaliseerd worden.

deSingel en CVAa bespraken het belang van een goede archiefruimte. In het kader van het traject archiefdoorlichting werd de archiefruimte van deSingel geëvalueerd. De ruimte werd beoordeeld als proper en niet te vochtig of te warm/koud. Doordat de ruimte geen ramen bevat, is er geen gevaar voor lichtinval en ook gevaren voor wateroverlast of brand zijn niet aanwezig. De archiefruimte werd bezocht en was de aanleiding voor een conversatie over de aandachtspunten bij het inrichten van een bewaarplaats voor het archief. Ook het digitale archief kwam aan bod. Daarin speelt Google Drive een belangrijke rol. In samenspraak met Het Firmament werd een gemeenschappelijke mappenstructuur bepaald en kwam er meer aandacht voor naamgeving. Het digitale archief bevat heel wat audio-opnames van concerten in de zalen van deSingel, maar ook documenten als gedigitaliseerde bouwplannen. De software Salesforce dient als werkplatform van waaruit werkprocessen per productie worden gestuurd. Kerndocumenten komen hier samen en worden niet langer via e-mail naar elkaar doorgestuurd. Tenslotte kwamen ook nog archivering van e-mail en website ter sprake.

Bij de vierde tafel stond de actie van het in depot of in schenking geven van het archief aan een archiefinstelling centraal. AMVB heeft verschillende kunstenarchieven in beheer. Toen Dito'Dito opgenomen werd in de KVS werd het archief van het gezelschap overgedragen aan AMVB. Ook met KVS en de Beursschouwburg heeft de instelling een structurele samenwerking. Als kunstenaar of kunstenorganisatie is het goed om contacten te hebben met een archiefinstelling. Wanneer er plaatsgebrek is, problemen zijn met de archiefruimte of wanneer de organisatie ophoudt te bestaan, hoeft er niet in allerijl een locatie gezocht te worden voor het archief. Beeldend kunstenaar Gorik Lindemans heeft zijn archief aan AMVB overgedragen en vertelde hoe dit in zijn werk gegaan is.

Rony Vissers (PACKED vzw) vertelde aan de vijfde tafel over het idee om levend artistiek erfgoed te documenteren via een bestaand en open platform: Wikipedia. In het buitenland zijn er reeds verschillende projecten opgezet in samenwerking met gereputeerde kunsten- en erfgoedinstellingen om leemtes in de documentatie van hedendaagse kunst te vullen.

Na de koffiepauze verdeelden de deelnemers zich weer over verschillende tafels. De tweede sessie was een inspiratiesessie om mee na te denken over acties voor archiefzorg in het actieplan voor 2017. Kunstenaars en kunstenorganisaties gingen in gesprek over archiefacties die reeds ondernomen werden en acties die op de planning staan.

Afgesloten werd met de voorstelling van de Visienota Kunstenerfgoed door Veerle Wallebroek (Het Firmament) en Dirk De Wit (Kunstenpunt). De afgelopen maanden hebben o.a. steunpunten, expertisecentra, samenwerkingsverbanden en CJSM een visie uitgewerkt over de opname en het belang van kunstenerfgoed in het Cultureel-Erfgoeddecreet.

Deze zomer werken we aan een meer uitgebreid verslag van deze namiddag.

Meer weten?

Heb je zelf vragen over je archief en/of collectie? Wil je zelf een archiefactie opzetten en weet je niet hoe er aan te beginnen? Aarzel dan niet om ons te contacteren. Alle TRACKS-partners helpen je graag verder!